浅谈仲裁档案电脑管理制度的措施及建议

2015-08-15郭雷

黑龙江史志 2015年10期

郭雷

(穆棱市劳动仲裁院黑龙江穆棱 157500 )

一、电脑中的文件对仲裁案卷管理工作产生的影响

一是以前传统的仲裁案卷工作以普通的白纸文件为材料工作对象，而有了计算机后，电脑中的文件取代了以往的白纸为主的文字材料，它是由作者直接写在专门办公软件上，并在word 上进行修改，一旦完成后，马上存到电脑系统数据库中，由专业计算机人员掌握。白纸式的档案管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程如仲裁案卷的立卷归档制度。仲裁文件的立卷归档工作是仲裁档案工作流程的起点，也是仲裁院专职文书工作和专职档案工作的结合点，仲裁案卷形成后，由仲裁文书部门收集归档后，交专业档案管理部门，一年一般归档二次。而计算机文件随时产生，每时每刻都能变，安全存放在电脑中。因此，它对电脑有很强的依赖性。如果想要归档，必须以存盘形式移交，归档界限也不能只是“具有保存完整价值”的文件，还应包括此文件的阅读功能甚至更高级系统。二是电脑文件信息与它主体的可分开性，仲裁档案分类也可能被模糊分类整理所取代，因为仲裁档案分类的结果只能体现一种从性联系，因为排列的方式是简单手动操作管理仲裁档案的需要，但在当今由电脑管理所有文件的大背景下，档案文件的形式发生了变化，仲裁文件可以通过电脑系统进行迅速、有效、多层次的按顺序排列，不再需要对它进行象普通白纸文件那样的简单整理分类。不同的客户可以根据不同的需要，利用电脑自动化系统对电脑上的文件进行自由分类组合。三是电脑里的文件保存价值同时取决于仲裁案件其我价值的实现，其判断的程序、本身的内容及价值都发生很大变化，原来的仲裁档案价值也将随之扩大，要分析电脑中的文件的操作系统。要根据以前的档案价值鉴定理论，仲裁文件应依据自我价值和价值确定保管其中的期限，而电脑中的文件一是由于方便完成，将产生比以往更多的文件，二是由于客户的需要，数据信息不断地改进和加入，因此很难确定一个完整的保管年限，况且电脑中文件的自身价值还不能保证。因此，其确认、管理方法更无法来下结论。

二、做好仲裁档案电脑管理制度的措施及建议

为了更好地发挥仲裁档案的作用，着力加强和规范劳动人事争议仲裁档案管理工作，进一步完善仲裁电脑中的档案管理可以按照以下办法:一是实现电脑中的仲裁档案管理由一个人专门负责。做好仲裁电脑中的文件归档处理工作，实施电脑文件管理长远目标。通过技术加工处理，将已归档的电脑中的文件改为在电脑中可阅读文件，即只能读不能改写的文件，从而区别和保护电脑文件的最原始结构，保证电脑文件的可靠性，使之与象白纸文件一样发挥效用。同时设置专门档案员具体负责档案文书材料的整理、立卷、归档、保管等工作。将档案管理责任落实到个人，有利于提高立卷、归档的质量和效率，杜绝结案之案卷久不立卷、立卷之案卷久不归档等现象。二是使档案管理向多个方向发展。伴着电子文件的加入，仲裁档案种类在丰富化，其简单工作和基础工作也都具有各自的特点了。因此，在原有结构基础上，又增加了一项档案电脑信息内容，就构成多种空间，形成了电脑化的管理结构。推进仲裁档案整理规范化。仲裁档案做到一案一卷，分正卷、副卷两部分立卷。在组卷整理时，做好材料的筛选、检查和修补工作，确保材料齐全、手续完备、格式规范。正、副卷均按照案卷目录将各类文稿排序、编码、组卷、装订，做到科学编目、利于检索。三是严格仲裁档案保管制度。仲裁档案实行统一保管、专人负责，档案管理员定期对归档情况进行检查，按照规定的保管期限保管仲裁档案。仲裁档案管理人员要忠于职守、熟悉法律业务、严格把关、严守秘密，积极认真地做好仲裁人事档案的收集、整理、计算机录入、转递、保管和统计等工作。档案收集要严把归档质量关，收集和转递应做到及时、完整、手续完备;整理要求对归档手案卷及时盖归档章，核定保管期限;计算机录入要将年度仲裁行政文书、业务等档案全部输入计算机，并打印成索引目录、全引目录;保管要做到月检查、年清点，统计工作要做到数据准确、内容完整，上报及时并将报表归档保存。建立健全仲裁档案内外查阅、借调等档案使用制度。建立档案利用台账，严格查阅、借调登记制度和归还档案验收手续。四是管理仲裁档案人员知识构成的改革近在眼前。仲裁档案人员要适应电子技术和档案事业的近几年发展趋势必须采取积极措施做好更新知识，适应新的电脑技术的成果，使专职档案人员拥有丰富的专业知识，以适应在新形势下仲裁发展的需要。