档案信息化的系统性及相关性分析
2015-08-15刘文婧
刘文婧
(黑龙江省有色金属地质勘查七〇六队 黑龙江 齐齐哈尔 161006)
随着档案信息化发展进程的不断加快,有效的提高了档案管理的效率,同时对于档案信息的利用价值的提升也起到了积极的作用。从某种意义上来讲,档案信息化系统等同于档案信息化服务系统,其是对信息服务的特征和价值的有效体现。作为档案实体,其在需求价值上主要体现在历史和凭证等功能上,价值具有持久性、非现行性和稳定性等相对静态的特性。而且信息需求表征上,其具有行为何妨、决策及享用等功能,其价值具有针对性和时效性等相对动态的特征。档案作为信息资源,其被开发利用的程度决定了其价值的实现,而且信息价值随着时间的推移也会不断的衰减,因此需要对档案信息化的系统性和相关性有一个正确的认识,从而更好的提高档案信息化服务系统的可靠性和适用性。
一、档案信息化服务的系统性认识
档案信息化系统包括物质元素、技术元素、社会元素和管理元素,这些元素都是与档案及信息资源的物质形态具有关联性,这些元素作为档案信息化系统中的不同元素,这些不同元素之间按照一定的方式相互联系组成系统的结构,从而进一步决定了系统的功能。通过对档案信息化系统的结构进行优化,从而决定了系统的开放程度及环境功能。而在档案信息化系统中,各要素之间的联系分为确定性联系和非确定性联系两种,这其中档案物质与管理相关的要素之间的联系属于确定性联系,具有较好的稳定性和持久性。而与技术和环境相关的要素之间的联系具有不确定性,其稳定性较差。这主要体现在社会管理层面、技术升级及用户需求等各方面存在着不同的变化,所以相对来讲,结构具有不稳定性。因此,可以说档案信息化服务系统是静态和动态的统一体,档案实体相关的各种基本元素在社会作用和技术方面发挥着极为关键的作用。
二、档案信息化服务系统的相关性分析
(一)管理要素与技术要素的相关性
通过数字化信息资源的组织和利用有效的将档案管理与信息技术结合在一起,而且两者结合后则衍生出服务系统。因此在档案管理工作中,需要将管理按角色进行划分,从而形成最基本的管理元素。而要想描述每一个管理元素则需要从软件组件的角度来进行理解。软件在开发过程中,其是将软件空间的对象形式描述尽可能的接近于现实世界中的实体。这样这就需要在软件设计时尽可能的将管理要素及技术要素在内容、功能和描述上更为接近,从而将管理要素及技术要素有效的衔接在一起,确保实现管理与技术的结构化关联,使管理与技术能够同步。在档案信息化服务系统中,在关联过程中应以管理要素优先,然后以先进技术的应用来引导信息化服务的需求和管理。
(二)属性要素与操作要素的相关性
档案的数字化导致系统内多元化的属性要素,如各种格式的文本、图形图像、音频、视频等。不同的属性要素对应的操作模式不同。这种属性与操作同时存在的异构性导致信息数据处理与利用的复杂性,其组织结构要面对各种不同形式的网络环境、载体形式、软件的设计模式、安全保障方式、硬件的物理构成等。这种要素本身及其相关性产生的复杂性使系统的维护代价非常大,这是影响档案信息化服务系统设计与功能的重要因素之一。为此,可以采用两种模式的关联,一是采用复合文档模式,将文档与对应的操作集成为一休,形成含有自操作功能的信息实体。二是采用标准化描述或转换方式,采用足够的元数据对系统不同类型的属性要素进行基于标准格式的数字化描述,阐明其所需要的软硬件环境。第三种方式为组件模式,将一定类型属性要素通过组件进行封装。组件方式实现属性要素与操作要素的关联是相对最好的模式,一方面可以简化系统的结构,同时可以使系统结构通过组件组合实现动态的效果。此外,该种模式无论从管理角度还是技术角度都相对容易理解和实现。
(三)相关要素的一致性
在档案信息化及利用过程中,由于信息与信源的可分离性,因此在信息化与信息服务过程中,要保持档案实体蕴涵的内容与对应的数字信息在语义上保持一致性也是面临的关键问题之一。档案是非现行或半现行状态下的文件,具有长期不变性的要求,但对应的数字信息在利用过程中必然与计算机内存及网络传输信号相关,从理论上来说任何基于数字形式并存在于计算机内存中的数据都是可以被访问和修改的,只是要求的技术水平和代价不同。因此,为了维护档案实体与对应信息资源的一致性,必然产生各种附加属性,保持这些信息与档案实体相关元素的一致性关联,需要较高的维护代价和管理成本,同时也导致利用效率的降低。这些要素之间的关联应建立在主因素基础之上,在相关技术条件允许的情况下建立以语义为核心的关联模式,通过语义形成能够唯一标识的关键字段建立各相关信息要素之间的联系。
三、结束语
开放性、公共性、高效性、可用性、时效性是信息服务的价值特征,原始性、凭证性等始终是档案基本价值体现。档案的管理与档案的信息化在现代信息技术环境下的结合是为了提高档案的信息价值及档案的管理效率。这也导致了档案信息化服务系统的多元复杂性。只有从系统的角度来深层次理解其构成,通过对关键要素的相关性分析,设计出优化的关联模式,才能更好的确保档案信息化服务系统的价值能够有效的体现出来。
[1]李健.信息理论与技术对档案学的影响研究[D].天津师范大学.2012 -04 -01 .
[2]胡鸿杰.论电子文件的研究视角[J].档案学通讯.2007(2).