档案管理潜存问题及解决方法

2015-08-15严伟

长江丛刊 2015年34期

严伟

一、档案管理工作中潜存问题分析

（一）对档案重视度较低

长时间以来，有很大一部分的领导干部在档案的认识上有着严重的错误认识，总觉得档案管理也就是简单的抄写一些事务仅此而已，并未将档案管理工作作为单位的重要事务，因档案相关工作并不会给单位创造任何的社会经济效益，只要做到不丢失、不泄密、及时查档就可以了，这种忽视档案管理工作重要性的错误认识现在看来，早已不能够满足目前单位对档案的实际需求。

（二）档案管理力度不足、管理水平较低、管理方法滞后

在目前很多单位中，档案管理人员并未接收过正当严格的档案知识学习及专业培训，他们根本不了解档案工作的重要意义以及对档案管理、档案资料搜集、归档、装订上的具体要求，档案搜集观念十分薄弱，很大一批的档案工作人员担任多种职位，档案管理工作上并未投入过多的精力，平时的时候也仅仅是把档案放在匣子里，未做好档案及时归档处理，这便会致使档案管理水准大大降低，并且档案材料在真实度及精准度上无法完全保证。

（三）档案室硬件环境设备不完善

档案管理工作中所需的必要设备并不完善，一些单位根本并未设置专门的档案室，一些单位虽然有档案室，但是空间过于狭窄、潮湿，使得档案材料发霉变质，虫蚊滋生，致使档案的完整度及外在形象受到严重的破坏。

二、档案管理解决方法

（一）提升档案管理工作人员的综合素养

档案管理质量水平将在很大程度上与档案管理人员息息相关。档案管理工作人员一定要努力的提升自己的专业管理水平，可以自学、也可以去参加一些相关方面的管理培训，了解档案工作各方面的实际需求，更好的把握档案管理正确的有效方式，这样才能够促使自身工作效率及档案质量得到最大限度上的提升。学会不断的探寻全新的档案管理模式，将档案变得更为实用，这样才能够为我们的社会供应丰富的有效资源。

（二）创建完善的档案管理机制

档案管理机制的创建需要严格遵守以下基本准则

（1）档案管理制度的创建需要展现出科学合理特征。在创建档案管理机制的同时需要从单位的具体特征、档案管理现实需求出发，根据自身单位对档案管理的基本需求入手;

（2）简单实用。所确定的档案管理机制一定要便于操作，以简单实用为准，具有较强的可操作性，这样才能够促使档案的作用得到最大程度上的发挥;

（3）坚持制度约束的双向性。制度的制定是对领导与员工的共同约束，要明白，单位领导的日常行为方式及外在形象表现将在很大程度上关系着制度的执行效果，一个单位当中，职工构成了一个集体，集体当中的每一员都将是制度的受约束着以及执行者;

（4）坚持制度执行的严肃性。档案部门作为档案管理制度制定的主要机构，同样也是制度的执行机构，档案制度在具体执行的过程当中一定要保证赏罚分明，这样才能够展现出制度的权威性;

（三）完善档案基本性能

对于目前的档案管理工作来说，需不断地完善档案的基本性能，促使档案中能够登记更为完整客观的真实内容。这就需要对档案的基本性能重新作出定位，需托增档案中所包含的主要内容，增加一些对本单位有用的档案性能，促使其更好的为本单位所服务。

（四）采用信息化管理方法

在目前的社会发展过程当中，信息化是一显著的特征，在信息化的大趋势下对我们的档案管理工作提出了全新的准求。最大限度上运用现代化的先进科学技术及全新的管理方法，促使档案管理水准及管理效率得到大幅度提升，促使档案信息化管理的早日实现。截至目前，在世界发达国家的档案管理工作当中，早已大范围的使用到计算机技术，由此可见，我国实现人事档案计算机辅助管理是必然的。

（五）加强服务理念提升服务水平

加强档案管理工作人员的服务思想观念，促使服务水平得到较为显著的提升是非常重要的。在档案管理工作人员心目中要牢固树立‘工作就是服务’这一正确的思想，要将“增强服务意识”和“主动服务”作为日常档案管理工作的基本出发点，以正确的服务态度，树立创新意识，提升服务质量，这样才能够促使档案信息资源的重要作用得到有效的发挥，使其更好的为社会主义现代化建设所服务。