基于Excel构建的公积金管理信息系统
2015-07-13李逦
李逦
摘要： Excel是微软公司开发的电子表格软件，具有强大的制表、绘图和分析功能，并可以通过VBA来实现数据的程序化管理，在管理信息系统（MIS）的构建过程中应用越来越多，该文以住房公积金管理信息系统为例说明Excel构建MIS的过程。
关键词：Excel；MIS；公积金管理信息系统
中图分类号：TP316 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）13-0007-02
管理信息系统（Management Information Systems简称MIS），是一个不断发展的新型学科，目前普遍认为管理信息系统MIS是由人和计算机设备或其他信息处理手段、组成并用于管理信息的系统。一个完整的MIS系统主要由三部分组成：信息输入、信息处理和信息输出。在使用Excel开发管理信息系统中，主要的模块不仅包括信息输入、信息处理、信息输出三个部分，此外还可以包括系统安全设置， 错误检测设置等内容。
Excel是办公软件Office中主要进行电子表格处理的软件，表格的功能强大，既可以通过表格显示、分析用户数据，也可以通过VBA功能管理数据，用户可以根据需求在Excel 中定制自己的表格，并输出打印。由此可见，Excel不仅可以简化程序设计过程，而且可以满足了不同用户的要求。本文主要设计一个公积金管理信息系统，由于公积金属于员工个人缴纳，职务不同缴纳比例不同，在设计应用系统时，要考虑到不同的用户的需求，保证系统功能可以适用于每一个用户。
1 界面设计和功能分析
本系统主要包括对员工个人缴纳的公积金按比例进行计算，员工信息管理，打印个人凭证等功能。设计的模块包括公积金缴纳、公积金调整、记账凭证、用户管理（修改密码、更改用户）等。其中，Excel中四个主要工作表及按钮功能设定如下：
（1）主表单（如图1所示）
主表单中主要包括六个按钮：修改密码、更改用户、退出、打印记账凭证、公积金调整、公积金缴纳。由于该系统为个人公积金管理信息系统，涉及财务信息，为了保证工作簿有充分的安全性，启动时可以设计进入口令。
个人公积金调整：切换到公积金调整工作表。
个人公积金缴纳：切换到公积金缴纳工作表。
打印记账凭证：切换到记账凭证工作表。
修改密码：对已经存在的用户的密码进行重新设置。
更改用户：可以重新定义已经存在用户。
退出：关闭工作簿，退出系统。
（2）公积金调整表（如图2所示）
该工作表包括员工个人信息、工资信息及应缴公积金金额，并设置三个按钮，分别完成如下功能：添加新员工（为公司新进员工建立档案以及收取公积金）、删除员工（删除离职员工并注销他的公积金交纳档案）、查找员工（查找到符合条件的员工的基本公积金交纳资料）。
（3）个人公积金缴纳（如图3所示）
该工作表记录从2014年1月至目前员工公积缴纳情况，设置三个按钮，分别完成如下功能：查找员工（查找符合条件的员工，并自动计算出他的缴纳总额和目前需要缴纳的月公积金）、统计总额（计算出目前所有的公积金总额）、删除员工（主要实现在个人公积金调整表和个人公积金缴纳表中的同时删除，当一个表文件中删除某个员工信息，另一个表自动删除相应员工信息）。
（4）记账凭证（如图4所示）
该工作表主要完成个人记账凭证的打印操作，包括一个打印凭证按钮。
2 代码
由于篇幅有限，本文中只给出主表单中相关控件及登录口令部分的代码。
（1）登录口令代码
Option Explicit
Dim NameStr As String
Dim TempCount As Integer
Sub auto_open（）
Dim TempInt As Integer
Dim CodeStr As String
Dim FoundNameFlag As Boolean
NameStr = InputBox（"请输入您的姓名："， "输入"）
TempInt = 3
FoundNameFlag = False
Do While Not （IsEmpty（Sheets（"用户表"）.Cells（TempInt， 1）.Value））
TempInt = TempInt + 1
Loop
For TempCount = 3 To （TempInt - 1）
If （NameStr = Sheets（"用户表"）.Cells（TempCount， 1）） Then
FoundNameFlag = True
Exit For
End If
Next TempCount
If （FoundNameFlag = False） Then
MsgBox "非系统操作员，请与系统管理员联系"， vbOKOnly， "错误登录"
Workbooks.Close
End If
CodeStr = InputBox（"请输入你的密码"）
If （CodeStr = Sheets（"用户表"）.Cells（TempCount， 2）） Then
MsgBox "欢迎" & NameStr & "登录本系统"， vbOKOnly， "欢迎"
ActiveWorkbook.Unprotect Password：="vba"
Sheets（"主菜单"）.Select
End If
End Sub
Sub auto_close（）
MsgBox "谢谢" & NameStr & "使用本系统"
Sheets（"主表单"）.Select
ActiveWorkbook.Protect Password：="vba"， structure：=True， Windows：=True
Workbooks.Close
End Sub
（2）公积金调整按钮代码，切换至公积金调整工作表
Private Sub CommandButton1_Click（）
Sheets（"公积金调整"）.Select
End Sub
（3）公积金缴纳按钮代码，切换至公积金缴纳工作表
Private Sub CommandButton2_Click（）
Sheets（"公积金缴纳"）.Select
End Sub
（4）打印记账凭证按钮代码（切换至记账凭证工作表）
Private Sub CommandButton3_Click（）
Sheets（"打印记账凭证"）.Select
End Sub
（5）修改密码按钮代码
Private Sub CommandButton4_Click（）
Dim TempStr As String
TempStr = InputBox（"请输入新的密码"， "密码更改"）
If TempStr = InputBox（"请再输入一次新的密码"， "密码更改"） Then
Sheets（"用户表"）.Cells（TempCount， 2）.Value = TempStr
MsgBox "密码已经更改"， vbOKOnly， "密码更改成功"
Else
MsgBox "两次输入不一致，请检查"， vbOKOnly， "密码更改出错"
End If
Sheets（"主表单"）.Select
End Sub
（6）更改用户按钮代码
Private Sub CommandButton5_Click（）
Dim TempInt As Integer
Dim CodeStr As String
Dim FoundNameFlag As Boolean
NameStr = InputBox（"请输入您的姓名"， "输入"）
TempInt = 3
FoundNameFlag = False
Do While Not （IsEmpty（Sheets（"用户表"）.Cells（TempInt， 1）.Value））
TempInt = TempInt + 1
Loop
For TempCount = 3 To （TempInt - 1）
If （NameStr = Sheets（"用户表"）.Cells（TempCount， 1）） Then
FoundNameFlag = True
Exit For
End If
Next TempCount
If （FoundNameFlag = False） Then
MsgBox "非系统操作员，请与系统管理员联系"， vbOKOnly， "错误登录"
Workbooks.Close
End If
CodeStr = InputBox（"请输入你的密码"）
If （CodeStr = Sheets（"用户表"）.Cells（TempCount， 2）） Then
MsgBox "欢迎" & NameStr & "登录本系统"， vbOKOnly， "欢迎"
ActiveWorkbook.Unprotect Password：="vba"
Sheets（"主菜单"）.Select
Else
MsgBox "登录密码错误"， vbOKOnly， "登录错误"
Workbooks.Close
End If
End Sub
（7）退出按钮代码（清除用户名，并退出）
Private Sub CommandButton6_Click（）
NameStr = ""
TempCount = 3
Workbooks.Close
End Sub
3 小结
本文以公积金管理信息系统的开发为例，说明Excel在开发MIS的应用， Excel强大的表格功能以及软件提供的VBA二次开发平台，为快速、便捷开发功能完善的管理信息系统提供有效手段。
参考文献：
[1]孙敬杰.Excel VBA入门与实例演练[M].中国青年电子出版社，2005.
[2]袁文华，谢晟.如何利用Excel函数建立住房公积金管理系统[J].中国管理信息化，2010（6）.
