关于新时期企业档案管理的几点探讨

杨丽斌

摘 要：随着当前经济的不断发展，信息方面的需求量也愈来愈多。在企业的档案管理过程中，企业在档案管理方面的制度也在进行着不断的改革，在新时期的新技术的引入过程之中，档案在管理方面也产生了较多的问题和挑战。本文主要分析了档案管理在企业当中的现状及所面临的问题，并且在这个基础之上提出一系列的解决方案。

关键词：企业；档案管理；现状分析

在新的背景条件之下，企业在档案方面的管理工作如何适应时代的要求，如何较好去完善档案方面的体系建设，更好记录企业当中的发展历史情况、服务企业中的建设事业，根本出路就需要进行思维的创新以及管理的创新。故而，需要进行做好档案方面的管理工作，促进企业日后更好的发展。

一、增强档案管理工作的意识

（一）历史文化给档案方面的管理工作带来的启示

档案资料是一项宝贵的资源，起初是源于史家的笔录，他们客观的记录了那个时期所发生的政治方面、军事方面、科学方面、经济方面、自然方面、学说理论等相关事实的真相和一些理论方面的体系。一直到现在，仍旧是延续着这方面的理念。也就是说，作为一种文字方面的资料，它必须是真实的，具有权威性的特点，这些方面的特点也就决定了它是其他资源无法替代的。在实际的操作过程当中，需要保证相关档案资料的完整及资源体系方面的全面性。

（二）在实际工作之中加强档案方面的管理

在查阅利用档案的过程当中，它的每一个对象都是独立的个体，因而，需要满足每位档案查阅者的要求，在这个过程当中，信心是最重要的。同样，责任心是其基础。因为就档案方面的管理工作而言，它属于服务性的工作。随着当前的业务工作的发展以及扩展，档案的利用率愈来愈高，没有强烈的责任心就无法做好档案方面的管理工作。

二、加强多渠道到对于档案来源的开发以及利用

随着时代进步的步伐的加快，档案方面的工作要从多渠道进行档案来源的开发工作，从一种新视角、新思维去认识档案资源方面的涵盖面，进而开发一种更有价值的资源方面的渠道。

（一）开放性的渠道

在实际的工作当中，应当对于企业的荣誉方面的情况做好记录，将档案方面的工作人员的视角做一些拓宽，比如，建立照片方面的档案、电子方面的档案。档案记载的主要是企业的生产方面的活动以及经营管理方面的活动，在档案的管理方面，它的主要内容是记录企业具有较高价值的知识以及经验，同时还需要去挖掘企业档案隐含的隐性方面的知识以及显性方面的知识，发挥它的最大价值，进而改进企业在创新方面的能力，进一步提高企业方面的运行效率以及职员在技能方面的素质。因而，这就需要相关的工作人员提高在档案方面的管理能力，在这个过程当中，需要利用好数据的挖掘技术以及商业智能的方式，进而对档案的资源库做一个深度的挖掘，比如，安放在关系数据库之中、文件服务器之中等。通过这些方式的采用使得知识能够在外部以及内部都能进行共享以及发布。也就是说，在网络的背景条件之下实现档案方面的管理。网络的环境背景之下进行档案方面的管理主要就是一种知识方面的管理。这种方式的转变与传统的档案方面的管理是有明显的差别的，档案方面的信息资源大多是以数据库以及信息库等形式出现的，除了一些纸质方面的档案之外，网上的档案方面的信息还包括图形信息、图像信息、声音信息、视频信息等。因而，在这一背景条件之下，档案方面的管理对象趋于多样化，其方法也愈加智能化。管理的范围也进一步的扩大，将它与知识方面的管理以及信息方面的管理密切融合起来。传统的档案方面的管理主要强调的是档案在文献特征方面的描述，而网上的信息资源主要是深入到了档案所涵盖的知识的单元以及信息单元之中。这些方式的转变对于档案方面的管理人员而言是一项全新的课题。

（二）研究性的渠道

历史的过程是不会再次显现的，同样，历史的资料也是不能再次获得的，因而，这就需要相关的工作人员再去进行资源渠道的开辟，也就是科学的研究成果这个渠道。通过这种方式的采用能够弥补一定的资源上的断流，也能够形成另外一种较为独特的资源的源头。所以，在实际的工作中，就需要利用好现存的档案方面的资源，使得更好的服务于相关的使用人员，进而为领导在制定战略方面提供高效的查阅方面的资料。

三、选择有效的档案方面的管理方式

（一）做好档案以及各种资料的搜集工作

在实际的工作过程当中，应当做好档案以及各种资料的搜集工作，对于在归档范围内的档案，不管它的载体形式，特别是声像方面的档案包括了各式各样的照片资料、录音资料、录像资料等，或者是计算机为依托形成的各式各样的电子方面的文件资料，都应当做好搜集的工作。

（二）运用科学管理室做好档案方面的工作

档案方面的管理工作也可以算是一种知识性的劳动，同样，对于它的保管而言，是一项十分讲求科学性的作业。对于档案方面的整理工作、编目工作、编研工作都将作为一种知识劳动进而引起了高度的重视。在这样的背景条件之下，就需要相关的工作人员对档案的保管做到完好无损，尽最大力量延长档案的使用寿命。在这个保管的阶段中，要避免人为方面的破坏或者说是任意的丢弃，一定要做好档案的安全方面的的工作。同时，需要对相应地的保管条件做一个改善，对于库房方面的建设应当要做到布局合理，同样，也需要具有适应以及经济等方面的特点，就档案设施来说，需要有助于档案方面的保管以及查阅。

（三）对于各种档案应当开放利用

档案方面的管理人员应当树立一种新的档案观念，在这个阶段当中，要抓住好机遇。依据客观存在着的来自多方面的需求，寻找一种较为适用的档案，最大化地去满足相关人员在这方面的需求。并且要将其指导方面的功能、监督方面的功能做到充分的发挥。通过这种方式的采用，才能够使得知识经济与档案方面的管理工作做到相辅相成。

（四）加强档案方面的信息化建设

在当今的信息化的社会，需要加强企业的信息建设的进程，进而建立一种较为科学完备的信息方面的系统以及便捷的信息交流方式使得企业在经济方面的发展、科技方面的进步以及事业方面的战略举措的更为科学的制定。随着当前企业当中的办公自动化系统以及企业管理的信息系统的进一步应用，档案方面的管理系统作为整个系统当中的子模块，它也迈上了一个崭新的台阶。数字化的这一方式的转变向传统的档案方面的管理模式以及理论提出了一系列的挑战，档案方面的信息服务所呈现的作用也日益突显。档案管理作为企业的基础管理工作中的组成部分，也应当跟上时代发展进步的步伐，做到与时俱进，并且进一步加强以及不断完善企业的档案方面的管理工作，建立信息化形式的档案方面的意识，通过这种方式的采用，促进企业经济不断发展，制定出更为高效合理的战略规划。

四、结束语

从当前的趋势来看，企业在档案方面的管理工作是一项基础性的工作，虽然它和企业在生产方面、管理方面以及经济建设方面没有直接的关联，但是，它却是每项工作的全部。借助档案能够掌握企业的历史情况，总过经验教训的总结工作，对未来企业的发展规划也有一个预见的作用。因而，需要根据时代的发展条件，对档案方面的管理工作应当做到创新，进而提高这方面的效益，使得档案方面的管理工作更为高效科学的开展。

参考文献：

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[2] 李莹.如何加强新时期企业档案管理工作[J].华章，2013（16）：290-291.

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