事业单位档案管理现状及对策

郜尚义 （内蒙古自治区地质环境监测院 010020）

事业单位档案管理现状及对策

郜尚义 （内蒙古自治区地质环境监测院 010020）

为了落实和贯彻科学发展观，建设服务型的政府，我国开始推行事业单位改革，档案管理作为一项与其他管理工作联系紧密的管理工作，也开始凸显出其重要性，也逐渐受到了人们的重视。在这一背景下，不少事业单位开始注重和完善档案管理工作，但是档案管理工作的现状仍然不容乐观，存在着一些不足和问题。本文将结合当前事业单位档案管理工作的现状，提出了一些对策，希望能够为事业单位档案管理工作的创新提供一些借鉴。

事业单位；档案管理；现状；对策

档案管理是一项具有管理学、服务性的工作，整理和记录了事业单位的各个活动，体现了事业单位的发展过程，因此，对事业单位的各个文件进行科学管理，是一项非常重要的工作，它能够对事业单位今后的发展提供一些借鉴和方向。现阶段，虽然随着事业单位的深入发展，档案管理工作水平也得到了提升和完善，但是仍存在着与其他部门的科学化、规范化发展不协调、不一致的问题，这在一定程度上影响了事业单位的整体发展。针对这种状况，作为事业单位档案管理工作者，我们必须要弄清工作中的不足和问题，并研究和探索相应的应对措施，以便促进事业单位管理工作的顺利继续。

一、事业单位档案管理工作现状

（一）对档案管理工作认识不深

当前，不少事业单位的领导没有认识到档案管理工作的重要性，没有意识到其对单位发展的作用和影响，有相当一部分管理人员认为档案工作只是对单位的各种各样的资料和数据进行整理、记录和保存，工作内容和任务简单，缺乏对档案管理的正确认识和各种支持，这导致档案管理工作不能顺利进行，也没有发挥其应有的作用。另外，由于领导的不重视，导致档案管理工作人员缺乏工作动力，管理意识比较薄弱，甚至认为自己的工作可有可无，因此对自己的工作比较懈怠；还有一些档案管理人员虽然能够以较为积极的心态面对工作，但是在收集和整理资料、数据时缺乏有效的方法，对干部职工档案材料的认识不足，只尽到了保管员的责任，而没有规范整理和保管这些材料。再加上很多事业单位没有将档案管理作为季度、年度工作考核的范围内，这种忽视在一定程度上导致档案管理工作流于形式，没有发挥实质性的作用。

（二）档案经费投入少，软硬件设施薄弱

事业单位档案管理是一项复杂的涉及多个部门的工作，做好这项管理工作，需要满足多方面的要求，首要的一点就是有健全的基础设施，有充足的资金投入，但是当前不少事业单位没有达到这个要求。尤其是随着社会的发展，办公系统不断完善，不仅会有纸质档案材料，以后还会有更多的电子档案，但是受资金不足的束缚，以及领导的重视不足，相当一部分事业单位的档案基础设施不完善，档案材料库房建设不规范，保管条件差，对温度和湿度等没有办法控制，使得纸质材料产生霉变等不良现象。甚至有些单位的档案室不仅面积小，还在空的地方堆放其他物品，这非常不利于档案的管理、利用，而且不少电子档案也因为存放环境而出现损坏的现象。

（三）缺乏专业人才

社会的发展离不开人才，同样，企事业单位的发展也离不开人才，尤其是专业的优秀的人才更是不可获取的。档案管理作为一项专业的、复杂的工作，必须要有专业的人才才能胜任，专业性的档案管理人员直接决定了档案管理的质量和效率，但是由于人事制度的改革，定编定岗使得每个岗位的编制收紧，配备兼职档案员是多数机关、事业单位普遍存在的现象，这些兼职档案员在单位身兼多职，事务太多，变换频繁，交接不及时、不到位，缺乏系统的业务知识培训，档案业务水平不高，导致资料收集不齐全不完整，划分保管期限混乱，技术不到位，所整理的档案不符合要求。比如，有些事业单位由于对档案管理工作不够重视，缺乏专业的管理人才，致使很多重要的信息和资料没有被及时整理和保存，给单位的整体工作造成了一定的损失；或者档案管理人员缺乏相应的专业知识，没有及时掌握先进的管理方法和手段，不仅提高了管理的成本，而且管理效率低下。

（四）档案管理制度有待于完善

俗话说：“没有规矩不成方圆。”我们做任何事、任何工作都要遵循一定的道德规范或规章制度，档案管理工作同样要遵照相应的秩序和制度。但是，目前有不少事业单位的档案管理制定还不健全，甚至漏洞百出，给档案管理工作造成了一些麻烦。比如，档案的序号不规范，案卷标题信息不清，有的案卷缺少卷内目录，这给档案查阅造成了困难；有的视野单位在档案的收集、整理、保护、保密和借阅等多个方面缺少相应的制度，也影响了档案管理工作；还有一些事业单位虽然有管理制定，但是却不按制度行事，使规章制度成了摆设。

（五）档案管理的信息化工作亟待加强

随着科技的发展，各政府和事业单位都开始使用信息化的办公系统，这大大提高了工作效率，目前，虽然有不少事业单位的档案管理工作转向了信息化，但是很多只是实现了利用管理软件来进行档案的录入、排序和检索等，还未能实现资源共享，导致档案资料的利用率较低，也没有发挥出它应有的功能。

二、提高事业单位档案管理工作的对策

（一）提高对档案管理工作的认识

各事业单位的档案管理工作要想获得较高的效率，发挥其应有的作用，就需要单位领导和档案管理人员对这项工作有足够的重视，改变那种把档案管理当做可有可无的辅助性工作的局面。首先，领导应当明确档案管理在单位整体工作中的重要性，要认同和支持这项工作，并把它列入到单位的发展规划中，列入工作日程中，使这项工作享受与其他门部门的管理工作同样的考核和奖罚制度，这是做好档案管理工作的前提。其次，其次，需要通过培训、学习等方式改变档案管理工作人员的观念，提升他们的责任感，使他们在思想上引起高度重视，在行动上由被动变为主动，由应付了事变为常规工作，确保档案工作步入正常发展轨道。

（二）加强资金投入，完善基础设施

落实档案管理工作，不仅要有思想上的重视，也要有物质上的支持，即加强资金投入，逐渐完善基础设施，使档案资料的存放科学、安全、有序。首先，事业单位领导认识到档案工作的地位和重要性后，应当根据档案部门的规模划拨足够的资金，使档案室的硬件设施逐步健全和完善起来。比如，购买档案柜，配备专业的防火防潮的档案库房，库房内应有灭火设备和空调等。其次，档案管理人员应当及时检查档案室的基础设施，如防火、防虫、防潮、放光等安全设备和设施要经常检查，一旦有损毁和不足，要及时维修，或上报领导及时补充。

（三）提高档案管理人员的综合素养

档案管理工作具有复杂性、专业性、综合性等特点，这些特点就决定了档案管理人员不仅要掌握专业知识和技能，还要具备较高的政治素养，和高度的责任感，因此工作人员的综合素养对档案管理工作也会有较大的影响。首先，应该减少档案管理人员的变动，保持档案管理队伍的稳定，档案管理工作是一项专业性、实践性和操作性都很强的工作，若是不具备丰富的实践工作经验，档案收集、管理规范是很难达到要求；其次，加强对管理人员综合素质的培训。一方面，随着科技的发展，档案管理也在与时俱进，因此必须对员工进行定期的培训、对其原有的知识结构不断更新，同时也加强职业道德建设，树立档案管理人员的职业荣誉和职业道德观念。另一方面，加强对档案管理工作人员政治素养的培养和提升，档案管理工作的机密性和政治性都很强，因此管理人员必须有敏锐的政治触觉、严明的纪律和高度的责任感。

（四）健全档案管理管理工作制度

事业单位各部门工作的顺利有效开展都离不开完善的、健全的规章制度，档案管理工作也不例外，管理制度是开展工作的保障，因此，管理部门应当制定和完善档案管理制度，使档案管理人员在工作时能够有法可依、有章可循。要建立和健全档案管理部门的工作制度，可以从以下几方面做起：首先，要加大对档案管理工作重要意义的宣传，使干部和职工主动配合档案材料的搜集和整理工作。事业单位的档案是国家的宝贵财富，档案管理部门要对行政管理、劳动人事、经营生产、项目建设等活动中形成的文件材料制定严格的移交制度和奖惩措施，确保文字、图片、声像、实物等各门类档案应收尽收、应归尽归。其次，要在单位的资金预算中纳入档案管理设施的现代化，年底再对工作进行考核。再次，领导的重视不仅表现在对档案设施的完善方面，也表现在对档案管理工作的督查考核方面，单位主管档案建设的领导应该定期对档案工作的开展进行指导和考察。

（五）实现档案管理信息化

随着科技的飞速发展，计算机信息技术已经被应用到了生活、工作的各个领域，档案管理工作也开始向信息化的方向发展，而且，现代化的管理方式能够大大提高事业单位档案管理工作的效率和质量，能够准确反映档案的信息，而且查找、借阅、使用也更加方便。因此，事业单位的主要领导要注重管理工作的信息化，加强计算机、网络技术的应用与管理，在配置档案信息化管理设备的同时也应该要对员工进行信息化管理的培训，培训内容包括光盘、缩微、声像等先进的档案管理技术。另外，国外的一些国家的档案信息化管理已趋于成熟，我们可以学习和借鉴外国经验，加强档案管理的数字化。当前，事业单位档案管理正面临着新的机遇和挑战，加快档案现代化管理进程，不仅能够有效地发挥档案的利用工作，还能适应信息社会发展的需求，最重要的是能够最大限度地为本单位各项业务工作和社会服务。

总而言之，档案管理是一项复杂的工作，在事业单位的稳步发展中有着不可替代的作用。要发挥它的功能，提高其工作效率，我们应当抓住行政改革的契机，认识到档案管理的重要性，加强管理意识，在健全管理制度的基础上创新管理方法，形成一套系统的科学的管理方法，进而促进事业单位档案管理工作向现代化、科学化、规范化的方向发展。

[1]林丽．浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J]．才智，2012（30）．

[2]张忠燕．浅谈事业单位档案管理存在的问题及对策[J]．科学教育前沿，2013（7）．

[3]李春艳．浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J]．华章，2013（13）．