浅谈医院实物档案的收集及整理措施

梁华甜

(广东省中山市大涌医院 广东 中山 528476)

医院实物档案是通过特殊实物为载体建立起来的资料，包括医疗、护理与教研过程中收集到的证件、奖状等物品，可以反应医院的发展历程、管理状况、科研能力、精神文明的发展等。随着医院工作模式的不断改革，医疗业务与对外交往活动不断增加，实物档案也在不断扩充，它属于档案资源的关键一部分，把这些实物材料整理之后归档，可发挥积极的作用。

一、医院实物档案的收集措施

1.确定实物档案收集方式

在医院工作中，实物档案是随机形成的，专业的档案管理人员需要对文件资料进行追踪管理，并且每个部门的兼职档案管理员也要配合完成收集和整理工作。通常实物档案在整理之后需要在两个月内转移到该医院的档案室。在转移的过程中，需要做登记，还要严格遵守移交制度，登记的内容有:授予实物材料的组织或个体，接受组织或个体，授予日期，接受日期，实物记录内容与目录。

2.明确实物归档范围

在医院的管理活动中，通过医疗管理、精神文明服务等工作获得的奖章或上级部门颁发的奖励文件，如:奖品、表彰纪念品、荣誉证书等;在进行医疗研究过程中，得到上级部门颁发的获奖资料、专利文件、奖章等实物资料;在与社会进行业务交流的过程中，得到他人赠送的有表彰意义的证书、纪念品等实物资料;上级管理者、社会权威人士等来院参观和检查时得到的表彰证书、题词等实物资料，这些都在档案收集和整理的范围之内。

3.建立实物档案收集信息系统

资料收集工作是一个很严谨的任务，需要各个部门的支持。医院的各部门都成立了资料整理网络，把任务统一交给各部门的兼职档案管理员。在资料收集的过程中，相关职员可以随意进入档案室，对相关实物的管理进行审核与指导。

4.做好重点归档登记

根据资料收集的制度规定，着重安排需要归档的实物资料，并及时登记，从而保障实物档案管理的全面性，完善了医院实物档案的管理，可以为医院撰写院史、举办医院展览等提供相应的材料。医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存档案。此外计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办备存，并保证其真实性。

二、医院实物档案的整理措施

1.建立实物档案集中保管库房

医院实物档案的保存是放置在橱柜内的，然后编排橱柜号和档案号。第一是根据实物特点来放置，一般有:奖章类、纪念品类、录像类等，可根据不同的种类进行不同时期的划分。第二是根据实物级别来放置，将实物材料分为4 个等级:国家等级、省等级、市等级、县等级，按照各种类的数量编排橱柜号，之后将其归置。第三是根据时间来放置，将每年获得的各种实物资料，根据医院各部门的特点进行排序，方便管理。

2.实物分类

①本单位的集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等。

②公务活动中获赠的纪念品。

③上级领导知名人士的题词字画等。

④本单位自形成以来使用过的牌匾、停用的各种印章、各种重大活动中形成的纪念品和宣传品。

⑤其它有保存价值的实物。

3.排列与编号

医院实物档案的归置点并不集中，在排序的时候可根据日期和地点来分类。为更好地对档案资料进行管理和统计，根据《广东省机关档案分类方法》、《中山市大涌医院档案分类编号方案》，实物档案(代字K)字母来代表，2010年以前，实物档案分的编号由大类代字+属类代号+件号组成。例:K 1/1。2010年开始，实物档案不再分属类，分年度按件整理，其编号的结构模式为:大类代字+年度+ 件号。例:K 2010/1。实物档案目录包括归档编号、颁发机构、日期、数量、管理年限等。在编写目录的时候需要重点标注一些题目模糊的实物，记录具体的颁布日期。此外所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在《档案目录》中，以便查阅。

4.粘贴实物标签

对粘贴实物标签的设计要注意美观性和统一性，同时也要保证粘贴的稳定性。另外还需要把不同材料的实物归置在恰当位置上，像锦旗可粘贴在挂杆上，凹凸不平的木质材料需要放置在稳定的地方(确保实物不受损)，普通平整的木质材料需要确保标签粘贴稳固。为了方便查阅，归档的荣誉类材料不仅可分为可折叠类与不可折叠类，还可把不可折叠类的实物根据序号来编排，将其分为牌匾类与非牌匾类。在粘贴时需要把标签露出来，可折叠类的材料需要放置在铁柜中。容易打碎的实物可放置在不易移动的地方。个别需要放置在户外的实物，档案管理员要经常查看，确保标签完整和洁净，保证登记内容详细，并做好及时修复工作。

三、结语

总之，因为这些年来医院在实物档案管理方面没有足够的了解，主要关注文书资料和其他类型材料的收集，所以实物档案管理还有不完善的地方。医院工作人员也意识到实物档案是档案管理的重要一部分，所以根据医院的具体情况，完善实物档案管理的手段，确保实物档案管理全面性、规划化，做好档案管理工作，可促进医院实物档案管理工作得到更大的发展。

［1］梁耀祥.探讨医院图书馆对数字声像资料归档的管理［J］．咸宁学院学报，2012，(05)．

［2］鲁席临.医院实物档案收藏难点及对策［J］．中国科技信息，2011，(08)．