信息管理系统策略分析

2015-07-17阎文亮

科学中国人 2015年12期

关键词：信息管理系统信息管理信息

阎文亮

河北地质职工大学

信息管理系统策略分析

阎文亮

河北地质职工大学

信息化已经成为了一个社会和生活发展的大趋势，任何一个人如果离开了现代化的信息管理，对其工作的效率和生活质量都会有十分不利的影响。在浩如烟海的信息大海中，如果精确抓取自己需要的信息并且对其进行有效的管理，成为一个人尤其是一个团队能否有效运行的关键。在本篇文章中，作者仅对团队信息管理系统的管理策略进行分析，分别从信息收集、信息管理和团队建设几个方面对信息管理系统的策略进行剖析，希望能够对团队管理起到一定的帮助。

信息管理；系统；策略分析

信息管理已经成为了团队运作和团队间协作的一个重要凭借，离开了对于信息的管理体系或者系统，一切现代化的团队运作都成为一纸空谈。随着信息化的高速发展和信息量的几何级增长，信息匮乏的时代早已远去不复返。然而，随着信息的大爆炸，人们对于信息的筛选和收集成为了一个越来越大的负担，对于信息的管理也开始上升到策略的高度进行考虑，于是专业的信息管理系统和高效的信息管理团队成为了时代发展的必然。

一、信息的收集策略

在铺天盖地的信息从四面八方将每一个人进行全方位的覆盖的时代，对于有用信息的甄别和收集就成为了一个十分重要的事情。可以看到，虽然我们以及该摆脱了信息贫乏和信息不畅的困扰，但是太多无用的信息和垃圾信息充斥着我们的视觉听觉，使我们无所适从。同时，对于真正有用的信息，往往感到不足。在这种情况下，对于信息的收集应该采取选择性收集、全面收集、联合收集、专题收集等信息收集的策略。

1、选择性收集

在信息的汪洋大海中，寻找只属于自己需要的信息是一个大的原则。在这个大原则下，将自己要收集的信息分解成为几个特殊的关键词。例如本文的题目“信息管理系统策略分析”涉及到了信息的管理、系统的建造、策略分析方法等，将其拆分为“信息管理”、“系统”、“策略分析”等几个关键词，然后根据这几个关键词从网络或者一些专业的平台上收集相关的文献，并且将这些文献进行分类放置，分类总结，从中找到不同种类之间联系的可能性，那么一个信息包就形成了。通过这种选择性的分类搜集资料，可以使自己的信息更加明晰和系统。在接收到一些与课题相关的信息以后，第一步是进行大致的甄别工作，也就是从大体上将这些资料的中心思想进行提炼，这需要十分飞快的信息处理能力，从大量信息中剔除那些没用或者垃圾的信息。然后对留下的部分按照更加精细的分类方式进行分类储存，起到了选择性收集的目的。

2、全面收集

信息收集面的拓宽和信息量的增大使得对于所需信息的收集可以做到更加全面和准确。在现代化的商业或者企业当中，一个项目的运作往往需要一个由不同知识类型的专业团队来负责，这样就可以全方位为项目的方方面面进行把控。在进行准备工作的项目前期和项目进行的过程中，信息掌握的是否充分，是整个项目能否正常顺利进行下去的关键之一。信息的全面收集需要不同知识背景的人才进行，这在很大程度上保证了信息收集的全面性。只有将相关信息准备的充分，在真正做事情的时候才能够做到万无一失，特别是在遇到困难或者各类挫折的时候才能够从容应对。

3、专题收集

专题收集时分类收集的一个种类，是将所需资料按照不同的课题进行信息的收集和整理，以实现对知识的正确梳理，为后续的工作开展打下一些基础。按照专题进行收集能够将文件资料等安排地更加井井有条，为后续工作的开展以及新入成员的知识培训打下很好的基础。在实际运行的过程中，专题收集与长期积累的策略是相互促进的。当新的资料和信息被收集起来时，应该尽快将其进行专题的分类并且归类进行储存。资料和信息的储存是一切工作向前发展的基础，是一个团队成长的必要条件。

二、信息的管理策略

在现代化的社会和商业活动当中，信息的管理与信息收集相对应，也是十分讲究策略的。信息的管理氛围首先涉及到信息的安全、外来信息的管理和内部信息的管理。

1、信息的安全

现代社会随着互联网科技的发展，信息的安全也受到越来越多地威胁，也越来越多受到社会和企业的关心和关注。2014年7月份中石化大量内部信息泄露，导致了巨大的经济损失并且造成了极坏的社会影响。因此，信息的安全是信息管理的首要任务。在实际运作的过程中，很大企业和社会团体都制定了严格的信息保密体系，通过制度的制定来保证自身信息和机密的安全。从这个层面来说，信息的安全是信息管理的首要策略。

2、外来信息管理策略

所谓的外来信息，指的是上文中提到的从外部网站、外部企业或者论坛等多方面收集来的与企业运转或者项目运行相关的一些重要信息。对于这些信息的管理，应当遵从分类整理保存的策略，将这些信息按照课题或者主题进行整理和不断补充完善，以便随时查阅和进行新入人员的培训。在这些外来信息的基础之上，对其进行重新组合，是形成新思想新方法的一个很好的途径。在发展的过程中，随时将有用的信息补充进来，形成更加充分的支撑材料，并为项目更好的向前发展提供更多的可能。

3、对内部信息的管理策略

内部信息是一个企业或者一个团队最重要最宝贵的财务，一旦这些信息遭到泄露，往往会造成巨大的损失甚至造成灭顶之灾。例如，一个投标项目的标书方案泄露，或者企业之间签订的秘密协议遭到窃取，都会造成十分严重的后果。对于内部人员信息的管理，最好是由专业的信息管理团队进行管理，对不同的人员设置不同的查阅权限，以保证这些重要信息的安全。而对于项目运行的信息管理，主要应该按照项目进行分类整理数据并及时更新，在更新的过程中注重信息变更的原因和结果。一个项目的从策划到准备再到实施、后期操作及运行效果甚至到结束，能够形成一整套的信息，为新的项目的开展提供更多的经验。

三、信息管理团队建设策略

团队建设是一切现代企业发展的基础，对于信息的管理也是这样。随着队伍的扩大和项目的增多和发展，现代企业当中的信息管理团队显得更加重要，因此对于这个团队的建设需要一定的策略来进行保障。首先，应该建立先进和严格的团队建设制度，对于信息泄露进行严厉的惩罚。其次是定期对相关人员进行专业的培训，指导他们在平时的工作中更好的运用收集到的信息和本团队的信息。最后，在团队建设的开始就积极引入专业的信息管理人才，帮助整个团队建立专业化、制度化和高效运转的风格和气质。