档案管理信息化条件下的档案管理现代化策略

2015-08-10磊四平市山门水库管理处吉林四平136001

科技传播 2015年10期

刘　磊四平市山门水库管理处，吉林四平　136001

刘磊
四平市山门水库管理处，吉林四平136001

摘要随着社会的发展，科技的进步，传统的档案管理已经不能满足时代发展的要求，因此需要根据当前档案管理的实际情况对其进行调整改进，进而提升档案管理工作效率的提升。本文主要从如何实现信息化条件下的档案管理的现代化，以及在实施的过程中需要注意的问题两个方面进行简要的分析。

关键词档案管理；信息化；现代化

随着时代的不断进步，档案已经在逐步实现信息化、现代化的管理。但随着科技的不断进步，管理理念的不断更新，使信息化下的档案管理的现代化成为档案管理的未来走向。因此，档案管理部门一定要看清时代发展的趋势，根据时代发展的需要结合档案管理的实际情况，对档案管理进行改进完善，从而提升档案管理的质量和水平，增强档案管理的工作效率。

1　实现信息化条件下档案管理现代化的措施

1.1 改革传统档案的管理模式

实现信息化条件下档案管理的现代化，需要对传统的档案管理模式进行改进，为此需要从以下几个方面着手：第一，将传统的纸质档案信息转变为电子信息。传统的档案主要是以纸质、录像、录音等形式进行收集管理的，都是档案管理人员人工进行操作的，因此档案管理人员的工作内容量不仅大而且还非常繁琐，因此对档案管理人员的要求也比较高。尤其是在档案资料非常多的情况下，档案管理人员的工作就需要较多的时间才能完成，并且效果还不能保证。因此应该将传统的档案管理输入为电子档案的形式，这样不仅可以降低档案管理人员的工作难度，还能有效提升档案管理人员的工作效率。不仅如此，电子档案与纸质档案相比还具有不易磨损，保存时间更为久远等优点，而且一旦纸质档案丢失，电子档案还可以作为备份，保证档案管理工作的正常有序开展；第二，实现档案存储方式的转变。新科技的不断进步，也改变了档案存储的方式。传统的档案在进行存储管理中，需要花费较多的人力和时间，而且还需要有场地的支持。新的存储方式的出现，使档案资源能够在较小的空间内实现对较多内容的存储，对于档案资源的高效管理具有重要意义。随着数字化管理的不断深入，档案资源也需要实现数字化的转换。将电子信息资源进行数字化的管理，不仅可以提高档案管理人员的工作效率，还有效的实现了资源的合理配置与优化，进而对于实现档案资源的现代化管理。

1.2 建立现代化的档案信息管理系统

要想实现档案资源的现代化管理，还需要档案管理部门建立自己的信息平台，进而为档案工作的管理提高便利。为此，需要档案管理部门在建设网络信息平台时，注意以下几个方面的内容：第一，建立科学的管理程序。计算机管理程序的设定，对于未来档案管理工作的开展具有重要意义，因此相关管理设计人员在进行该模块工作时，需要结合档案管理工作的特点，以及档案馆的实际情况进行设计，保证档案管理人员能够迅速掌握，推动工作的顺利开展。第二，根据档案管理的工作内容，对网络信息平台的各项功能进行设定。在设计时主要以工作的高效开展为主要目标，进而为提升其工作效率和工作质量做出贡献。第三，建立健全的安全防护系统。由于档案工作具有较强的机密性，内容一旦被泄，后果不堪设想，因此需要相关设计人员一定要加强对该信息平台的安全维护，保证档案信息的安全。

1.3 完善档案管理体制

随着当前档案管理方式的转变，管理内容的变化，原有的档案管理体制已经不能适应当前的档案管理，需要对其进行完善。为此，相关部门需要从以下几个方面进行改进，从而实推动信息化条件下的档案信息的现代化的实现。首先，相关部门要根据当前发展的现状以及档案管理的实际情况，将现代化信息技术体现在当前的档案管理原则以及条例之中，进而使档案管理人员在开展工作时具有可遵循的依据，从而保证工作的有序开展，保证档案管理工作的水平和质量；其次，加强各档案馆对数字化、现代化管理的重视。当前一些档案管理部门虽然引进了相关的技术设备，但却仍将人工操作作为主要的管理方式，从而导致资源的浪费。因此需要相关部门加强对档案管理工作现代化的重视，积极将现代化的管理模式应用到档案管理之中，从而避免造成资源的浪费，提升其档案管理的水平。

1.4 提高档案管理人员的自身素质

信息化条件下档案管理的现代化的实现主要依靠的力量就是档案管理人员，但当前的档案管理人员在现代化的管理方面仍存在一定的欠缺，因此需要相关部门加强对该方面内容的管理，从而推动档案管理现代化的实现。为此，需要档案管理的相关部门从以下几个方面着手进行：第一，加强档案管理人员的专业知识积累。现代化的档案管理也需要现代化的档案管理人员，需要档案管理人员具备多元化的知识结构，从而更好的推进工作的开展。为此，要求相关部门通过培训等方式，为档案管理人员学习先进的管理理念，丰富自身的专业知识创造条件。同时，要求档案管理人员要自觉的对当前新的知识与内容进行了解与掌握，从而实现对自身素质的完善。第二，加强档案管理人员专业技能的学习。随着档案管理工作的不断改进，计算机等先进的管理技术与设备也逐渐引入到档案管理之中，档案管理人员需要根据档案发展的情况，以及工作的需要，努力学习相关的技能，从而帮助档案管理人员开展高效率的工作创造有利条件。第三，增强档案管理人员的安全意识。档案管理工作与其他工作不同，需要档案管理人员具有较强的保密意识。为此，相关部门需要加强对档案管理人员该方面的培训，增强档案管理人员的重视程度，通过签订保密协议等方式，约束档案管理人员的行为，进而达到保护档案的目的。

2　实现信息化条件下档案管理现代化需注意的问题

信息化条件下的档案管理现代化是时代发展的必然趋势，要求档案馆要顺应时代发展的趋势。但在实现信息化条件下档案管理的现代化过程中，需要相关部门注意以下两个问题：第一，要用长远的眼光看待问题。信息化条件下的档案现代化管理是一个较为复杂，并且需要较长时间才能实现的，因此需要档案馆能够以发展的眼光看待问题，推动现代化管理的实现；第二，做好各方面的协调工作。实现现代化的档案管理，需要档案管理部门对各方面都做好协调组织，从而为现代化的档案管理创造有利条件。