档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

刘瑛

摘 要：社会趋于信息化发展，档案的用途也越来越大，且应用也越来越广泛。但随着档案的应用发展，档案管理问题也就随之而来，现阶段社会要求档案管理现代化发展，而档案管理基础工作作为现代档案管理的基础与实现前提，有着至关重要的作用。

关键词：档案管理基础工作 内容介绍 现代档案管理 存在的问题 提出要求

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）7（b）-0187-01

社会趋于信息化发展，档案的用途也越来越大，且应用也越来越广泛。但随着档案的应用发展，档案管理问题也就随之而来，现阶段社会要求档案管理现代化发展，而档案管理基础工作作为现代档案管理的基础与实现前提，有着至关重要的作用。尽管管理基础工作内容较为详细但还是存在着各种各样的因素，导致档案管理基础工作中存在着许多的问题。该文以档案管理基础工作为切入点，通过介绍其工作内容，分析其在在现代档案管理中的作用，讨论其工作中的存在的问题，从档案管理基础工作出发，切实提出可以推动现代档案管理的相关要求。

1 档案管理基础工作内容的相关介绍

所谓的档案管理基础工作就是对档案进行基础管理，从管理内容上看，其主要包括档案的统计、归类、编号、装订、登记等以便于查询与注销。

就档案的统计而言，其主要是对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况进行及时准确地统计。不仅如此，还要按照上级档案部门的要求，及时报送该单位档案工作基本情况统计表。

就档案的归类而言，其主要是按照相关的准则规定，将档案进行分类。且不同的分类方式，就会有不同的分类结果，例如：按照档案形成的时期分类与按照档案归属地分类有着天壤之别。

就档案的编号而言，一般在每卷基本档案的案卷封面和脊背上，均需填写档号。基本档案的档号由分类号、项目代号、案卷号和件、页号组成，即“类别号-项目号-案卷号-件号”。

就档案的装订与登记而言，一般采用三点一线的方式进行装订。在档案的登记过程中，采用册、表和单等多种形式对档案的进出、整理、保存以及利用等情况进行记录，是档案的原始资料，有利于保证档案的安全性以及完整性。

2 档案管理基础工作在现代档案管理中发挥的作用分析

在信息科技飞速发展的今天，档案管理工作也逐渐趋于信息化发展，即在现代档案管理中，计算机的广泛应用给现代化档案管理带来了极大的便利，海量信息资源轻松储存，且高效处理这些信息，提高了档案管理的工作效率。尽管现代档案管理便捷高效，但如果没有档案管理的基础工作作为铺垫，其也是不能发挥其作用的，故而作为现代档案管理的基础，档案管理基础工作有着不可替代的作用。

现阶段，大多数的档案都是各个企业、单位的重要体现，故而档案的管理十分重要。而档案管理基础工作的重要性就体现在可以为用户提供价值方面上。档案的统计、归类、编号、装订、登记等都是确保档案的正常使用的必要条件，完善档案管理的基础工作，可以保证在档案的使用过程中有条不紊的进行，更便捷，更节约时间，也节约了人力资源，在一定的程度上反映出现代档案管理水平。所以，档案管理基础工作不仅是实现现代档案管理的先决条件更在一定程度上反映着现代化档案的管理水平。故而档案管理基础工作十分重要。

3 档案管理基础工作存在的问题分析

尽管档案管理基础工作已然十分明确，但实际的管理过程中仍有许多的问题存在。我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长的档案，且要保证档案的不丢失，加之，每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格也不统一等，就形成了档案基础普遍较差的局面。具体表现如以下几点。

（1）档号标注标准不统一。

档号的标注标准不统一，就会造成比较乱套的现象，一卷多册、没有目录、标号重复等，这些问题的出现，都会给档案的管理造成极大的不便。

（2）案卷题名不规范。

一般来讲，案卷题名应准确概括本卷文书材料的责任者、主要内容和文种。可以简洁明确的反映出主题内容，文字应力求简练、明确，既不能简单罗列，也不要过于笼统。如果案卷题名不规范，个别题名不全或没有题名，不仅反映出档案管理水平较差，更不利于档案的查找。

（3）编页号与装订不善。

编页号也是档案管理基础工作内容之一，理论上，卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果档案没有标明页码，如果在使用过程中发生掉页现象会难于察觉。对于档案装订，要根据立档单位实际情况，可单份装订或整卷装订。装订方法和使用的装订材料应符合档案保护和利用要求。如果装订不到位，不仅给档案管理工作造成困扰还会造成档案丢失的情况。

事实上，档案管理基础工作中存在的问题不仅以上几项因素，还有许多的细节问题，这些问题都会给档案管理基础带来不便，也在一定程度上反映出档案管理水平。为了提高现代档案管理水平，在档案管理基础工作方面就要把握好各项内容，切实做好各项管理工作。

4 现代档案管理对档案管理基础工作要求

前文已述，档案基础管理不仅是现代档案管理的前提，更是现代档案管理的水平的体现，故而为了更好的实现现代化档案管理，对档案管理基础工作提出了诸多要求。以下是具体分析。

（1）档案管理基础工作规范化、标准化。

为了提高现代档案管理水平，要从档案管理基础工作抓起，档案管理基础工作标准化与规范化是提高现代档案管理水平的有效途径。为了切实做到档案管理基础工作趋于标准化与规范化，就要引起相关工作人员的高度重视，提高工作人员的专业管理素质，在进行档案管理基础工作的时定期检查档案的编号、装订等相关问题，发现不规范的现象及时解决。

（2）全面检查档案，清除无效档案与重复档案。

上文已述，档案过多，信息相对杂乱，不可避免的会出现对有些无效档案的剔除与重复档案的去重处理等工作的疏忽。对于重份或无查考价值的档案要及时的处理掉，对档案资料信息进行再次组合，从而提高档案管理的工作效率。

（3）查缺补漏，完善相关信息的填写。

对于那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范，不但能够保持适当的递增容量，确保档案的可扩展性，并且能使得馆藏更加科学化、规范化，进一步完善档案管理的规范化和标准化。

（4）统一分类号，保证检索查全率。

在分类的过程中要加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，并且要经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致、从而达到标准化和规范化管理。

5 结语

档案管理基础工作是现代档案管理的基础、也是实现现代化档案管理的必要条件，在一定的程度上反映着现代档案管理水平。在实际的管理基础工作中存在着较多的问题，急待解决。切实解决好这些问题才能进一步的推动档案管理的现代化发展。

参考文献

[1]王凤丽.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].科技与企业，2012（12）：104.

[2]马雪松.档案管理基础工作在现代档案管理中的作用[J].中国新技术新产品，2011（12）：244.