基于数字化校园科研协作平台的研究和建设

严小英　罗悦　谢明慧

摘要：科研管理已成为高校信息化体系建设的一个极其重要的组成部分，实现科研项目的无纸化管理、提高工作效率，已成为各院校科研管理工作的发展趋势。该文在分析高校科研管理工作现状的基础上，以加快高校科研管理信息化进程和提高科研协作为目标，对基于数字化校园科研协作平台的实现及应用优势进行了详细分析。

关键词：数字化校园；协作科研；协作办公

中图分类号：G434 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）12-0056-04

The Research and Realization of the Research Collaboration System Based on the Digital Campus

YAN Xiao-ying，LUO Yue，XIE Ming-hui

（Chengdu University of TCM， Chengdu 610075，China）

Abstract： management of research has been the important part in Construction of university information system， and it becomes the trend in development to realize the paperless management to improve the work efficiency in the works to scientific research management of each academy. To quicken the informatization process of scientific research management in colleges and universities， based on analyzing the present situation of works to scientific research management in colleges and universities， it analyses the realization and application advantages of the research collaboration system based on digital campus in detail.

Key words： digital campus； collaborative research； collaborative work

随着国家对科研的日益重视和投资力度的增强，高校作为国家科学研究、知识传播和物化的前沿阵地，承担着大量科研项目。高校的科研工作作为全社会科技活动的一个重要组成部分，由于科研工作的客体、内容、条件存在着不确定性，因此它具有一定的复杂性和特殊性。高校科研项目数量的增加、规模的扩大和类型的多元化，也使得各高校和科研管理部门的科研管理工作正面临着严峻的挑战，加上科研工作与学校各部门的协作性要求，传统的科研项目管理模式已经无法满足日益复杂化的科研工作，迫切需要一种现代化的手段来提高科研工作效率，更好地完成学校各部门与科研管理部门的协作。如何解决高校科研相关工作和人员的管理问题需要大家进行深入的探讨[1]。本文将讨论通过开发和使用科研管理系统来促进科研协作和提高科研管理效率。

1 高校科研管理工作的现状

科研水平已经成为衡量高校综合实力的重要标志之一，科研是高校充分发挥教学和社会服务职能的基础。对教师来说，通过科研可以拓展教育科学知识、解决教育教学中的问题、提高教师对自身价值的认识和教师素质，对学校来说，通过科研来全面提升高校的教学水平与教学质量已成为一种趋势，科研作为学校教育教学的第一生产力，越来越显示出它强大的生命力，高校的科研能力直接影响高校学科结构、师资水平、培养质量以及高学历培养等软实力结构[2]。然而，目前科研管理工作的流程主要是以纸件或电子文档为依据，大多数高校科研管理工作很大程度上还要依赖手工操作，通过Excel、word等办公软件来进行科研数据信息的管理，这种方式花费科研管理人员大量精力和时间，却难以保证数据的准确性，并无法及时有效的掌握最新的科研情况，为领导进行科学决策带来一定的影响[3]。同时科技处和广大科研人员以及各院系部门科技秘书之间缺少一种快捷高效的沟通方式，科研人员不能及时了解到学校当前的科研情况，难以了解其他同事的科研状况，并无法与之进行有效而必要的沟通，导致科研资源不能得到合理的配置和利用，科研信息传递速度慢，降低了科研人员和科研管理工作者的科研积极性。由此看出，传统的科研项目管理模式已经无法满足科研人员日益增长的需求。如何加强科研信息的管理、提高科研信息管理的质量、降低科研管理的成本，实现科研活动的协协作性，是我国高校科研管理工作者目前面临的重要问题。

2 科研协作平台的建设

如今，国内许多高校掀起了全面信息化管理的浪潮，其对高校的发展起着至关重要的作用，科研管理已成为高校信息化体系建设的一个极其重要的组成部分，实现科研项目的无纸化管理、提高工作效率，已成为各院校科研管理工作的发展趋势[4]。随着互联网技术和信息技术的迅速发展以及在管理上越来越深入而广泛的应用，许多高校或科研管理机构已经建立科研网络管理平台，进行科研工作网上办公。成都中医药大学也不例外，开发出了基于数字化校园的科研协作平台。

2.1系统简介

本系研究基于数字化校园共享平台，实现科研活动网络化，能帮助课题组迅速收集、下发相关科研管理信息和要求，改进科研工作中交流合作与经费管理问题。形成一个动态的科研数据中心和科研管理沟通平台，全面、实时、准确提供学校的有关科研信息，服务于科研工作人员的工作，辅助领导进行科研管理决策，平台上所有文档、知识和均可任意检索，对于需要保密的内容，可以设置安全权限；平台提供开放接口，可方便增加各种系统，在符合接口要求前提下，平台上各种系统有机整合，避免过去建设孤立应用系统遇到的普遍问题。

该系统采用Java程序设计语言、Eclipse开发工具、Sql Server 2008数据库开发工具，以科研项目为核心管理目标，实现了科研项目申报、科研项目查看、科研项目审核、科研项目管理、网上可以交流平台等功能，完成了协作科研和协作办公，为科研项目成员提供更为规范化、科学化、精细化的引导和管理；帮助学校科研处实现无纸化、网络化和标准化管理；完成了学校各部门之间良好的科研协作；实现了网上协作科研和协作办公。

2.2系统的实现

2.2.1系统的功能

系统主要包括课题申报（包括校级，横向，纵向科研课题）；科研成果的管理（包括著作成果，专利申请，论文成果，成果获奖）；学术活动管理；科研经费的管理；科研项目工作量的管理；科研统计管理；科研协作；手机短信通讯；邮件通讯。可以提供给六个角色使用，即科研申报人，学院审核人，学校审核人，专家，科研处管理人，系统管理人。其中申报人可以申报科研课题，申请专利，成果录入，著作录入，学术活动，申请科研经费，查询项目进度，通知公告，以及新闻，同时也可以将该系统作为网络通讯介质。学院审核人、学校审核人的功能包含了申报人的功能，以及对申报人的项目进行审核工作。专家功能包含了申报人的功能，以及对申报人的项目进行评分工作。科研处管理人的功能包含了申报人的功能，以及对申报人的项目进行立项与归档工作。系统管理人的功能包含了申报人的功能，以及对系统的管理。该系统包含手机短信通讯和邮件收发功能，可以及时提醒科研团队，审核员，专家，科研处管理员对工作的完成。同时，该系统与学校OA系统连接。系统的功能结构图如图1所示。

数字化校园中的协同工作主要包括协同办公和协同科研两个方面。主要包括科研团队建立，科研任务安排及检查，快速找到相关人员信息（包括搜索信息、人员和通知提醒等）；集成的通信服务（包括即时消息、邮件、电话、音频、视频以及web会议）。科研团队一般是由教师和学生组成，有时也会包括少数校外人员，科研平台可以方便地给各个小组成员发布通知公告，管理项目任务分配，项目文档，在科研协作空间显示项目资源分配，项目进度等信息，帮助项目小组更好地进行项目管理。其具体形式如下：提供统一的电子邮件、短消息服务对科研信息进行提醒；工作日程和进度共享；文档协同工作。数字化校园中的协同工作平台秉承了“以人为本”的思想，不仅能够满足协同工作中的通用需求，如组建团队、管理团队、即时通讯等，真正实现跨学科、跨地域的协同工作，提高工作效率。还具备很好的可扩展性，可以方便的融合校园用户的其他需求。

2.2.2系统的工作流程

系统主要实现对科研项目的管理，科研项目涉及到科研申报人、学院及学校审核人、专家评议，科研处管理员，科研人向组织申请自己的课题，并请求课题经费，审核员获得申请者的申请后，组织专家进行评议，对申请做出答复和提出意见，申请人得到批准后进行课题的研究，并向组织汇报自己的科研进度、经费使用情况。管理者可以实时的查看申请人的项目进度，根据自己的想法提出建议。申请人可以对自己的项目申请专利，对自己的研究过程记录，并发表著作，发表论文及学术活动。具体流程图如图2所示。

本系统采用五结构模式：申请人模式、学院审核人模式，学校审核人模式，专家模式、科研处管理人员模式。

首先，申请人可以申请校级，横向，纵向等类型的课题，申报后能对自己的项目进行管理（填写课题基本信息、向组织提交相应的报告），申请课题经费，并对自己的经费进行跟踪管理和申请报销，使得自己能很好的完成自己的项目。其次，申请人能够对自己的项目申请成果类别，并能向组织提交相应的报表。登记相应的专利，著作，文论和学术活动。另外，申请人能够查看成果信息、论文信息、著作专利信息和当前进行的科研项目的基本信息。申请人模块的流程如图3所示。

学校审核员、学院审核员对申请人的申请专利/著作进行审核（通过、未通过、需修改）并给出审核意见，拥有向系统添加论文、管理论文的权限，审核后转交给专家，专家对申请人的申请进行评分，给出科研项目的审批意见。通过后转交给科研处管理员，管理员查看专家对申请人的申请评议情况，判定项目是否立顶的同时向申请人批准项目经费，最后对科研项目进行归档。审核的流程图如图4所示：

2.3系统的应用优势

2.3.1协作性、服务性、决策支持相结合

科研协作是通过科研项目的协同和合作达到更好更快地进行知识的创新活动，产生更大的经济和社会价值[5]。现在的科研项目或课题本身所具有的复杂性，使得我们需要运用综合的技术方法，以协作为主要方式进行科研活动，对于科研人员个人来说，个人的知识面有限，只有结合各个学科、不同领域的科研人员，才会形成更加完整的科研团体，科研内容也更有价值。因此，科研协作能够为科研项目的成功提供重要保障，本系统的研究和开发正是来源于此。本系统在完成网上课题申报、课题阅读和课题审核的同时，很好地完成了学校各部门间科研工作的协作，为科研处工作人员提供了极大的方便，实现了办公协作。

科研协作作为本系统的一个特色，主要是通过连通高校各个科研单位以及各科研人员，完成科研数据的采集、分类、汇总，产生具备完整性、真实性和可靠性等特征的统计数据，一方面可以优化网上科研申报流程，为全校1400多名教职工提供科研申报服务，另一方面建立的协作平台，使项目组成员可以随时随地开会和讨论，分配任务，查看科研进度，提高科研的效率和质量，同时本系统提供形象化科研数据统计报表，为学校教职工提供形象化统计报表，为高校的决策以及发展规划提供依据。其对项目的申报、审核、报批、开展、结题等科研工作的各个步骤进行严格把关，并通过管理员定义的工作流程以及数据模版实现各个过程的自动流转。论文、著作成果及专利等各种成果管理的数据全部存储于后台数据库，方便相关人员对各类科研信息和成果进行高校管理。科研人员通过系统能够及时获取项目的进展情况以及重要通知，可以及时跟进参与的科研项目，并了解其他教师的项目工作，进而与之沟通交流。

把握网络科研协作所特有的结构和特点，可以及时掌握科研项目各个环节中科研人员、管理人员的科研方向，可以促进科研人员之间科研信息的沟通，加强科研人员之间的交流与合作，从而可以促进科研各级单位或团体的形成与发展，最终达到对科研组织进行更加合理有效地管理[6]。

2.3.2管理科学规范化

系统能够对每个项目的整个生命周期进行管理。主要面对学校各级领导、科研处管理人、项目审核人、专家、申报人、申报参加成员，通过对进度、资源、经费、成果等全方位的管理，不但方便课题负责人对自己的项目全面管理，同时便于各级管理部门及时掌控科研院所内部所有项目的情况，将项目的各种信息结合在一起，自动为项目建立过程档案。并通过统一的数据模型，提供了与项目相关活动的准确的各角度视图，使科研主管部门能够为项目分配合适的资源，确保项目执行并跟踪项目的成果，从而提升本校的科研能力及效率，实现了科研管理的规范化，保证了科研管理过程中的科研质量，进而收到预期的成果。

2.3.3操作简单，实用性强

系统面向的对象为高校教师，用户可以通过此系统实现教师基本信息的维护和查询、包括教师信息和科研项目相关信息的添加、修改、删除，对教师信息的查询，设计制作出一个能够浏览数据，录入数据，修改数据，同时保证系统数据安全性的系统，操作简单，实用性强。

2.3.4提高工作效率和管理水平

系统可以大大减少人力资源，减少了管理员的工作量，缩短科研项目申报审核周期。传统管理流程需要很多纸张，并且需要专门人员来进行管理，而且存入后会担心丢失和损坏，而现在的管理系统不需要担心这点，且无论何时何地，都能够通过登陆系统进行相关业务操作。这样使学校的科研管理工作实现信息化、科学化、数字化、专业化的现代化管理，整个科研管理过程实现及时跟踪管理，以此不断促进学校科学研究事业的发展。

3 结束语

科研协作平台基于数字化校园共享平台，为老师和学生提供一个统一信息访问入口，校园网用户可以在各自的权限范围内一站式的访问相应的科研信息、行政、教学、财务信息等。同时，能够确保对科研课题，科研成果及专利的有效管理，使科研人员，审核人员，评分专家和科研处管理人员轻松愉快工作，使科研项目信息可以无间隙的链接，让各部门之间的工作交流无障碍，让相关信息人员能快速、便捷得到准确数据。并与校内的行政、财务及其他系统相结合，避免出现以往的孤立系统与其他系统不能交互数据的情况，最终完整地实现了网络进行科研活动、管理和实时交流协作以及科研项目的信息化管理。

参考文献：

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[3] Johnson R. J2EE Development Frameworks. Computer Science ，2005， 1（38）： 107-110.

[4] 李海波. 高校科研协作的模式， 问题与对策研究[J]. 科技与经济， 2007（1）： 4.

[5] 姜庆. 数字化校园建设现状及发展策略[1]. 中国现代教育装备， 2006（2）： 23-25.

[6] 范文普. 基于 ASP 的科研管理系统研究[D]. 大连： 大连理工大学， 2006.

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