加快档案信息自动化系统建设

张欣

新泰市宫里镇人民政府

加快档案信息自动化系统建设

张欣

新泰市宫里镇人民政府

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多种部门协调，多环节配套的的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。一是要推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平；二是要自动化建设必须着眼于提高系统的整体水平；三是自动化建设慎重选定技术路线；四是要有重点地抓好数据库建设；五是要切实改进档案信息自动化管理体制。

档案信息自动化；档案标准化、规范化；档案信息自动化系统的整体水平

档案信息自动化系统是一项需要运用多种学科知识，多专业配合，多种部门协调，多环节配套的的复杂系统工程，系统建设发展到目前阶段，研究探讨对系统的协调组织、加强管理和科学决策，是十分必要的。加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。

一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平

档案基础工作滞后和应用软件混乱严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设施的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。所以，我们必须认识到：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，业务标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

二、自动化建设必须着眼于提高系统的整体水平

根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”，可以鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。

三、有重点地抓好数据库建设

目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务。要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进的过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用频率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录数据库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统频率大大提高一步。

四、慎重选定技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。

五、切实改进档案信息自动化管理体制

集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机”起步有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。

此外，加强档案信息自动化建设还要各部门、各单位统一协调，明确系统建设的长期发展目标和指导方针，审定系统建设的阶段目标、标准规范、实施方案等重大决策事项和执行情况，培养造就一大批复合型人才，充分发挥建设资金的使用效益，为推进档案信息自动化建设提供有力的保障。

[1]李洪合/赵爱国.新编档案管理概论[M].中国文艺出版社，2008.12.

[2]陈兆祦.档案管理学基础[M].中国人民大学出版社，2005.4.

[3]王立维、陈英武/沈楚琴、赵俞凌.档案管理学简明教程[M].浙江大学出版社，2007.12.

张欣（1975-），女，汉族，山东省新泰市人，现供职于新泰市宫里镇人民政府，职称馆员，档案管理系列。