对事业单位办公室档案管理的若干思考

2015-08-15孙西寒

黑龙江史志 2015年10期

孙西寒

(黑龙江省明水县社会保险事业管理局黑龙江明水 151700)

随着社会的不断发展，市场经济也在快速的发展，那么随之而来的事业单位的档案数量与需求也在不断的增加，从而导致了我国的档案管理工作在很多方面都出现了变化，在我国的事业单位档案管理中，还存在着很多的问题，如果这些问题不能够及时妥善的解决，那么无疑会影响我国事业单位的发展，因此，一定要解决在我国事业单位中档案管理工作中存在的问题，这样才能够跟上时代的步伐，朝着更好的方向发展。

一、办公室档案管理对事业单位的作用

对于事业单位而言，事业单位的档案管理具有重要的意义，主要表现在以下几个方面:能够为事业单位工作的开展提供一些重要的参考资料。在评定工作成果时，通过使用档案资料可以能够准确的评价基层的工作，辅助绩效管理。随着人才的不断引入到各个事业单位以及企业单位，档案管理不仅能够为这些单位提供各种不同的资料，同时也能够提高单位的管理效率。

二、事业单位办公室档案管理存在的问题

(一)档案管理的信息化程度较低

随着信息化的到来，事业单位内部的信息化程度也有着更高的要求，目前电子操控已经成为了一种比较普遍的现象，但是又很多单位没有意识到档案信息化管理的重要性，工作效率被迫降低。很多事业单位的档案都过于陈旧，更新的速度比较缓慢，不能够及时的更新，随着社会的进步，时代的变化以及科技的发展，这就要求事业单位的信息要能够跟随上时代的步伐。

(二)管理人员专业水平低下

在事业单位中，档案管理的工作人员普遍缺少专业的知识，甚至还有一些档案管理的工作人员是由其他行业的非专业人员来从事这项工作，由此可见，这样的原因势必会造成很多不良的结果。任何一个工作都需要工作人员具有积极的工作态度，同样，在很大程度上，一个事业单位发展的好坏与工作人员的态度有重大的关系，在事业单位中，很多档案管理人员在工作中工作态度消极怠慢，不能够在工作中及时的更新档案，严重的缺少责任心，更没有耐心去发现更多的问题，正是因为这些因素的存在，会严重的影响我国事业单位的发展。

(三)档案的管理体系不够完善

随着社会的不断发展，人们对于工作机会的选择也越来越多，一直在一个工作岗位一直不换的情况越来越少，那么即使有人一直坚持一个方位，那么也许存在着退休的问题，或者是其他的情况，那么这些情况势必会对事业单位的档案管理工作存在一定的影响，很多事业单位的档案管理人员在离开工作岗位时，很多工作没有做好交接，就造成了很多档案最后变成了“死档”、“弃档”，这对事业单位很巨大的损失。

三、事业单位办公室档案管理的创新措施

(一)完善信息化管理

1．制定符合事业单位发展的档案管理信息化总体规划

在对档案管理信息化制定规划时，事业单位应该遵循服务于事业单位经济发展的基本方针，结合自身的特点以及发展的目标，通过一系列的调研以及论证，从而制定出有利于档案管理信息化建设的一个近期和远期目标，从而不断的形成一个相对比较完善的网络管理体系，进而推进档案信息化的整体发展。与此同时，事业单位还要注意档案信息化系统实际使用的效果，支持事业单位信息服务目标，充分的促进事业单位的档案管理朝着信息化的方向进一步发展。

2．为档案管理信息化的良好实施建立一个实用的档案信息网站

档案的信息管理部门需要在网站上成立一个档案的信息站点那么档案信息网站的出现是通过网页的形式为档案管理工作人员提供相关的服务，方便档案的工作人员在网络上查询、归档以及下载等。这样的网页服务已经成为了档案信息化管理的一个重要的标志与手段。同时，在事业单位的档案信息化管理中，事业单位管理信息系统又纳入了档案管理的操作系统，从而形成了一个全方位的传送系统，从而能够更有效的实现网络信息资源的共享，有哪次，对于加强档案管理信息化的建设来说，建立一个使用的档案信息网站有着非常重要的作用。

(二)提高专业人员的专业素质

为了提高事业单位的工作效率，就应该定期的对其档案管理的相关工作人员进行相关的工作培训，不断的提高工作人员的专业性，树立他们正确的工作态度，提高对档案管理工作的认识。随着社会的发展，信息化也在不断的普及，因此档案管理人员一定要跟上时代的步伐，而不能由其他非专业人员来替代专业人员的位置。事业单位应该加强对档案的保护工作，提高工作人员的责任意识，定期检查档案的管理情况，在发现问题的时候能够及时的进行补救，档案管理工作看似简单，但是其实是一项非常繁琐的工作，因此，这就要求从事档案管理的工作人员一定要细心、耐心以及具有较高的责任感。