项目电子信息管理系统在工程项日管理中的运用

邓昭君

[摘要]建设工程项目电子信息管理系统是基于互联网的项目目标控制信息平台系统。其主要功能是通过对项目管理有关数据进行获取，收集，记录，存储，过滤，利用项目信息流跟踪，实现工程项目参与方对项目进行信息沟通管理。项目电子信息管理的核心意义在于实现项目管理数据的统一定义，集中存储，提高项目管理数据处理的效率，从而实现工程项目管理的顺利高效运行。

[关键词]信息管理系统;工程项目管理;数据处理

文章编号：2095-4085（2015）02-0101-02

中图分类号：TN948. 61

文献标识码：A

1 工程管理信息化与电子信息管理系统在工程管理中的运用现状

工程管理信息化是指工程管理信息资源和信息技术在工程管理中的开发和利用，它可以帮助我们了解项目中大量有价值的组织、管理、经济、技术和法规信息，项目实施其项目的目标控制，和项目建成后的项目运行维护，更可方便获取类似项目的正反两方面经验和教训，提高建设工程项目的经济和社会效益。这其中电子工程信息管理以其信息传输的数字化和信息处理的变换的程序化大大提高了工程信息数据处理的准确性，保真度和保密性，同时提高了数据传输的抗干扰能力，使其不受时间和距离限制，使得信息获取更加便捷。

目前因建筑企业的不重视，建筑工程的信息管理意识薄弱。很多企业认为信息管理包括档案信息是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为档案管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，造成很多建筑工程档案资料管理的体制趋于形式化。由于我国工程项目管理存在地区性差异，各地各部门管理规章不尽相同，工程项目管理参与方，管理方跟地方政府也大多分头管理，沟通不畅，其信息组织、管理方法大多还停留在传统的手工模式上，更加导致工程项目管理的信息化水平参差不一，尤其是建筑业信息技术的开发和应用效率较低。因此，如何提高工程行业项目管理信息化水平，尤其是大型国有工程建设施工企业在目前“中国建设走出去”和“一带一路”基础大开发的大好机遇下，优化工程项目信息利用，做好项目管理，是亟待解决的重大课题。

2 工程项目电子信息管理系统的建立

首先，成立专门的项目信息管理部门，负责编制和在项目执行的过程中根据实际需要及时更新信息管理手册，并检查督促其在项目运行过程中有效执行。同时建立和维护信息处理工作平台即电子信息数据库，做好项目人员信息管理相关知识培训。作为信息管理中枢，该部门既要协调组织项目各方的信息处理工作，又要负责工程档案管理。这种全方位的信息管理应当贯穿项目实施的全过程，即项目的决策期、设计期、施工期、试车期、运营和维保期。工程项目信息因其工程管理的专业性特点，决定了管理这类包括经济型档案（如项目可研报告，资产评估报告等）和科技档案型（如竣工图，质量报告等）信息的部门及人员必须接受相关的专业培训。

其次，要建立健全工程项目信息管理统一规则，即项目信息管理手册，以规范项目参与各方的信息管理工作，明确各自的管理内容、管理方法、责任人员，和工作成果要求。例如：信息管理的任务，职能及责任人分工，信息分类表，信息的编码体系，信息输入及输出版本模型，信息流工作流程图，信息管理电子平台，各类信息文件的格式及报告周期，信息管理保密制度等。在项目开始阶段就此应做好沟通，明确各层面信息，落实并统一标准，为项目信息管理奠定规范的基础，也是工程项目电子信息管理的重要基础数据。

除此之外，信息管理部门必须会同IT团队建立起工程项目信息管理门户。这是项目电子信息管理的主要工作平台，实现项目信息管理的重要手段，为.包括工程项目业主方、工程管理咨询方、设计方、施工方、供货方在内的各个项目参与方在互联网平台上提供个性化项目信息的单一入口，和一个高效率信息交流、共同工作的在线项目管理环境。并且合理设置规范的基础信息及合理高效的在线信息工作流，让参与项目的各方在任何地点任何时间都能准确无误地获取并利用职能范围内的项目信息，以方便各项工作有序开展和推进。

3 工程项目电子信息管理系统的维护 和利用

3.1 在用户管理的开发和设置方面

根据在项目实施过程中的职能定位，项目各参与方包括业主方，管理咨询方，设计方，施工方，供货方，政府主管部门，都将陆续参与到项目中来成为项目电子信息管理系统的用户。系统管理员可以针对每个用户的职能为其及时提供电子信息管理系统的登录用户名和密码，并且对每位用户的浏览、发布、信息下载权限进行设置。对于项目实施的过程中发生的人员调迁，岗位变更，公司资料调整，及管理架构改变等引起的用户信息更新，必须第一时间完成其在电子信息系统的账户更新。

3.2 在确保工程项目信息的真实性，有效性，完整性和一致性方面

工程项目中的文件信息是整个工程相关数据的真实记录，所以在项目执行的各个时期都应该及时记录工程相关信息，成套归集并录入电子信息系统，确保每阶段的文件都不丢失并及时更新发布。对于同一信息不同的记录形式，例如底图与蓝图，档案原件与缩微平，纸质文件与电子文件等，都应在电子信息管理系统中加以区别和记录。随着建筑物的改扩建，处于不断变化之中的信息，电子信息管理系统也需要及时补充与更新。

3.3 在信息管理，文件形成方面

电子信息在生成时易于修改，更无需抄稿，誊清之劳，还可以根据需要便捷地制作图表和多媒体等多种形式的文件，将文字，数据，声音，图形，影像等工程重要信息资料及时正确地保存。

3.4 在信息处理管理与传递方面

电子信息系统登记快捷省时，便于多种方式检索查找和贮存。由于信息存贮相对集中透明，信息流扁平化，可以同时满足不同用户在不同地点的信息存取和利用.

3.5 在信息分类检索方面

电子信息系统能够提供深层次、多途径的随机检索可以大大提高工程管理信息的利用效率，方便形成相关数据报表，及时实现工程项目信息流监控，为可能出现的质量、安全、工期、费控等工程管理方面的隐患提出预警，为项目参与各方提供决策依据。检索目录的常见分类包括文件类型，主题名称，生成日期，专业类别，分项分部，保管期限，制作单位等。

3.6 信息整理和文件归档方面

项目电子信息系统可以将文件准确完整地存贮与计算机内，减少了物理空间和管理成本。经过分类整理后，非常方便交竣工阶段和后工程时期的工程信息数据移交跟信息再利用，为工程本身改扩建，市政相关建设调整，类似工程项目的提供有效借鉴。

4 工程项目电子信息管理系统的信息 安全管理 由于电子信息的工程项目的信息安全应从多方面多层次考虑，比如制度安全，技术安全，存储安全，传输安全和服务安全等等，主要涉及处理电子信息的以下几个方面：

（1）硬件安全：指的是计算机，打印机，扫描仪，绘图仪等硬件设施的质量，使用管理，和环境等。

（2）软件安全：是指操作系统，应用软件安全，有效防控病毒和后门等。

（3）网络安全：如信息保密，授权控制，跟防止黑客攻击等。

（4）数据安全：是指有效避免误删不当格式化等误操作，泄密，恶意操作等。对于机密信息，应当设置口令密码或群组授权。

5 结束语

本文从项目信息的建立过程、系统的日常维护使用以及项目信息的安全管理等角度阐释了工程电子信息管理系统的主要特点和优势，通过电子信息管理系统的开发运用可以有效提高建设工程的项目的管理水平。

参考文献：

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