房产档案信息化管理应用探析

彭晓丹

(大庆市杜尔伯特蒙古族自治县房地产管理处 黑龙江 大庆 166200)

随着住房制度改革的不断深入和房产交易市场的日益活跃，房产档案增长速度越来越快，同时，伴随着城市建设的不断发展、人们产权意识的日益增强，档案利用量越来越大，档案管理日显重要。本文就对房产档案逐步实现了信息数据化、管理网络化基本内容及原则进行了研究，并提出了相关对策，以此来更好地为房地产事业服务。

一、房产档案信息化管理的基本内容

(一)档案信息化的概述。所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。

(二)档案信息化管理的具体应用。档案信息化管理就是要求将投标标书、合同、红线图、设计合同、设计报建文件、图纸、电子文档、营销合同等通过计算机和网络技术的方式进行管理，实现各类档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化及档案信息的高度共享。

(三)房产档案信息化管理的产生背景。在房地产管理部门中，由于房屋产权产籍档案的管理方式相对滞后，因而积压了大量历史信息需要录入。要将这些信息在第一时间内全部录入管理系统并且不能产生误差，需要大量的时间和大量的人力、物力、财力来完成。传统的档案手工管理方式，传统的以纸质档案为特征的“卷宗社会”模式，调阅周期很长，已无法有效满足日益增长的档案利用工作需求，迫切需要专业化的档案队伍，采用先进的信息化技术管理房产档案。电子档案具有保存时间长，支持网络查询，同时具有标准化程度高，管理成本低，易于保管、共享和分发等一系列显著优点。社会需求是房产档案实施信息化管理、提高房产档案利用服务水平的强大外部推动力。房产档案管理信息化正是在这一大的背景下提出来的。

(四)房产档案信息化管理的优点房地产档案之所以实行网络化管理。其优点在于:获取信息快，而且途径多样化;实现了图文的有机结合;查找方便，查询检索、修改、复查的速度是过去的传统操作所无法比拟的;储存量大、信息储存能力强;可靠性高、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高房地产档案管理的效率，也是房地产管理科学化、标准化、规范化的一个重要条件。

二、房产档案信息化管理建设的原则

(一)便捷性。随着城市房地产交易的日趋火爆，对房地产档案的查阅要求也日益增多，因此，房地产档案管理系统首先应该做到满足日益查阅的各项要求，遵循快捷、准确、方便、易操作的原则，以方便广大用户。

(二)安全性。计算机网络管理带来工作效率的提高，同时也对其安全管理提出了更高的要求，因此，要做好服务器机房的配置，防火、防雷措施到位;订立详尽的责任制度、安全保密制度和完善权限分级体系，设置网络防火墙，定期进行数据备份，防止数据信息损失;做好防病毒工作等。只有保证系统的安全顺利进行，房地产档案管理现代化的目标才能得以实现。

(三)规范性。要订立统一的规范和标准贯彻始终，以指导具体工作的实施。诸如不同档案的扫描方式、每份档案的扫描内容、扫描好在电脑中的保存格式等等，这对以后提供利用的效率和准确度起着决定性的作用。

(四)系统性。房地产档案管理与房产权属登记管理同属房地产管理部门的两个职能，如何将这两部分更好地结合起来，提高效率，是房地产档案管理系统的一个极其重要的环节。房产权属登记的现代化是房地产档案管理现代化的基础和前提。在房地产产权交易的管理中要充分利用计算机，对房地产产权登记的收件、初审、复审、审批、发证和财务结算实现现代化的管理，使产权登记过程中收集产生的各种证明直接登记进录入计算机，再利用其强大的分类组合、检索、调阅、复查功能来建立完善的房地产档案管理系统。

三、完善档案信息化管理的对策

(一)建设高质量的档案信息数据库。房地产档案管理主要包括两个方面，:档案原件及档案数据的管理。档案原件作为房地产档案的原始资料有着不可替代的作用，它是档案数据的来源。房地产档案管理要实行全方位、多元化的服务模式，房地产档案网站作为一种纽带和桥梁，是实现这一多元化服务的有效手段。我们应充分利用这一点，为利用者提供一个交流平台。一方面我们可将房产档案中的建筑面积、房屋坐落以及平面图等无条件公布在网上，对于有条件利用资料的各级用户可根据自身的用户级别查询相关的房产档案。另一方面，利用者可将自身的相关问题留在网页上，房地产档案管理人员可以及时了解适用者的需求，解答问题，搞好服务，方便群众。

(二)加大投入建立信息化管理的支撑体系。要保证房产档案工作现代化的实现，政府应有计划、有步骤地投入，配置与档案信息化相适应的基础设施，改善档案工作软、硬件环境，增加库房面积，购置档案装具，扩大室藏种类。

(三)建立集中统一的档案管理网络。加强对房产档案工作的集中统一管理，是房产档案齐全、完整、规范的重要保证。完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明、层层把关。都能保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化。

(四)重视人才培养，提高档案队伍素质。档案人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案人员的素质直接影响到档案的利用在社会公众心目中的形象。建设一支精通房地产管理且熟悉计算机知识的专业队伍，是实现房地产档案管理现代化的关键。知识经济时代的档案工作需要大量“专”与“博”相结合的“通才”。这样的人才有着很强的适应性和更好的稳定性，才能适应解决复杂性、综合性和跨学科的档案工作内涵的需要，因此，必须加大人才培养力度，为提高档案人员工作素质创造良好环境。