浅谈房产产权档案在依法行政中发挥的作用

文/于鑫 神东煤炭集团公司

房地产产权档案是房产管理基础专业档案，是为社会公众提供产权归属服务，为政府部门提供房产政策、民事纠纷、规划发展的重要战略依据和法律依据，有着重要的社会功能和人民权益保障功能，能够有效促进我国房地产市场健康发展，提高我国房产行政管理质量和效率，完善我国房产档案社会服务和行政法律服务体系。对房产产权档案进行妥善管理、保存、开发和利用能够使得其档案信息从静态转为动态，从而有效实现其社会服务功能和法律价值，本文结合其多年工作经验简要探讨房产产权档案及其在依法行政中发挥的功用价值。

房产产权档案/依法行政/作用/管理措施/分析

所谓的房产产权档案就是对房屋产权归属信息进行真实反应和记载，具备历史延续性和法律意义的一种信息资源和宝贵材料，是我国政府相关部门按照《中华人民共和国档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》等相关法律法规形成的专业性强的法律资料文件，这种材料资源对房屋权属纠纷、旧城房屋改造、住房制度变革等管理都有着十分重要的数据参考和法律判断服务作用。当前我国城市经济活动日益频繁，房地产作为我国国民经济支柱产业发展日益蓬勃，最近几年来我国房地产制度改革不断深入、土地使用权有偿出让、转化以及各种房屋市场化的进程更是加剧了我国房屋产权的交易和管理，这就使得房地产权属登记、房屋拆迁、房产民事纠纷、城市规划、房产产权合法权益维护等等服务事件和管理内容日益增多，房产产权档案在依法行政中所起到的参考、服务和监督功能日益凸显，尤其是我国依法行政工作就是形成、积累、参考、利用档案的过程，这对我国行政机关依法行政，管理国家民事经济和社会事务提供了极大的帮助，也间接促进了我国社会主义法制事业的建设步伐。

一、房产产权档案在依法行政中所具备的特性

按照我国行政相关法律规定，人民法院行政案件都必须要依从事实依据和法律准绳，只有在确凿的事实基础上，才能够正确审理判断案件，尤其是房产行政案件中，其焦点基本都是房产管理部门颁发的房产证的充分、合理上，在其房产登记中的档案资料也经常会成为法院判理相关案件的证据资料。因此房产产权档案在依法行政中有着事关重要的作用，从法律和证据角度而言，依法行政过程中，作为案件关键性房产产权档案必须要具备四方面特点：

第一，房产行政案件中，房产产权档案是客观、真实反应房屋产权来源状况的有效证据，因此必须具备客观性和真实性，这是房产产权档案发挥其法律效用和证据作用的基础前提。

第二，房产产权档案也应该和具体行政案件所依据事实有一定的联系，房产产权档案能够记录行政案件裁决是否有事实依据，也就是能够证明行政决定的事实是否存在。

第三，房产产权档案必须具备合法性。按照我国行政诉讼法律法规，对于具体行政行为的举证必须要提供相应举证依据或者所依据的规范性资料文件，还有规定指出被告不能向原告或者证人搜集证据，而房产产权档案作为已发生事实的真实记录文件完全符合相关规定要求，因此行政机关在依法行政过程中就要注意其收集证据的合法性。

第四，房产产权档案具备动态性。一般房产登记形成档案后也会随着该房屋的买卖、赠送、继承等房产权属不断变更，房屋拆迁、翻改建也会导致房屋产权不断转移变化，没一步变更都会引起房产产权档案资料的更新变化，因此房产产权档案才必须要与时俱进，随时反映房屋产权状况。

二、房产产权档案在依法行政中发挥的作用

（一）房产产权档案提供参考依据

随着我国法制社会制度和法律体系的不断健全和完善，房地产行业法律法规也逐步形成稳定结构体系，主要有《土地管理法》、《城市房地产管理法》、《城市规划法》、《城市房地产权属档案管理办法》以及行政法、地方性法规、政府规章制度、技术规范文件等等内容，目前我国房地产管理都有法可依，有章可循，这为我国房地产行业和住宅建设行业的绿色可持续发展营造了良好的法制环境和上层建筑环境，为我国房地产管理依法行政提供了可靠的重要参考和依据作用。

据我国档案管理规定和档案归档存档制度，与房地产行业相关的、具备法律法规、规范规章性资料文件必须要依法存档，行政机关和相关授权单位机构也要做好归档工作，以备后期作为依法参考依据和查询依据。此外房地产日常管理中，某房产如果出现行政决定、处罚、许可、检查或者强制执行决定等等行政行为都要由行政机关或者相应法律机构依据房地产法律法规和档案管理规定来作出和执行，同时在该房产依法行政过程中执行的具体行政行为所形成的或者有关的资料文件也要形成档案资料保存，从而为后期类似行政行为或事件提供参考借鉴和依据作用。

（二）房产产权档案提供事实依据

我国是法制社会，一直以来就追求依法治国，依法行政，党的十七大也郑重指出所有政府机关在依法行政过程中都必须要依据事实和法律切实保障我国公民的合法权益，而这其中的事实依据就是指原始的、完整的档案文件，可以说在依法行政过程中，档案是提供有效事实依据的重要手段。

按照我国有关行政诉讼法律，不论是何种行政行为举证都必须要提供相应的规范文件和事实依据，而案件审理过程中，法院也会对该行政行为和被告举证进行审查，一般都是通过审阅档案文件和该行政行为的代表性法律事实和依据。房地产产权档案则有效保存记录了所有与房产有关的原始资料文件，如房屋拆迁、城市建设和规划、房产交易租赁、物业管理等等，这些资料文件不仅在其相应房产纠纷仲裁案件中是可靠的、完整的原始记录，也是反映该房产事实的有力证据。如果按照我国行政处罚条例规定，一般除非当场作出的行政行为处罚以外，法院或者行政机关对其他具体行政行为进行处罚时必须要有相应的、全面的、客观的、公正的法律依据和相关事实证据。法院、行政机关或者其他组织在调查取证时，相关人员也有权依照法律调用提取与该案件相关的、具备证明意义的文件资料（物证、书面证据、视屏录音材料等等）。例如对于当前社会上某个单位或者个人任意对房屋进行改建、拆迁，如开门开窗、擅自改动小区规划，或者没有经过许可新建、扩建、改建相关建筑物等等违规违纪行为，行政单位在进行处理惩处时也要切实掌握其违规违章行为的事实依据，这样相关机构单位才能够依据《行政处罚法》或者其他法律法规来予以惩处。事实上，这种事例随着我国房地产行业队伍的不断壮大也不断增多，城市中不难发现各种房地产纠纷和房产行政处罚案件，而在这些案件中房产产权档案都起到了决定性作用。

例如，某地一房地产开发公司在开发销售商品房过程中，未经许可同意就自作主张将该小区部分绿化地区划分给部分业主，使得大部分一楼住户占用绿化地区，直接侵犯了其他业主和住户的合法权益，损害了公共利益，因此遭受到相关人士举报。该市房产管理组织结构接到举报后立刻进行调查，获取了现场照片、调查笔录和录音等证据资料，同时也调阅了该市城建档案资料、该小区房产交易资料、平面规划资料、商品房买卖合同等文件，经过该房产管理组织依法审查确定，该房地产开发公司违法违章行为明确，证据确凿，因此严令该公司必须在一个月内改正其违法违章行为，同时也处以一定数额的行政罚款处罚。虽然该公司接到了建设行政处罚的相关通知书后还是申请了复议，复议部门还是维持原处理决定，此后该公司不服申请行政诉讼，经过法院庭审，由于事实依据清晰，证据明确，该公司最后还是申请撤诉并缴纳了违规罚款。例如，2006年李某向当地人民法院提出对石家庄市房产管理局的行政诉讼，李某称其父母有一处桥西区私房，但是父母去世后，李某弟弟擅自将该房产落户到其私人名下，而且在市房产管理局办理了过户手续，李某请求法院依法撤销房产局为其弟弟颁发的房产证，并认为市房产局侵犯了自己的合法利益，该法院经过详细调查取证后发现，李某弟弟是凭借其父母公正遗嘱办理房产过户手续，并有相关档案记录和公证书，也就是依据该档案可以表明该市房产局是依法办理该过户手续，符合行政法律规定，因此该法院驳回了李某诉讼，像这样的例子不胜枚举，由此可见房产产权档案在依法行政过程中，不论对行政诉讼者、还是对法院案件审判人员，都起到了关键性事实依据作用。

（三）房产产权档案提供监督作用

我国依法行政就必须要严格按照行政法律法规处理日常事务和行政案件，如果出现执法不严、滥用职权、不执行法律法规的状况就无法切实执行其保护我国公民合法权益的行政职责和任务，行政机关也会被投诉、诉讼到法院。当前我国房地产日常活动管理与国家土地政策、房地产制度、地方法令法规有着莫大的联系，其涉及到的行业面多，房产业务也直接与房产企业、住房民众的切实利益息息相关，因此很容易印发社会矛盾，政府乃至人民群众也都热切关注房产交易管理热点和问题。针对我国行政机关处理档案文件的规范性、合法性也有相应法律法规，也就是我国规范性文件备案制度上面有详细规定，这就是对行政机关工作的事前监督。此外行政机关处理某具体行政行为或行政案件时，审查机关也有同等权利去按照原始档案资料作出行政行为决定，这就是对行政机关工作的事后监督，例如房地产市场交易管理互动中，比如房地产证件颁发、收费、检查、房地产整改、强制执行、处罚等等行为的合法性和适当性就是典型的事后监督。不论是在事前监督还是事后监督，房产产权档案都起到了一定的监督性作用。

此外我国行政复议法也有规定，关于复议行政案件时就要对该案件事实调查清楚，确保该案件判定结果证据确凿，行政复议机关组织也有责任和权利向案件有关人员调查取用、查阅相关档案文件和资料。行政复议机关在受理该案件时，首先就会审查申请方的复议申请是否有一定事实依据，对申请者提供的相关证据材料进行审查，熟悉并了解该案件具体情况后，也会进行详细全面调查，收集相关资料和事实证据，这样也能够为该案件的公正、公平、公开性奠定良好事实基础。在复议机关调查取证和查阅档案文件资料过程中，房产产权档案的形成、积累、管理就能够起到有效的监督，能够有效保护人民权益，也能够对行政机关执法的公正性、公平性和客观性进行科学规范监督，有利于我国行政机关和行政复议机关依法办理房产事宜，有助于我国房产行业市场的规范化和法制化建设。

三、房产产权依法行政强化其档案管理的方法措施

根据上文所述，我们不难看出房产产权档案在依法行政中起到了至关重要的作用，因此相关人员必须要切实做好房产档案记录、收集、整理和管理工作，尤其是随着当前法制社会建设步伐的不断推进，房产档案资源的潜在社会价值和经济价值也日益凸显，国家政府也逐步加强了对档案管理服务的法制管理，作为管理政策性强的房地产，更离不开房产档案的管理和服务。对此，必须要从两个方面着手：

一方面，必须要加强房产档案管理人员、房产交易管理部门工作人员的依法治档、存档、管理档案的理念和意识，要严格按照我国《档案法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《物权法》、《房屋登记办法》等等法律法规和地方档案管理政策法令来贯彻实施所有房地产相关文件资料和规范性证件，明确所有部门档案管理工作职责和权利，并严格结合相关法律法规构件相应档案管理工作流程和规章制度，使得我国房产产权档案管理工作都处于相关法律法规和管理组织机构的制度流程监控制约下，这也有利于房产产权档案管理工作人员加强对档案法制规范管理的自觉性，有利于间接提高发挥房产产权档案潜在行政服务价值。

另一方面，也要加强对房产产权档案的管理。在房产产权档案材料收集、记录保存工作要做好手续文件齐全、材料真实可靠、档案完整客观、清晰准确，这样才能够确保该档案具备社会服务价值和法律价值。此外，对于房产产权档案也要整理好相关目录，并装订成册、保存有法，有利于该档案的快速查阅和找寻，也有利于提高档案工作人员的工作效率和质量。当然，现代化信息时代档案管理人员也要与时俱进，借助现代化信息设备和软件系统来构件相应房产产权档案数据库和信息管理系统平台，从而更好的提供社会服务，充分发挥档案的潜在价值，也有利于纸质档案的完好保存。

四、结束语

作为房屋产权界定和房屋产权人与该房屋之间权利关系的有利原始凭证，作为房地产交易活动和房产产权户籍管理的重要载体，不论其适宜产权证、契约、文件图纸、表册照片还是电子形式不同格式软盘资料等历史记录，都在房屋租赁、买卖、抵押借款中有着重要的法律作用和价值，在日益增多的民事诉讼和房产纠纷中能够起到关键性、决定性作用，因此作为房产产权人和房产产权档案管理人员就必须要做好其保存管理工作，要确保其档案的完整、真实和合法。此外档案管理人员也必须要强化其法律责任意识和职业道德，必须严格依照相应法律法规，引进现代化管理手段和方法做好房产产权归档、保存、查询和服务等相关管理工作，这样才能能够使得房产产权档案发挥其应有的法律功能、行政功能和社会服务功能。

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