工作流程管理系统—BPM的特点与应用分析

郑世华 张艳丽

（1.国家知识产权局专利局材料发明审查部，中国 北京；2.北京正和致远咨询有限责任公司，中国 北京）

1 工作流程管理系统的研究背景及研究意义

1.1 工作流程管理的定义

目前，关于BPM（Business Process Management）的定义和说明非常之多，但是结合管理而言，BPM的思想更适合理解为“业务过程管理”，BPM系统是指通过对现有工作流程的梳理和工作流程网络信息化，实现工作条理的规范性及增加现有相关工作流程的透明度，以提高工作效率，完善管理体制。工作流程涉及几乎所有的部门和人员，具体参与的部门和相关岗位人员由上线流程的实际数量和相关操作面来决定。

企业的业务流程是一种资产，就像建筑、设备、人和品牌一样。企业的绩效可以用流程实施的效率来度量。资产有自己的生命周期，业务流程管理软件可以帮助企业来管理所有资产的整个生命周期。企业有很多不同的岗位，BPM可以使从事不同岗位工作的人可以在一个团队中根据业务流程进行协同工作。

1.2 工作流程管理系统的研究背景

BPM在中国是一种新应用。不过从很多方面来看，在全球，BPM也是一种新应用、新概念和新技术，所以我并不认为中国和亚太地区在BPM应用方面比其它地区落后多少。在2000年、2001年之间，只有很少的人知道BPM，不过一直以来有两个形容词始终伴随在BPM左右，这就是“BPM Wave”和“BPM Solution”，这足以证明 BPM 对时代的影响将是巨大的，那时该项技术通常被视为工作流自动化。而当2001年互联网泡沫破灭之后，很多公司投入巨资实施ERP、CRM和财务软件。但很快就发现，“我们必须用一些新的方式，来实现一些工作的自动化。我们虽然有了CRM，而且在这应用范围内已经实现了自动化，但是我们必须通过一些跨应用、跨部门的业务流程，才能实现完整的客户服务”。企业的确需要一些方法来实现这样的业务流程的自动化。目前，Gartner、Forrester和一些北美、欧洲的研究公司都已开始发布BPM研究报告。伴随着企业应用集成的深入和发展，可以肯定的说BPM的时代已经到来，BPM是未来趋势。

1.3 工作流程管理系统研究的意义

传统的流程管理是指流程的集合，其实流程管理并非是指那些可以标准化的流程，而是泛指的可以规范化的一系列过程，流程和流程之间同样需要整合衔接。Gartner说：“业务敏捷性和流程持续优化是未来一到三年流程应用建设所面临的最大挑战。”在日益激烈的竞争环境下，企业需要不断地调整和优化流程以面对快速变化的市场，快速地响应客户需求，企业的管理体系也需要不断精细化，以提高运营效率和降低运营成本，IT支撑系统的终极目标要能够支撑业务目标的实现，也需要能够以新流程的快速部署来适应新业务快速推出和不断精细化的管理需要。

2 工作流程管理系统特点分析

2.1 基于业务流程不断优化与敏捷定制

随着管理精细化的不断演进，作为管理的四个关键要素：组织、流程、人、KPI必然会随之发生变化，这种变化的频度在一个强调竞争和创新的企业尤其快。企业要创新需要IT支撑系统快速优化、部署新的业务流程，BPM可以更好地促进运营思路地执行。

2.2 解决性能与扩展能力的挑战

随着企业精细化流程管理的逐步深入和演化，上线的业务流程将越来越多，流程实例也会很快增加，这时系统性能、扩展能力就变得非常重要，好的流程IT支撑系统，即BPM能在实现业务流程灵活调整的同时必须保持高性能和高可扩展性。

2.3 应对复杂流程需求，针对具有中国特色人工环节的灵活处理

业务流程中涉及“人”为处理的活动很多，而国内环境下只要涉及到“人”的活动处理都会需要很灵活的机制，从而导致对BPM系统在复杂的人工环节处理方面能力要求很高。BPM基于协同的思想有效地解决了这一难题，有效地将人员组合起来。

2.4 有效避免流程应用过程中的建设与实施风险

在业务流程的IT实施过程中，业务场景错综复杂，如何梳理最佳的业务模型；业务流程不断变化，BPM可以设计最佳的流程模型；在流程数量飞速增长的情况下，保证最佳的运行效率；在流程应用大量运行时，实现最佳的流程监控；在异构系统不断增多时，实施最佳的流程整合。

3 工作流程管理系统的应用分析

3.1 跨组织的业务过程描述语言和执行工具

企业管理中，经常会发现同一个企业内部不同组织单元、部门的流程采用不同的描述方法，比如A/B/C/F四个部门的账目管理系统采用某种工作流系统，而A/B/D/E四个部门的订单和销售管理系统又采用另外一种工作流系统。这种情况在大型企业集团内部尤为明显，影响了各业务单元的业务协同和业务最佳实践的提炼和推广。而BPM致力于跨组织的业务流程描述语言和工具，避免了企业各部门进行业务流程管理交流和沟通时各说各话的情况。

3.2 为流程设计建立统一的基础架构

企业内部从单一管理主题出发进行设计的工作流，通常在企业中缺乏对业务运营活动的总体考虑，局限于本部门或者本业务的业务需求，各部门和各管理专题之间的流程无法衔接，信息的共享和传递困难，存在大量流程断点。而BPM在流程之间进行衔接、协调，避免了流程孤岛的产生。BPM的目标是形成端到端的流程体系，提高整个业务流程运行的效率、降低成本、提升质量。

流程管理是内控的重要手段，几乎所有制度、业务、职能都可以用流程管理的思想进行规范化运作，可以说流程管理的思想是实现全面内控的最佳选择，因此企业流程管理需要进行统一的架构设计。

3.3 规避“甲方优势”现象

如果用一般的工作流系统做接口，我们发现一个有趣的现象，就是甲方优势现象。通常，一个工作流系统要和另外一个已经存在的系统做接口，工作流系统是有求于已经存在的系统，也就是已经存在的系统有“甲方优势”。这样，工作流系统就必须按照已经存在的系统的技术规格来实现，离“跨组织的业务流程描述语言和工具”就越来越远了，更不用谈“跨企业的业务流程管理”。而BPM是在“工作流系统”和“已经存在的系统”之间建立了一个公平的约定，不存在“甲方优势”。

3.4 流程的优化与持续改进

由于工作流系统的存在，相关的业务人员通常忽略那些已经内嵌的业务流程，业务部门对信息系统内嵌的流程缺乏直观认识和关注，加上工作流系统自身的改进非常复杂，因此就很难做到流程的持续改进了。而BPM帮助业务人员密切关注信息系统内嵌流程与其它业务流程衔接关系，随着业务内外部环境的变化，强迫要求对流程进行及时的调整，这种情况下，流程的持续改进就成为提高企业整体运行效率的关键环节，这会导致流程优化、流程持续改进成为相关人员工作的激励因素。

4 结束语

BPM是一套协调的业务流程活动，因此，可以说BPM是一种天然的SOA思想（SOA是创建更灵活的企业信息系统基础架构的一种架构方法，通过SOA的技术思想可以做到通过一套管理平台来很好的集成不同的应用系统甚至异构系统，以最大限度的发挥已有各个系统的价值，最大限度的发挥各个系统整合后的整体能力），它可以促进各种SOA组件的再利用，从而最大程度地降低业务流程本身的复杂性。

BPM应用系统本身是基于SOA的开发思想进行架构设计，因此不仅仅能够将基于软件自身开发的应用系统灵活的在平台上进行插接、替换和升级，同时还可以将不同的系统平滑的移植到平台上，实现系统的整合。

从应用角度出发，要实施BPM，一定要树立流程战略、流程设计、流程实施和流程监控的循环管理理念：从企业的发展战略出发制定流程的战略，将战略指标分解为流程的目标体系，通过流程实现战略的落地；根据流程战略进行业务流程的梳理、设计和优化；通过组织结构和信息系统的调整来实施业务流程;通过流程合规管理和流程绩效监控，对流程执行情况进行监控，根据结果调整业务流程设计。站在这个立场上，毋庸置疑，BPM是企业级的概念。

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