事业单位档案管理信息化研究

2015-09-16于雷

科技传播 2015年13期

关键词：纸质事业单位档案管理

于雷

长春市农业机械研究院，吉林长春 130000

事业单位档案管理信息化研究

于雷

长春市农业机械研究院，吉林长春 130000

随着我国信息化技术的飞速发展，各行各业的管理工作逐渐趋于信息化。信息化管理具有方便、快捷、省时省力的优点，并且能够将信息和数据进行及时的收集的优化。将信息化技术应用于事业单位的档案管理中，能够节省管理人员的工作量，及时对数据进行分析和处理，为事业单位的档案管理提供巨大的便利。本文通过分析信息化技术在事业单位档案管理中的应用优势，为事业单位档案管理的信息化技术提出一些见解。

信息化管理；档案管理；应用策略

0 引言

随着信息化技术在我国各行各业的管理中的深入应用，其在管理方面展现出来的优点也逐渐显现出来。随着网络技术的发展、计算机软件的更新和普及，我国事业单位的档案管理也逐渐向信息化迈进[1]。然而，在事业单位的信息化档案管理中，仍然存在一些问题，使得信息技术的应用仍然不够完善。因此在今后的发展中，依然要加强研究信息化管理技术在事业单位档案管理中的应用策略，从而使事业单位档案管理信息技术进一步完善和优化。

1 信息化管理技术的优势

相较于传统的管理技术而言，信息化管理技术通常具有以下几点优势。

1.1 储存方式的优势

传统的管理工作中通常是以纸张作为档案存储的媒介，由人工手抄为录入模式，对要储存的信息进行记载和收藏。然而纸张在常年的保管中容易变质、破损，笔迹也容易丢失，为信息资源的采集和存储带来许多困难，同时，纸张累积起来后，十分沉重，为保管工作带来巨大压力。然而档案管理的信息化技术，能够通过计算机和网络，将管理系统建立在计算机网络平台上，采取电子录入的方式，使得信息的录入和存储十分便捷，并且通着信息化技术对信息进行保存时，不易丢失，易于保管和携带，从本质上对档案管理工作进行了优化。除此之外，纸质的档案所占的空间极大，而电子档案所占的空间较小，对于空间和人力的要求都比较低，因此信息化技术逐渐深入到档案管理的工作中，是事业单位档案管理的发展趋势。

1.2 查阅方式的优势

传统的档案管理模式中，如何准确高效的找到所需的档案资料是一件十分困难的事，庞杂繁重的纸质档案十分不利于查找。然而建立一个信息化的档案管理系统，通过计算机网络对档案信息进行分类查找，能够迅速准确的查阅资料。同时传统的档案还存在纸质老化等问题，在查阅过程中对资料和信息极易造成模糊字迹、缺页等危害，而将信息化技术应用于事业单位的档案管理中，能够高效的利用档案资源，实现资源共享，使资料信息得到最大化的利用。传统的档案管理模式中，查阅信息资料的手续较为繁琐，时效性低，信息化技术的档案管理模式能够简化操作流程，节省时间和人力，提高事业单位档案工作的管理效率。

2 信息技术在事业单位管理工作中肩负的任务

随着计算机网络技术的发展和应用，我国事业单位档案工作中的硬件设施也逐渐完善，档案管理工作也日趋科学化、规范化和无纸化。然而，事业单位档案工作由于长期的纸质管理模式造成一些问题，亟需解决。在传统的档案管理模式中，纸质的档案存储模式中由于纸张的篇幅有限、录入繁琐，造成信息资料内容的存储受到限制，更新周期长，不易于整理，使资源共享受到限制，在信息技术的改革过程中也造成一些问题。

2.1 档案管理的信息化平台建设和更新速度慢

目前我国的事业单位在档案管理工作中已经逐渐建立了信息化的平台，然而由于实际工作中对档案管理的重视程度不够[2]，造成信息化系统不够完善，信息化管理平台的模块设置和优化速度较慢。使得一些新近的员工档案信息不能及时的更新，影响了事业单位人才信息的管理和优化。

2.2 档案管理信息化系统的应用不够深入

由于从纸质档案管理到无纸化信息技术管理的革新速度缓慢，使得信息化技术平台的使用率依然较低。事业单位在进行档案信息化管理过程，通过计算机网络的应用来降低管理成本和管理人员的工作量，提高档案信息的录入查询的效率。然而在目前的事业单位档案管理信息化建设过程中，档案管理信息化建设平台依然无法完全将纸质的档案信息完全录入到计算机网络中，导致档案管理信息化系统的应用依然不够深入，系统依然不够完善，影响了信息化系统的优势的发挥。

2.3 事业单位档案管理的信息化力度不够

虽然信息化技术在许多事业单位的档案管理工作中得到了应用，然而信息化力度依然不够。由于事业单位中档案管理的专业人才较为缺乏，在实施信息化管理的过程中，许多新技术和新模块依然无法同步使用。同时，缺少专业人才将纸质的信息及时地录入到信息平台中，使得许多纸质档案依然沿用，为事业单位档案管理的全面信息化带来了巨大的困难。因此，必须注重培养档案管理方面的专业人才，保障纸质的信息和资料能够完全录入到信息化系统中，加强事业单位档案管理的信息化力度，提高事业单位档案管理的工作效率。同时应积极树立员工的对待管理工作的认真、负责的工作精神，加强员工的责任心，使得档案管理管理工作在信息化技术下能够高效运作[3]。

3 加强事业单位档案管理信息化的策略

从事业单位档案管理的需求和信息化管理技术的优势来看，我国的事业单位档案管理工作信息化是十分必要的。然而通过上文分析，目前我国档案管理工作的信息化仍然需要加强，因此本文对如何加强事业单位档案管理信息化提出几点策略。

3.1 加强档案管理信息化系统中的硬件建设

为了保障档案资料保存的稳定性，和便于查阅，事业单位管理部门的计算机网络的硬件设施必须完善。加大资金的投入，建立一个完善的硬件系统，不仅有利于档案工作的管理，还能够有效保护档案资料的保存质量。同时将信息技术深入到档案管理工作中，使得电子储存发挥其优势，对于整体提高资料的储存、完善、查阅速度十分必要。同时，由于信息技术的应用，可以有效降低工作人员在管理档案工作中的负担，节约人力，节约时间，对于整体的资料储存和管理都具有十分重要的意义。良好的录入模式和较大的储存容量，以及强大的硬件备份系统都对档案管理工作的开展具有重要作用。

3.2 及时开发和更新档案管理工作中的软件系统

在加强硬件设施建设的同时，及时对档案管理信息化系统中的软件进行升级和新模块的开发是十分必要的。一个完善的信息化管理系统能够有效防止网络上的病毒侵害，降低信息资料被破坏的风险，保障信息资料的安全。因此开发和完善档案管理系统的应用软件，能够高度配合信息化档案管理系统的硬件设施，使得信息化技术在档案管理中能够最大化的发挥出优势。

3.3 建设一个实用的档案管理平台

档案信息网站是事业单位管理档案资料的网络平台。建立一个良好的信息管理网站能够提高整个事业单位档案管理工作的效率。以网页的形式为相关人员提供其所需的档案信息服务，实现在网上能够对信息资料的快速查询、浏览、下载，是档案管理系统信息化的重要途径。选择具有升级能力、适应于个体需求的档案信息管理操作系统，能够适应档案网络管理日益更新、发展的要求，保障档案信息化建设的良好发展。选择市面上最为先进的信息技术，及时更新和完善网络信息系统，对于信息资料的储存、保管、查阅等工作都十分便利。

3.4 制定符合事业单位档案管理工作发展要求的规划

由于信息技术发展速度的加快，事业单位必须注种档案管理信息化系统的灵活性和可扩展性，制定符合事业单位档案管理工作发展要求的总体规划。同时应充分考虑到事业单位的实际情况，满足对人才信息管理的需求，努力建设一个符合经济发展要求的信息化管理模式。同时，这种信息化的管理模式也要具有可升级、扩展的能力，使得档案管理工作与信息技术的发展相协调，满足整个事业单位的实际发展需求。

3.5 加强专业人才的培养

在事业单位档案管理的网络信息系统的运行工作中，档案管理人员的专业技能和综合素质尤为重要。加强培养工作人员的专业能力，能够有效提高事业单位档案管理的信息化发展。因此事业单位在推进档案管理系统信息化的过程中，应注重对相关工作人员专业技能的培养，使工作人员能够对信息平台的使用技能不断提升，满足灵活使用网络技术的需求，从而有效的促进档案管理信息化建设。