高校秘书工作的现状与对策

沈朋朋

摘 要： 教学秘书是高校教学管理队伍中的重要组成部分，主要负责基层教学事务，在教学管理系统中发挥重要作用。同时，高校教学秘书是教学工作正常运转的中枢，其工作任务繁重，头绪众多。本文从高校教学秘书队伍现状和存在的主要问题入手，进一步认识教学秘书应具备的必要素质，并结合实际提出加强和改进教学秘书工作的有效措施。

关键词： 教学秘书 现状 对策对于一所高等院校而言，办学宗旨是培养具有综合素质的全面性人才，而要实现这一目标，提高教师的教学质量与教学水平是关键，加强教学管理、强化教风与学风建设是提高教学质量的有效途径，作为高校日常教学管理的基层执行者——教学秘书在日常教学管理中不可缺少，无时无刻与各部门、系部领导、授课老师、学生频繁联系，起着教务处、系部领导、教师、学生间联系的桥梁与纽带作用，对保证高校教学秩序正常运行起到至关重要的作用。由此可见重视教学秘书工作是加强教学管理、提高教学质量的重要保障。

一、高校教学秘书队伍的现状和主要问题

教学秘书工作能否做到高质量、高效率，直接取决于教学秘书队伍的工作水平高低。然而，目前教学秘书队伍的总体状况不容乐观。

1.教育管理科学知识缺乏。大多数高校教学秘书与从事管理的专业不一致，导致教学秘书对本专业所开课程的教学大纲、教学计划、课程设置、学分、学时的分配及本专业学生的特点并不了解，这与协助制订和实施专业教学计划，合理编排课表，从事教学管理工作发生了矛盾；学历层次偏低。大多数教学秘书学历都在本科以下，整体文化素质不高，对教学秘书必备的一些基本技能和语言文字表达能力、计算机操作能力的掌握仍十分欠缺，难以形成一支具有较高水平的教学管理队伍，影响教学秘书队伍结构的优化组合。

2.工作未受到充分重视。目前，这支队伍的人员构成比较复杂，有刚毕业的学生，有引进人才的家属，有年轻的，有大龄的，造成队伍流动过快，新手多，许多人不安心工作。导致这种情况的原因是多方面的：但选拔任用时把关不严，培训深造的机会少，待遇与工作效益不相平衡，职位多年得不到晋升，出现干长干短一个样，干多干少一个样，干好干坏一个样的局面，使教学秘书岗位成了院系中上不去、少不了、只是说起来重要的岗位。

3.教学秘书的工作程序不规范。工作程序指按照一定顺序和方法工作的一种规则。规范工作程序是提高工作效率的关键。目前，人们往往对教学秘书工作缺乏正确认识和评价，轻视教学秘书在基层教学管理中所能发挥的作用，认识不到优质的管理能出质量、出效益。教学秘书常常处于办公室事务和教学事务的两难境地，加之对学生和老师的临时性的服务工作，使之工作处于混乱之中，没有计划性和规范性。由于工作责任重，压力大，而待遇相对低，造成部分教学秘书心理失衡，对工作没有热情，不能积极主动地投入到教学管理事业中。

二、一名合格的高校秘书应具备的素质

高校教学秘书必须跟得上时代步伐，适应教学发展，做好本职工作。要成为一名合格的教学秘书，首先要明确高校教学秘书必须具备的素质。

1.良好的职业道德和服务意识。教学秘书的工作处于高校教务管理工作的最基层，从事具体的教学事务，工作量大，事务繁琐，时间要求严格，稍一疏忽就会直接影响本教学单位甚至高校教学活动的教务管理工作。因此，爱岗敬业、不辞劳苦对教学秘书来说是一项基本要求。教学秘书是连接分院领导和师生的桥梁，是协调部门之间的纽带，这就要求教学秘书树立全心全意为教学服务的意识，当好分院领导的参谋和助手，为领导出谋献策，并办理具体事务，为分院领导决策提供信息和依据等服务，使之民主化、科学化。教学秘书要服务于师生思想，经常了解和掌握师生的意见和要求，满腔热情地为他们排忧解难，以自己的行动赢得大家的理解和尊敬，为高校管理事业和高校发展尽心尽力。

2.较强的交流与协调沟通能力。作为领导、老师与学生沟通的桥梁，教学秘书必须做好与各方面的交流。在教学管理的各项基本职能中，协调是一项综合性、艺术性的重要职能，教学秘书因工作原因需要经常与教务处、学生处及各院系、各部门联系，在这些关系中要学会有效沟通。沟通是管理的最为重要的组成部分，只有与人有良好的沟通，才能得到他人的理解和支持，才能得到必要信息，才能获得他人的鼎力相助；协调是在沟通的基础上进行的，教学秘书要完成教务处、院（系）领导布置的各项工作。

3.一丝不苟的工作态度。高校教学秘书是教学工作正常运转的中枢，其工作任务繁重，头绪众多，这就要求教学秘书一丝不苟地进行本职工作。认真细致的工作作风是搞好教学管理工作的基本保证，教务工作的特点要求教学秘书具有强烈的责任意识和一丝不苟的工作态度，以保证教务管理工作的规范性。学校工作基本是一学期乃至一学年为一个工作周期，整个学期的工作都非常紧张，任何工作都不能掉以轻心，因为稍有不慎，便会有教学事故发生，所以教学秘书只有具备严谨的工作态度、强烈的责任意识，才能保证各项工作顺利完成。

4.良好的心理和生理素质。教学秘书的工作量大，事情琐碎、繁杂，业务繁忙，辅助性大，服务性强，无偿劳动多，承担的责任大。很多学校一个院系即使有上千名学生，也仅有一名教学秘书。这就导致教学秘书任务重，思想压力大。所以，高校的教学秘书不仅要有较强的业务工作能力，更应该具有良好的心理素质，要在烦琐的日常工作中，不断培养自己开朗豁达的性格，时常保持轻松平静的心态，除了心理素质之外，身体素质也非常重要。人们常说，身体是革命的本钱，有了健康身体，才能做一切我们想做的事情。这就要求我们不断坚持锻炼身体，保持健康体魄，这样才能更好地完成组织上交给自己的任务。

三、提高教学秘书工作质量的对策

针对目前高校教学秘书工作存在的问题，本文提出实践性、可操作性对策，以提高教学秘书队伍的整体素质水平和施教能力，优化教学内容和教学方法，以适应现代社会需要。

1.加强业务学习，提高教务管理水平。教学秘书是从事实际教学事务管理的工作者，这就要求教学秘书既具有一定的理论水平，又具有较强的实践能力。具体来说，教学秘书要掌握一定的教育管理科学和教育科学知识，熟悉高校的各项教学管理规章制度，明确工作职责，掌握教务管理规律，遵守工作程序。只有如此，才能使教学工作有序、有效地进行。善于管理，讲求时效，在有限的教学条件下最大限度地提高教学管理水平，保质保量地开展好各项工作。熟悉教务管理系统的操作步骤和操作方法，利用计算机做好学生的学籍管理和成绩管理工作，不断提高工作效益，实现管理的科学化、制度化、规范化。

2.重视教学秘书工作，改善教学秘书的待遇。由于目前高校教职工的工资、福利待遇都与技术职称或行政职务挂钩，而教学秘书工作没有引起人们的足够重视，因此，在政治待遇、利益分配和职称评定等方面处于劣势。学校各级领导要主动关心教学秘书人员的工作、学习和生活，无论在奖金发放、职务晋升、职称评定方面，还是在开展教学管理、科学研究等问题上，都要建立相应的激励机制，通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时，在教学管理活动中充分肯定教学秘书的地位和作用，充分调动其工作积极性和主动性，为高等教育事业改革和发展奉献自己的聪明才智。

3.引入激励机制，开展教学管理评估和评奖工作。奖优罚劣，优上劣下，开展教学秘书之间的岗位争优活动。对在工作中推诿拖拉，不负责任，管理能力差，不适合教学秘书这一岗位的人员给予处分或调换其他工作；对工作责任心强，业务水平高，业绩突出者给予表彰和奖励，在职称评审时可优先考虑；为管理能力突出者提供晋升机会，增强其工作成就感。这能有效调动教学秘书的工作积极性，促进教学管理事业的发展。

总之，教学秘书工作是教学管理的一个环节，学校应采取相应措施，加强教学秘书队伍建设，提高教学秘书地位，吸引高层次人才到教学秘书岗位上，提高管理队伍的整体素质，提升管理水平。同时教学秘书要抓紧自身学习，在实践中总结经验教训，不断提高理论水平和管理能力。只有在管理过程中不断加强学习，不断总结经验，不断分析新情况、解决新问题，才能使教学秘书在实际工作中不断提高自身素质，使教务管理走上进一步科学化、现代化、规范化的轨道。

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