提高档案管理工作水平的分析

崔东霞

吉林省四平市人民政府军用饮食供应站

提高档案管理工作水平的分析

崔东霞

吉林省四平市人民政府军用饮食供应站

在我国全球一体化经济建设发展目标的背景下，国内各行业都以迅雷不及掩耳之势快速地发展前进着。而真正促进及推动各行业前进的动力则是企业内部所建立的健全的档案管理制度。下面。就一起跟随本文对提高档案管理工作水平进行一个简单的分析与论证。

档案管理；重要性；措施

一个企业经营发展中最主要的是拥有一个强大的财务组织机构，而财务组织机构中最重要的则是财务档案的建立与管理。随着国内各企业近几年的不断发展，其越来越意识到财务档案的有效管理对企业经营发展的重要性。因此，目前企业也将财务档案管理作为企业经营发展中最为重要的内容，以此加强企业在经济市场条件下的核心竞争力。

1、档案及档案管理的重要性

所谓的档案主要是指企业在日常的经营活动中所形成的一种具有保存价值的并以媒体或书机形式存在的一种对企业历史发展的记录与证明。档案为企业发展中的战略决策提供必要的支持。同时档案也是对企业以往工作的一种检查与肯定。它是以科学发展观为基础，以客观事实存在为依靠的真实性较高的资料信息。因此可以说，档案是保证企业顺利发展的必备条件。

档案管理是一种利用科学化、先进化、合理化的手段对企业进行管理的一种方式，它是通过对企业财务帐目的真实性记录的管理来反映企业日常经营发展中的各项事件，是企业经营发展的基础。另外来讲，档案的管理有助于衡量一个企业整体的业绩以及内部管理水平的重要凭证。同时，档案内所记录的内容均是企业以往发展中每一项的财务资金来新以及企业的负债情况，并记录着企业科研成果所取得的资金量。。因此，档案管理对企业下一步的经营发展方式以及所要研究的技术提供了一个基础的资料信息。另外，企业在发展中还可以通过对档案的管理与分析总结出企业近几年来发展的总体情况，以便企业可以取其精华，去其糟粕，帮助企业顺利完成发展计划。最后，在我国现阶段经济体系下，做好档案管理工作，加强档案管理意识有利于提高企业在经济市场中的核心竞争力。

2、档案管理中现存的问题

目前在企业档案管理中，普遍存在着几点问题，这些问题导致了档案管理工作整体水平下降的趋势。

首先，在档案管理工作中，企业财务人员对档案的收集与整理工作十分不到位，甚至有些财务人员认为档案的整理工作是十分麻烦的，也不愿意对其进行核对与整理，从而造成了档案管理工作中档案内容十分混乱的现象。另外，由于企业财务管档案管理人员的缺乏以及财务人员无法实时深入到企业各部门的工作中去等制约，一但企业各部门人员没有及时将最新的财务信息交至财务部门的话，将会导致档案缺记、漏记的现象发生，对企业的经济造成极大的损失。最后，在档案管理中，没有一个完善的制度作为基础，从而导致了在档案管理中经常出现档案分类不明确，归放混乱的现象，不档案管理工作造成了诸多的困难。

其次，在我国目前的经济市场竞争环境下，国内诸多企业都将发展的重心放于生产经营及创造更多的经济利益上去，而对档案管理工作则不太重视，从而阻碍了档案管理工作的整体水平。另外，许多企业领导认为有财务帐目就可以完全记录企业的经济情况了，而档案则是无需重要的事情，因此对档案管理工作的支持力度不足，造成了档案管理工作十分被动的局面。从而在某一方面来讲也造成了企业经济发展停滞不前的状况。

3、提高档案管理工作水平的措施

在我国现阶段的经济发展体系中，档案的管理对促进企业良性发展有着十分重要的作用。因此，必须对档案管理工作进行改进，提高档案管理工作的水平及实效性。

3.1、建立健全的档案管理工作制度

要想提高档案管理工作水平，首先要建立一个完善的档案管理工作制度。也就是说，要建立一个专门的档案管理机制，并在财务部门内成立个档案管理小组，对日常的档案管理工作进行监督与管理。另外，档案管理小组要定期在企业内进行档案管理工作重要性的宣传活动，以此来增加企业领导以及企业各部门人员的认知度。最后，领导要加强对档案管理工作的重视与支持，并将档案管理工作观纳入到企业的日常经营活动中去，使档案管理工作与企业的生存管理以及发展形成统一的结合体，促进企业有序发展。

3.2、加强档案收集与管理的规范性

针对于企业档案收集与管理不完善所造成的问题。财务人员首先要清楚地了解档案管理工作中的各环节的工作内容以及收集档案的形式，并了解通过哪种渠道才能更有效保障档案的真实性的工作内容。同时，在档案管理工作中，要协调好档案形成时企业各部门之间的关系，并且，财务部门指定专人进行各部门经济档案的回收工作，并根据需要抽出时间深入到某一部门中，跟随该部门完成日常的经济经营活动，从而保证所收集的档案资料的准确度。最后，做到随时掌握企业经营动态的工作，从而保证档案记录的真实、准确性。

3.3、加强档案管理工作人员素质

在档案管理工作中，人员的素质是关系到档案管理工作是否能够有效进行的关键。因此，企业首先要提高档案管理人员对档案管理工作的认知度，使其清楚地认识到档案管理工作对企业发展的重要性。同时，企业要通过培训的方式加强档案管理人员的管理技能，并提高档案管理人员对信息化技术的掌握和应用能力。最后，在现代化经济发展中，存在着利益与道德矛盾性因素。因此，企业要加强档案管理人员素质的培养，使其能够抵挡住诱惑，坚守自己的道德底线及原则，保证档案内容的真实性，从而推进档案管理工作的发展。

结语

综上所述可知，档案管理工作对促进企业的经济建设与发展有着至关重要的作用。因此，在档案管理工作中，首先要加强领导对其的重视程度，并结合企业现今的发展状况制定出科学合理的档案管理制度要求，从而全方位提高档案管理工作水平，推进企业朝预期的方向发展。

[1]汤志星.浅谈提高档案管理工作水平的方法[J].《办公室业务》，2013（09）.

[2]董兵，刘丽英.谈如何提高档案管理工作水平[J].《科技创新与应用》，2014（06）.

[3]曾湘平.借助质量管理体系认证提高档案管理工作水平[J].《成都航空职业技术学院学报》，2013（02）.

崔东霞（1976-），吉林四平人，馆员，本科，吉林省四平市人民政府军用饮食供应站，办公室财务档案。