中小企业财务信息化规划

甄华楚

【摘 要】当今世界经济已进入信息化时代，但影响着企业管理深层次发展的财务信息化应用，并没有随着我国经济的发展，而在中小企业中得到很好的发挥。本文笔者试图通过对中小企业财务信息化的现状进行分析总结，尝试针对企业财务信息化规划中存在的问题提供建议，并就此展开论述。

【关键词】财务信息化；企业管理信息化；规划；手段；信息化战略

进入21世纪的今天，企业管理信息化应用在当今的商业活动中作为一种高效的手段，已发展到相當高的水平，而起步最早的财务信息化系统，更是在这一发展潮流中，因新的技术、新的理念的更新而更具朝气。企业财务信息化是企业采用计算机软、硬件技术对企业会计数据进行核算管理、财务分析、落实财务监控的手段。这种手段已得到世人的认可及推崇。但作为世界经济重要的组成部分的当今中国，财务息化系统的使用情况，还是跟不上世界经济的潮流，并再次成为制约着企业深层次发展的重要因素。

改革开放已走过30年，财务信息化已在中国经历了较长时间的发展，但今天我们依然看到，作为国民经济重要组成部分的中小企业，其财务信息化水平还是参差不齐，甚至有些中小企业还是处于手工操作水平。我们曾经研究过一家年产值8亿多的企业，该企业已按人手配备电脑，财务部的电脑还是最新款式，但可惜的是企业理解中的财务信息化就是用电脑处理银行结算工作，然后用Excel编制报表，而凭证与账簿还是手工制作。当然，我们也了解到相当多的中小企业，它们使用了财务软件，甚至有部分购置了ERP或SAP软件，而进一步的沟通交流后，发现这些企业当中有相当的一部分是利用这些软件中财务系统部分来处理数据，然后生成税局所需的报表，或者仅用于处理企业往来结算的数据。对这些情况，我们觉得产生的主要原因有以下几点：（1）社会上（主要是企业本身）对财务会计在商业活动中的作用存在误解；（2）财务这一行业易学难精的特点制约着其在企业管理中价值的发挥，（3）财务人员对本身在企业管理中的定位认识不足；（4）企业管理水平及管理理念有较大的提升空间。

财务信息化发展对财务管理有着深远的意义，财务信息化的实现很大程度上拓宽了会计数据处理的手段，提升了会计信息的质量。财务信息化的发展也在改变着企业财务理念，我们过去觉得记帐出报表是会计的主要功能，但今天，我们已清楚认识到这些所谓的主要功能，将会由电脑软件所代替，我们所需要的将会是管理型的会计。在企业信息化过程中，我们发现信息化的过程同样也是我们企业财务管理完善的过程，我们购买的软件，它们带给企业的是该企业所在行业的标准数据流处理模式，企业在信息化实施过程中，可以对比本企业实际情况，制定或修改新的数据管控流程，信息化实施的过程，也给企业完善自我管理提供了最佳机遇。

一、企业如何规划财务信息化

企业都希望信息化能为企业带来效益，但如何才达到成本-效益最佳？企业都不希望实施财务信息化的结局是：落得因信息化而信息化。企业要开展财务信息化，我们觉得首先就应站得高，看得远，方能让“财务信息化”这笔投入产生最大的企业价值。

1.企业开展信息化前，对信息的使用要有长远的规划

财务信息化是企业管理信息化的一部分，财务信息化只有融入到企业管理信息化当中，才会有更强的生命力。企业应制定一套企业管理信息化战略，明确实施管理信息化的目标及各阶段的工作。企业实施的管理信息化战略应与经营战略相一致，并为此服务，只有这样，信息化管理才能很好地与企业经营战略相协调，促进企业经营战略更高效的实施。

2.企业应结合自身的实际情况，特别是当前情况，有序开展财务信息化

先实施财务总帐系统，成本管理系统，还是与销售系统等其它辅助系统同步实施？这需要企业对自身人员素质，管理水平、业务特点进行评估，做出最佳实施方案。我们一直认为合适自己企业本身的方案才是最好的方案。同样，实施财务信息化，这项工作同样需要认真考虑这一点。例如，有这样的一家企业，经营规模也就5000万元（年销售额），人数也不超过100人（其中财务人员才3人），对于这样的企业，出于人员及工作量的考量，平衡成本与管理需求后，如果上ERP系统中的财务整体系统，则可能因为人员难以发挥最佳效用，甚至反受系统的制约。

3.加强财务人员的知识培训，拓宽财务人员的视野

信息化的发展过程中，企业应籍此机会规范企业管理，向管理要效益，同时促进企业的长远发展。信息化的实现，要求财务人员既要懂企业业务，同时对电脑系统、财务知识都要有相当的认识。财务信息系统实施后，财务人员的工作变得轻松起来，财务管理得以向深度发展。比如，企业上ERP系统后，系统中的财务模块的数据有两个数据输入端口，一个是来自于其它功能模块的数据转入，另一个是存在于以凭证或其它财务辅助子系统数据录入的端口。随着ERP系统的进一步使用，财务系统的数据将主要来源于其它系统的数据结转，这样的核算模式与财务作为企业管理信息化的中心数据处理过程相一致，便于实现对企业的整体数据信息处理及监控。这种情况下，如果财务人员对企业的业务不熟识，则财务的数据就不能与其它业务数据很好连系在一起，辟如：例如销售子系统的数据转到财务系统，因为销售渠道及销售方式的不同，可能会产生不同的数据来源方式（体现为不同的数据结转条件设定），这时候，若财务人员对业务不熟识，则有可能无法及时识别业务数据的异常，造成数据结转错误，产生错误的财务数据；而对电脑软件的不熟识，结果同样都会十分糟糕，辟如有“外协”加工业务的企业，如果业务流与数据流的不同步，加之人为的责任心缺失，往往带来的结果是数据与实际情况的不一致。若出现这些情况，财务人员就要根据实际的业务情况及业务结果，对系统数据进行调整，对系统中的数据流涉及到的业务过程及业务结果进行调整，以便系统数据能如实反映业务，同时也能生产出管理需要的正确的财务数据。

4.明确财务在企业管理中的作用

现代商业企业管理中，如果把各功能部门比喻为人体的各部分，那么财务就相当于人体的左右手。财务是整个企业的信息中心，所有的企业信息，通过货币的表现方式，最后都转换为数据流入财务信息系统，由财务信息系统对数据进行分析加工，并再次将数据翻译为管理者看得清楚的报表信息，在信息化时代，信息数据对于一间企业的生存及发展至关重要。数据起着分析过去的经营业绩，预测未来，做好企业参谋的作用，企业应该重新评估并规划好财务在经营管理中的作用。

5.企业可以根据自己的信息化战略，选择合作伙伴

企业的发展需要不同的合作伙伴，信息化建设过程中同样也不能缺失这种伙伴。长期的战略合作伙伴，更能提升企业信息化前期投入的效用，随着企业的管理水平提升，对信息要求提高的时候，可能因应管理需求增加一些新的系统功能，或者需要对系统进行功能性升级，这时候，战略合作伙伴无论是在信息提供还是成本上都会体现出明显的支持或帮助。有一家企业，其发展初期，企业使用一些小型电脑公司开发出的财务软件，该小型软件解决了企业固定资产及财务总帐的核算，但随着企业的业务快速发展，该企业5年内发展成为一家拥有13家全资或控股子公司、跨行业的企业，各子公司的经营数据及子公司间内部业务数据处理已难以得到原有软件的有效支持，无论是财务数据的处理，还是财务分析都得不到满足，经常性因为对外销售产品的成本构成、销售订单折分、往来结算等问题影响到企业的有效运作。此时企业不得不重新选购新的软件，重新制定企业的信息化战略，确定信息化合作伙伴。

二、企业在财务信息化的过程中应注意的问题

财务信息化对企业的发展起到积极的作用，但中小企业在实施的过程中往往产生不如意的结果，究其原由，我们觉得企业在实施财务信息化的过程中，应注意以下问题：

1.企业信息化确实可以便于提升企业的经营管理水平，但这并不代表着企业一旦上了财务信息化，企业的财务管理水平就马上提升了。财务信息化始终是一种管理手段，它本身并不能发挥作用，财务信息化能产生管理效益，是因为企业的管理人员结合企业自身，把该工具运用到实处而已，在实施财务信息化的过程中，应发挥企业员工的主观能动性，结合企业自身实际，最大限度发挥财务系统的性能。

2.企业购置财务信息管理用软件的同时，应该做好硬件的增购，软件的良好运行需要与之相适应的硬件支持。

3.企业根据软件的特点以及企业自身业务流程特点，制定一套管理流程，规范各部门各岗位的操作，或者可以制定各岗位的操作指引，规范业务操作流程，加强不相容岗位的风险控制。

参考文献：

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[2]卿篤炼.浅谈中小企业信息化的建设.中国乡镇企业会计，2014年12期

[3]王美华.企业信息化建设的理论分析及流程构造设计.现代经济信息，2014年7期