高校办公室工作细节问题刍议

雷 莉

(重庆文理学院，重庆 402160)

办公室是学校及各二级单位的指挥中心、信息中心和协调服务中心，是承上启下、沟通内外、联系八方的枢纽，是领导进行决策的参谋部和信息部，是了解基层、联系群众的桥梁。学校各项工作能否高效有序的运转，领导决策能否得到很好、很快地落实，各方信息能否及时、全面、准确地得到汇集，办公室起着关键性作用。

办公室是一个政治性、原则性、从属性很强的综合机构，也是一个组织纪律和机密程度要求很高的要害部门。在师生眼里，办公室就是学校的代表、部门的代表，办公室工作人员的一言一行，在某种程度上就代表着学校的形象、部门的形象，甚至是领导者的形象。这样的工作性质和地位，本身就要求我们自重、自省、自警、自励，固守清贫，甘于奉献，受得起委屈，耐得住磨练，真正做到“鞍前不越位，马后不掉队”。

办公室的工作概括起来具有“繁、杂、忙”的特点，业务杂、头绪多、事事俱细。师生的利益无小事，办公室服务工作更是无小事，如值班、接待、会议安排、来信来访、文件办理、信息反馈等等，这些都是常规性工作，但稍有不慎，就会出现重大失误，甚至给学校工作带来无法挽回的损失。这要求每位高校办公室工作人员都要以高度的责任心一丝不苟地对待每项工作、每件事务和每一个细节，不能有半点的草率、疏忽和大意。

一、关注细节，是做好办公室工作的关键

什么是细节?《现代汉语词典》中对细节的解释是“细小的环节或情节”。可见细节就是事务的细微之处、细小的环节。就是将自己所经手事情的每一个环节都弄清楚，力争做细、做实、做深、做精。关于细节的重要性，是人类社会在许多惨痛教训中总结出来的。

中国古代有“千里之堤，溃于蚁穴”“差之毫厘，谬以千里”等的表述，强调的就是细节。古英格兰有一著名的民谣:“少了一枚铁钉，掉了一只马掌，丢了一匹战马，败了一场战役，丢了一个国家。”这是发生在英国查理三世的故事，查理准备与亨利伯爵决一死战，让马夫找一个铁匠给自己的战马钉马掌，铁匠钉到第四个马掌时，差一个钉子，当铁匠要回去拿钉子时，马夫着急没有等就把马牵走了。可就是因为缺了个钉子，查理在战场上和对方大战时，一只马掌掉了，查理被掀翻在地被抓，王国随之易主。可见，百分之一的错误导致了百分之百的失败，一钉损一马，一马失社稷——细节决定兴亡!

古代如此，现代犹然。1986年1月28日，美国“挑战者”号航天飞机在第10次飞行时，在升空第73秒后，由于右侧助推火箭密封装置出现问题，造成燃料外泄，航天飞机发生爆炸，7名航天员当场遇难。2003年2月1日哥伦比亚号航天飞机爆炸(解体燃烧)，而失事的原因是外部燃料箱脱落的一块绝热泡沫碎片击中左翼前缘，使热防护层形成裂孔，航天飞机重返大气层时超高温气体进入机体造成爆炸，机上的7名宇航员全部遇难。正是由于对助推火箭密封装置和外部燃料箱表面材料检验这一细节的疏忽，而造成了惨剧的发生。

同样，细节对于高校办公室工作来说也是非常重要的。比如一次会议，会场的布置、话筒音响的调试、座次的摆放、名字和职务的核对等等，都是非常细致的工作，稍不注意就会犯错，甚至是原则性的错误。

笔者记得有一次学校接待一所兄弟高校。对方参会人员中有美术学院的院长，学校也安排了本校美术学院的院长进行对等交流。在准备座牌的时候，打印座牌的同志向笔者询问学校美术学院院长名字中的咏有没有口字旁，笔者记得他开会签到的时候都是没有用口字旁，所以就肯定的说没有。结果他参加交流的时候就说把他的名字打错了，应该是有口字旁的。

后来，笔者吸取了这个教训，在修改学校电话号码表的时候，就特意查了美术学院的网页，再给他本人打电话，确认了他的名字，以免再次搞错。笔者还收到一封信封上是寄给学校校长的信件，而校长把信打开，内容却是寄给另外一所高校校长的，不得不说寄信的人太粗心了。

二、养成“三心”，时刻树立工作细节意识

笔者认为，高校办公室工作人员只有在日常工作中树立了责任心，做到细心和用心，才能从根本上做好本职工作，使工作“万无一失”。

一是责任心。高校办公室工作人员一定要把责任放在首位，树立责任感，把每一件事当成一种使命去完成。做事不能漫步经心、拖拖拉拉，要牢记办公室的职责和作用，树立大局意识。我们应该树立这样的观点:凡是自己负责的工作，一定要让别人满意、让领导满意、让自己满意;凡是自己经手的事情，一定要体现自己的最好水平。要对自己所做的工作负责、对社会负责、对他人负责。还要有政治责任，一定不能在原则性的问题上犯错误。要意识到自己的行为会影响整个办公室的形象。

高校办公室是一个团队，每位成员都具有责任心非常重要。无论在什么时候、在什么地方，每一个人一定不能有事不关己、高高挂起的思想。有句俗语叫“互相补台、全部上台，互相拆台、全部垮台”，说的就是团队意识的重要性。

笔者所在办公室的团结协作、补台意识是全校公认的发挥得很好的。就拿学校曾经举办的一次重要活动来说，这项工作是由笔者部门牵头来做的，开筹备会的时候领导进行了分工，由办公室一位同志负责联系其他部门技术人员调试设备和向其他单位借调设备。

这项活动举行是在周日晚上，而硬件是最重要的，需要10台笔记本电脑和两套多媒体设备。该同志在接受任务的时候说没有问题，而到了周五的上午，还有6台笔记本电脑没有落实，多媒体设备也只是联系好了还没有借，如果不在星期五借到，周末再向其他单位借肯定就不方便。知道这个情况后，笔者和其他同志赶紧分头进行，联系其他单位借多媒体设备和电脑，终于在周五下午借好了所有的设备。如果大家不管，都觉得是他个人的任务应该由他自己来完成，那么有可能到了周五下午，设备还没有到位，设备调试也就完成不了，就会直接影响到活动的进行。

二是细心。办公室工作无小事。作为高校办公室工作人员，任何工作都必须非常细心。例如，校对文件要细心，打接电话也要注意场合。笔者部门领导曾在部门政治学习的时候整顿过会议纪律，批评在会场打电话的事，因为在会场打电话既是不遵守组织纪律的表现，也是对会议主持人员的不尊重。这种事情曾经在笔者身上发生过，每次学习或开会时，笔者都习惯把办公室的电话呼叫转移到自己手机上。由于认为是办公室的电话，是公事，开会经常出去接电话多了不太好，因此就直接在会场接了，有时接电话的声音大了点，自己也没注意。这虽然是小事，但是违反了会场纪律，影响了整个会议就成了大事。

三是用心。用心是做好任何工作的前提。学校办公室经常面对的都是看似琐碎、简单的事情，却最容易忽略细节上的问题。要做好细节，就一定要用心思考、用心观察、用心工作，才能发现一些细小的问题，做到不忽视工作的每一个细节，不放过每一个工作的“死角”，才能把工作真正做好。比如，在会议室管理上，笔者一直是小会提前半个小时开会议室，大会提前一个小时开会议室。夏天注意提前开空调。虽然这看似很平凡的事，但是笔者认为把平凡的事情做好了就是不平凡，因为参加会议的人可以从这些小事上体会到管理人员的用心。

三、做好“三办”，在日常工作中体现细节

在办公室工作中，细节主要体现在办文、办会、办事上。

细节首先体现在办文上。以前学校的文件印好后经常会有一些小问题，比如文号、成文日期、印发日期或主送机关有错，这是因为做文印工作的同志有些粗心，而拟稿单位在校对文件时往往只会校对正文的内容而不会注意这些小的细节，校对完后就直接给了文印员，中间没有人把关，后来笔者就多安排了一道程序，在拟稿单位校对文件后，综合科的同志再看一遍，特别注意检查容易出错的几个地方，这样做了以后，文件的出错率就大大下降了。

细节还体现在办会上。说到办会，很多细节需要我们注意。比如在重要会议接待时应检查周围环境的卫生状况，提醒保洁人员保持地面干燥，防止开会人员踩滑摔跤;会议室里准备纸巾、茶水、便签纸、笔等，另外还要注意一些细微环节。

笔者记得有一年学校在召开学校领导班子和领导干部考核大会时，学校党委书记既要代表班子汇报，也要汇报本人工作，时间较长，当时他有些感冒，汇报一会就咳嗽，如果报告席上有茶水，他就可以喝点水润润嗓子，可是却没人准备，虽然这个会场不是由笔者所在学校办公室负责的，但是笔者还是觉得自己也有疏忽，应该提醒负责的部门。以后再遇到类似的会议，笔者都会注意报告席上有没有放杯热水。

细节也体现在办事上。这主要体现在如下4个方面:一是“小事要办好”。小事往往关乎大局。办公室工作中，小到接一个电话，语调、态度都代表着学校的公众形象;拟一篇文稿，格式、语言都体现着工作人员的业务素质和水平;搞一次接待，衣着、布置都反映着学校的管理水平。因此，对任何经办工作，都要严谨细致，一丝不苟，绝不能来半点敷衍，有丝毫大意。

二是“大事要办细”。细节每每决定成败。越是处理重大事项，越要更加注重细节。如在举办重大会议活动、开展重要来访接待，起草核心文书材料时，必须要求严之又严，思考细之又细，办理精之又精，绝不能有任何疏漏，出任何差错。如此，方能圆满完成学校的重大任务，体现学校综合管理水平。

三是“急事要办稳”。每遇紧急情况或突发事件，要严格按照工作流程和应急预案，迅速联系相关职能部门，准确掌握事态发展近况，及时汇报相关责任领导，做到反应敏捷、考虑周全、协调有力，处置得当，绝不能慌不择路，甚至未经调查核实就向领导汇报情况，不加请示报告就擅自作出决定。

四是“要事要办快”。对于重要事项，尤其是领导临时交办的重要工作，要分清轻重缓急，理清先后顺序，争分夺秒，特事特办，注重效率，操作规范;要在日常工作中处处留心，养成多视角观察问题、深层次分析问题、创新性解决问题的良好思维和工作习惯，务求达到最佳的工作效果。

另外，细节还体现在穿着上，不同的场合有相应的穿着搭配。对于穿着其实笔者平时都很注意，因为代表着办公室的形象，所以从不穿很休闲的衣服。记得有一次笔者周末买了件碎花休闲衬衣，配了条白色的腰带。后来笔者便穿了它去上班，起初心里感觉还不错，可到校领导办公室发材料时，却被很注重细节的校长叫住了。他告诉笔者，那件衬衣配上白色的腰带看着特别醒目，不是很合适，并建议笔者赶紧换下来。后来，笔者就更加注意上班的穿着了。

总之，细节无时不有，无处不在。要把细节做得更好，还要注意不断学习，进行调研，要时常反思自己的工作，善于总结，才有提高。当然，注重细节、关注细节、做好细节，并不是把心思和精力都放到细枝末节、琐碎小事上，而是要把大处着眼与小处着手有机结合起来，树立严谨细致、精益求精、一丝不苟的工作作风，确保做好工作，从而真正提升办公室的服务水平。

［1］ 李外流，贺小华，肖池平．论高校办公室细节管理［J］．秘书之友，2008(5)．

［2］ 张雅君．试论高校的细节管理及其制度化［J］．世纪桥，2006(9)．

［3］ 罗高利．细节无处不在［J］．秘书工作，2013(7)．

［4］ 蔡建军．小细节，大机遇［J］．当代兵团，2013(15)．