事业单位档案管理工作的创新

2015-08-15董聪郁

黑龙江史志 2015年10期

董聪郁

(哈尔滨市体制改革研究所黑龙江哈尔滨 150000)

事业单位作为政府职能部门，其在经营活动过程中的信息和资料都及时的保存起来，以便于随时进行查阅，以便为事业单位开展各项工作提供必要的依据。所以事业单位档案管理工作具有极为重要的意义。档案管理工作质量的好坏直接关系到事业单位的健康发展，这就需要事业单位相关负责人需要对档案管理工作给予充分的重视，加强对档案部门的建设工作，对影响档案管理工作的不利因素进行及时处理，确保档案工作的顺利开展，为事业单位在未来发展过程提供必要的参考和借鉴，确保事业单位能够健康、持续的发展。

一、当前事业单位档案管理中存在的漏洞

(一)事业单位对档案管理的重视度不够

当前事业单位相关负责人员对于档案管理工作、对于事业单位发展的重要意义还没有足够的认识，这就给日常工作档案的收集、整理和保存工作带来了较大的影响。同时当前事业单位在对档案管量工作中还缺乏必要的监督和审查，档案工作人员的个人绩效也没有与实际工作情况进行挂钩，这就导致档案管理人员在档案管理工作中缺乏积极性和主动性。再加之档案工作中相关设施不完善，这就导致许多档案往往是粗略的被处理和进行存放，档案损毁和丢失现象较为常见。同时档案收集过程中需要各部门人员的有效配合，但在这个过程中各部门工作人员并没有起到良好的配合作用，从而使档案资料收集整理不及时，杂乱无章及不完整的情况发生。

(二)档案管理硬件设备匮乏

由于单位领导对档案管理工作缺乏足够的重视，这就导致对档案建设工作投入较少，档案设施配备的不齐全。特别是在当前信息化技术快速发展的新形势下，各单位都加快了档案信息化建设。档案信息化建设过程中对需要配备各种设施，所需资金较多。但由于事业单位对档案信息化投资力度不够，从而导致档案管理工作中硬件设备严重匮乏，档案管理工作还处于十分落后的状态，工作效率低下，不能很好的满足市场不断发展的需求。

(三)档案管理人员素质不高

在当前信息化时代，档案管理工作的内容和形式更加多样化和复杂化，档案管理工作对档案人员的专业技能和职业素质也有了更高的要求。不仅需要档案管理人员要具有专业的知识，同时还要熟练掌握计算机技术。但当前事业单位档案管理部门工作人员多以年龄较大，学历不高的人员居多，这些人员自身知识结构老化，对新知识接受能力较差，无法满足当前档案信息化建设的需求。

(四)档案管理监管制度不完善

目前我国各事业单位在对档案管理工作的监督和审查上严重缺乏，部分单位即使建立了档案管理监督和审查制度，但在具体实施过程中也存在着执行不到位的情况，个别单位甚至都没有建立档案管理监督审查制度。由于档案管理监管制度的不健全，这就导致档案工作人员在工作中存在着对档案资料随意整理和存放的问题，导致档案资料混乱，极易损毁或是丢失，这给后期档案的开发利用带来了较大的影响。

二、事业单位档案管理工作创新举措

(一)完善事业单位档案管理监管制度

为确保档案管理工作的内容全面、形式到位，事业单位领导要根据现实情况制定和完善监管制度来审查档案处理的效果，以督促档案负责人做好档案整理、分类和存放工作保证档案管理工作的质量和效率。

(二)加强对档案管理工作的重视

要做好档案管理的相关工作，事业单位领导和档案负责人必须首先意识到资料归档的重要性。可以参考其他企业或事业单位的档案管理工作，认识存档的资料对组织、企业、事业单位后期发展的重要性，帮助单位领导和档案工作负责人形成档案管理工作的新态度，开始重视档案规整工作。要提升档案处理的质量和效率，事业单位要引进档案管理基础设备和处理技术以便对现代复杂、繁多的档案资料进行管理。另外单位要聘请素质好、学历高、懂得档案处理技术的高端人才来负责档案管理工作，确保档案工作处理到位。不仅如此事业单位要巧妙地将工作人员对档案处理效果与个人绩效结合，奖励档案管理工作到位的人员，处罚档案管理不到位的人员，从而激发负责人做好档案规整工作的热情。

(三)做好归档资料的保密工作

档案是对事业单位重要数据或核心技术的记录，若是出现资料泄露，事业单位的专利技术或核心数据就会被他人盗取使用，显然这对于事业单位的发展是极为不利的。因此事业单位要做好档案保密工作，就要确保数据和资料只有内部核心人员知道，外部人员无人知晓。具体方面，就是要选好档案存放的地点，要将存放地点外围进行监督和审查，避免无关人员的出入，将机密档案和一般档案分门别类，分开存放，以便更好展开机密档案保密工作。

(四)借鉴现代技术开展档案管理工作

计算机处理技术和信息处理技术的出现革新了现代档案存放的方式，过去档案都是纸质记录存放的，而这经常会因为人为偷盗、纵火、大意造成档案丢失。而新的信息和资料存储技术却通过计算机虚拟存放和电子化管理方式使得现代档案管理变得更高效。因此事业单位要大力借鉴计算机处理技术、网络设备来管理档案，确保档案管理工作的顺利开展。