浅谈卫生和计划生育局档案管理现代化

李滨

吉林省四平市铁西区卫生和计划生育局

浅谈卫生和计划生育局档案管理现代化

李滨

吉林省四平市铁西区卫生和计划生育局

本文结合实际，深入分析卫计局档案管理中存在的不足和问题，并对实现档案管理现代化的举措进行初步探讨。

卫生和计划生育局；档案管理；现代化

计划生育是我国未来几十年发展的基本国策，且将伴随着法治国家的建设，逐步走向规范化、制度化、法治化，给计生执法提出了更高的要求。与此同时，卫生执法直接关系着群众的生命财产安全，其执法强度、执法严度受到社会质疑，未来执法将逐步加大力度和准度。要想确保卫生和计生执法更加规范、依法，最关键之一就是要确保执法档案管理的制度化。

1 卫生和计划生育局档案管理现状

1.1 缺乏归档意识

卫计局执法业务和执法力量多数在最基层的政府部门，且计生执法多数地方是委托乡镇开展执法活动，执法人员的散、乱，且业务能力、习惯素质较低的现状为档案建立埋下诸多隐患。如，很多乡镇政府或街道办事处均以收缴罚款为主，在办理案件中擅自改变办案程序，或者不依法依规建立完善执法档案，导致案件后期归档非常麻烦，且往往存在诸多漏洞，经不起时间的考验。卫计部门对现代化档案管理认识不清，缺乏创新意识和胆量，制约了档案在案件查办和处理中发挥积极作用，也延缓了档案管理走向现代化的步伐。

1.2 缺乏管理人才

由于卫计局执法多数属于委托执法，执法现场和执法材料的收集均是被委托单位直接进行，卫计局执法人员亲自参与案件处理的较少，因而就需要专业性较强的档案管理人才指导被委托单位完善执法卷宗。然而目前卫计局的档案管理多数是依靠即将退休的老同志或者聘用的社会人士进行管理，缺乏专业人才，以致档案管理工作始终是存档容易、查档难，档案管理工作进展缓慢。

1.3 技术设备落后

实现档案管理现代化其标志就是实现智能化，这不仅需要专业的人才，还需要配备先进的技术设备。目前卫生和计划生育部门多数是采用传统的手工存档，严重缺乏现代化的档案管理设备。这也导致卫计部门档案管理工作又苦又累又不出成绩，人才引进困难且留不住年轻人。

1.4 基础工作薄弱

导致卫生和计划生育局基础薄弱的原因较多，有历史因素，也有客观因素，还有主观因素，主要反映出的是大量的档案卷宗缺乏逻辑，案卷质量偏低，且在检索方面非常落后，查出的资料可用性不强。同时，由于国家政策的调整，卫计局档案管理规范长期无法统一，卷宗千变万化。

2 推进卫生和计划生育局档案管理现代化的建议

实现档案管理现代化的主要内容包括四个方面，一是档案管理技术现代化。即运用现代信息科学技术，将档案的记录、存贮、整理、加工、查找、交流、传递等装备起来；二是档案管理组织现代化。即运用现代管理理念管理档案；三是档案管理人员现代化。即要有专业的管理人才；四是档案管理智能化。这是伴随着“互联网+”战略的推广，为档案管理提出的新的要求，是实现档案管理现代化的主要标志。结合上述内容，笔者对推进卫生和计划生育局档案管理现代化进行分析研究。

2.1 更新理念，充分认识档案管理现代化的重要性

各级各地卫生和计划生育部门需结合现实，及时吸纳社会先进的档案管理理念，对过去以存储为主的档案管理理念进行丰富加工，并根据本单位本地区特点制定档案管理工作发展短期和长期规划。各单位领导应当充分认识到现代化的档案管理对具体业务工作开展和服务群众方面的重要意义，认识到档案分析、档案交流以及档案传递的重要性，在现代化档案管理技术设备投入方面预算更为充裕的资金，确保档案管理能跟上群众对卫生和计生的服务要求，最大限度的发挥档案的信息作用。本处谈更新理念而不是改变理念，主要缘由是档案管理的根本作用并未发生改变，而是发生拖延，即不仅仅再是片面的存储和查询，而增加了分析、研究、交流、传递等重要作用，因而需要各级领导干部充分认识到新增作用的重要性，为推进档案管理现代化提供良好的物质和人力保障。

2.2 狠抓规范，全面夯实档案管理基层基础

基层基础薄弱是卫计部门档案管理最痛的伤害，规范档案管理工作需要专业人员参与，并制定较为详细的制度，对档案管理各个方面进行内部规定。做好档案管理规范主要包括四个方面的内容：一是规范的文书。通常上级对口部门会根据卫生和计生执法实际提供参考文书，但由于该类文书较为全面，不一定完全符合本地区实际，应当首先由执法指导科室对相关文书进行规范，在执法中也应当对没有用到的执法文书及时进行清理，避免执法文书空白入档现象。二是规范的制度。除执法档案外，还包括财务、组织人事以及文件印发等常规档案，因而应当根据每类档案制定统一的、规范的制度，要求归档人员按照要求进行归档和查询，确保档案逻辑清晰、目录明白。

2.3 落实制度，明确各科室队职责

档案管理是单位集体的工作，并非某个人或某个科室的工作，这应当成为卫计局各科室队的统一认识。应当严格落实制定好的档案管理制度，各司其职，形成系统化的档案管理网络，确保每份档案入档明白、出档有痕，每份数据分析真实、有用。

2.4 强化保障，着力保障人才和设备的现代化

正如前文所述，现代化的档案管理离不开现代化的科学技术和管理人才。各级领导应当结合卫计部门的工作实际，针对其繁琐、复杂以及关系群众切身利益等特征，在档案管理人才引进方面给予大力支持，强化培训工作，并尽量使用在编人员，确保信息保密。在设备采购方面，应当按照上级要求统一制定采购计划，添置现代化设备，确保上下级信息沟通畅通。

卫生和计划生育局是由原卫生局和计划生育局合并而成，其业务工作设计医疗、食品、水资源等多种行业，关系着每个群众的切身利益，既繁琐、复杂，又非常关键、重要。做好卫计局的各项业务工作的重要保障是做好档案管理，利用现代管理理念和科学技术手段进行智能化管理档案，为业务工作的开展提供数据和材料支撑。

[1]戴淑娟.计划生育档案管理创新及档案管理数字化问题探讨[J].科学中国人,2014,14:55.

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