创新档案管理工作之我见

谢玉荣

摘 要： 在信息和知识发展的时代，面对新形势下的新问题、新挑战，档案管理工作者必须与时代要求相呼应，以创新思维指导各项工作，只有这样才能不断推动档案管理工作向更高层次迈进，使我们的档案事业适应和服务于社会各项事业，促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。

关键词： 创新 档案管理 与时俱进

创新是一个民族进步的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力。创新对国家兴衰和发展如此重要，对档案管理工作也不例外。在信息和知识发展的时代，面对新形势下的新问题、新挑战，档案管理工作者必须与时代要求相呼应，以创新思维指导各项工作，只有这样才能不断推动档案管理工作向更高层次迈进，使档案事业适应和服务于社会各项事业，促进档案事业可持续发展，跟上当今和未来世界发展的步伐。

新时代要求档案工作必须打破常规，创新管理方式和服务机制，既要求广大档案工作者在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，积极创新，这样才能提高服务质量和工作绩效。

一、创新档案管理方式

档案室虽然收藏有丰富的信息资源，但是相对于使用者的多样化要求，仍然会感到所藏资源的不足。主要是由于档案资源量的有限性和管理方式落后导致的利用效率不高。所以必须在充实收藏内容、提高收藏质量的基础上，有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。近年来，我们对奎屯市信息中心的历史技术档案进行系统规范化的装订、整理工作，使档案规范化、专业化；完成奎屯市政府电子政务工作二十年发展史志基本档案信息的收集、加工、整理、编撰工作。通过对信息收集处理加工，使奎屯市电子政务史更符合现代档案管理的要求，更便于储存、查找。同时，随着现代化设备、技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须与时俱进地创新，最突出的特点是档案实体和档案信息分离。传统纸质档案的管理方式建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势，跟上现代化的步伐。我对奎屯市信息中心2003年以后的技术资料按照现代档案管理的要求进行电子编目，使档案实体和档案信息分离，档案的信息与物质载体分离，达到简化立卷、深化检索的目的，使奎屯市信息中心的档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便保管、保护和统计；而档案信息检索、传输的主要对象，脱离实体更便于作深层次加工、贮存，实现计算机检索和在网上传输。

二、创新档案服务方式

档案服务是档案工作的中心，档案工作通过服务才能发挥其应有的作用，使档案事业与社会经济协调发展，充满生机与活力，走上可持续发展的道路。档案服务创新，应当着重把握两个方面：一是档案服务内容和范围的创新。随着经济社会的发展，档案服务的内容和范围是不断扩大的，这是适应更好地进行档案服务工作和为需求者提供更优质档案服务的必然要求。二是档案服务方式的创新。随着高新技术的广泛应用，档案的保管条件逐步改善，同时档案服务形式较过去有了极大的变化。在工作中，我们要加强和提高档案服务的主动性、针对性和及时性；要重视和加强对档案利用者的研究，不仅研究利用者当前的需要，还研究利用者潜在的需求，以便最大限度地消除利用者利用档案的障碍，以利用者的需求和潜在需求加强档案服务的创新。近年来，奎屯市信息中心开展“信息化”、“融资贷款”、“中小微企业发展状况”和“企业用工五状况”专项调查共四期，整理回收调查表600余份，并形成有实用价值的调查报告，以此为依据为企业提供项目与技术咨询100余次，最终帮助企业成功的申报项目12个，使中小微企业到位资金达685万元，共整理技术档案80余卷，有效地帮助中小微企业，极大地促进奎屯市经济的发展。

三、创新档案管理工作机制

首先，扩大信息源，加大对企业、城市化建设、重点工程项目档案及相关信息的收集力度，为增强、扩展服务功能提供保障。档案工作可以引进其他的竞争和协作的机制，加强信息工程建设与实施，使工作流程紧紧围绕信息工程建设与实施来进行，为企业提供收集、整理、存留包括统计在内的全方位服务，并且定期对企业的档案工作进行检查和评估，使各企业档案工作上新台阶。奎屯市信息中心每年都对奎屯市昆玉钢铁、锦疆煤化工、奎屯融坤设备安装有限公司、奎屯奎开电气有限公司等大企业的技术档案指导、检查等工作，指导各企业完成技术档案，使各企业的技术资料档案更规范，更符合现代档案管理的标准，有利于今后的查找和利用。其次，加大特色档案收集力度。随着信息化的发展，网上的信息越来越丰富，需要馆藏特色档案增强竞争力，认真做好重大活动档案的收集整理，并积极向社会开放，为我市经济社会发展服务。再次，加快档案信息化工作，全面推进“数字档案馆”建设。在做好标准化、规范化工作的基础上，实现档案的数字化、整合信息资源，为广大群众提供科学快捷方便服务平台。奎屯市现已开通的政务微博，信息中心将奎屯市科技计划项目“奎屯市政务微博平台建设”可行性研究报告各项资料进行收集整理，将各单位各部门的政务微博进行整合，第一时间发布相关政务信息、解读相关政策、披露重大事件动态，完成“两化融合”工作实施方案技术资料的整理、归档及电子档案目录编制，逐步推动企业信息化的发展，为今后对技术资料的提供及利用打下良好的基础。

四、创新档案管理人员

档案管理工作的创新，应是以人为主体的创新，归根到底要依靠“人”推动，同时是为了促进“人”的更好发展，从而实现档案事业的可持续发展。这就要对档案管理人员进行三个方面的培养：一是培养敬业精神。敬业是创新精神的基础。档案工作者要热爱事业，积极思考问题，勇于提出改进工作的意见和设想，而且不满足于一得之功、一孔之见，不断进行档案工作的探索和创新。二是培养独立思考的习惯。档案工作者要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在此基础上，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。三是培养求实的科学精神。随着高新技术的广泛应用，如何更好地创新服务，需要在实践中不断学习和研究。这就需要档案工作者有科学的态度、实事求是的精神，准确把握所面临的新形势和自身发展的新情况，寻找科学方法，用求实创新的精神把握档案事业发展规律，勇于探索和实践，在研究当中把握档案的安全保障性和公共服务性，只有这样才能推动档案工作向更高层次迈进，才能更好地为我市的经济建设服务，有效地开创档案管理工作的新局面。