高校图书馆档案建设与管理工作分析

李佳

摘 要：高校是一个云集了来自各地的优等学子的场所，图书馆又是高校历史的积淀以及文化的集合，对于图书馆的建设和管理也是高校建设中重要的组成部分，只有加强了图书馆的建设和管理才能促进高校全面、健康、协调的发展。虽然近几年我国加强了教育的重视程度，高校的图书档案建设与管理工作也取得了一定的成果，同时还是存在着一定的问题，有关学者必须要认真分析，从而采取相应措施推进图书馆管理工作的进行。

关键词：高校图书馆档案；建设与管理工作；措施

高校的图书馆是高校中重要的组成部分，对于档案的管理是来自于对图书馆管理工作的实践，它产生于图书馆的日常业务以及直接形成的文件类型的资料，是对于图书馆的管理工作思路、方法以及措施的如实记载，是对于各项工作展开重要历史的记录。对于档案管理的水平就是图书管理工作是否科学化、规范化的反映，想要展开图书馆的工作就必须建立在良好的档案管理的基础之上，现阶段档案管理工作已经发展成为了对于图书馆的建设与管理的重要方面。

1 高校的图书馆档案管理工作的意义

图书馆是一个学校进行知识交流的窗口，是能够进行学术研究的中心，有着相对独特的文化底蕴。对于图书馆的管理既与高校的管理密不可分，同时又相对独立，因而使得很多有价值的材料能够得以保存，特别是在新形势下，这已经成为了领导进行决策、工作以及组织学术研究信息的重要来源，所以加强档案建设与管理对于高校来讲意义重大。

1.1 对于高校的发展提供了参考和依据

图书馆的档案起于对图书馆原始活动的记录，是图书馆的各项工作真实可靠的信息来源。图书馆的管理人员想要制定相关的政策以及规划，都要以图书馆的档案为依据；对于图书馆的人力资源的建设决定了图书馆的发展方向，同时系统的资料为人才的规划和培养又提供了重要的参考；对于读者的服务以及图书馆的信息资源的建设是图书馆管理工作中基础性的工作，只有对于前期的工作进行不断的总结才能促进后续工作的开展，档案馆收集了很多的图表等信息，对于图书馆工作历程进行了如实的记录，因而成为了进行工作总结的一手资料。

1.2 档案管理是对于图书馆的管理的载体和中介

高校图书馆的管理水平如何与档案管理的建设是息息相关的，想要建立完善的管理就必须具备健全的档案体系。图书馆内的档案涵盖了各个方面，想要了解图书馆的全貌就可以进行档案的查阅，从而及时的发现问题，提出解决方案，进而实现科学的管理。想要使得图书馆的管理科学化、规范化、标准化，首先就要求管理人员加强档案的规范化处理，进而提高工作水平。

1.3 是建设民族文化和国家的需要

档案是一个民族乃至国家的重要记忆，承载着文明的传递。图书馆本身就是知识的集散地，对于其中档案加强管理是国家和民族的文化建设中重要的组成部分。

2 当代高校图书管理中的问题

2.1 档案缺乏统一的管理

图书馆的档案其实际上是与其他部门的档案具有同等重要性的，是国家宝贵的资源以及重要的财富，理应归国家所有，但是在实际操作的过程中，有关的人员并没有引发足够的重视，因而并没有将图书馆的档案报送相关的部门进行保管。

2.2 管理档案的结构不合理

从整体上来讲，图书馆中的文学类档案较多，但是以业务为中心的特色档案的比例相对比较少；从载体的角度出发，图书馆的档案大多以纸质为主体，其他形式的数量以及种类都比较少，难以适应时代发展的需求。

2.3 档案缺乏完整、系统的管理

对于馆藏的档案主要是两个方面的问题，一是来自其他途径的档案的完整性有待提高，经常出现缺档或者是断档的现象，或者是应当单独立卷的没有进行单独立卷。二是对于搜集到的资料没有进行细致的分类整理，导致没有形成完整的体系，从而使得资源很难得到有效的利用。

2.4 档案管理员的水平有限，对于读者新的需求不能满足

对于高校图书馆的档案管理就包含了学校图书馆日常的管理活动，在学校的其他的部门也是广泛存在的。当前档案管理人员大多属于兼职或者是退休的教职工，因此管理人员的素质也就参差不齐，其中的大部分人员都仅仅能够进行登记、保管以及收藏的传统工作，这些工作都是被动的、落后的，这也加大了管理人员的工作量，使得管理人员疲于应对，与当代的需要极其的不协调。

3 改善图书管理的现状的措施

3.1 加强档案管理的意识，进行管理体制的创新

对于高校的图书馆而言，应当加强思想教育，促使工作人员、管理人员以及领导人员从根本上加强档案管理的重视。按照“统一领导、分级管理”的原则，对于档案管理制度进行创新，实行馆长分管、专职档案管理员、各部门设置负责人三级的管理制度。总体上的规划由分管的馆长负责，主要是负责档案的管理体系建设；对于应当进行归档的档案由专职的档案管理员进行收集、整理；原始的材料收集交由各部门的负责人，在核实之后再转交档案管理员。

3.2 合理安排档案管理的结构，提供全方位的服务

对于档案的管理最终的目的就在于对档案的利用。文学类的档案能够拓宽读者的知识面，增加文化修养，但是具有业务特色的档案却是对图书馆的实际工作的体现，因而必须调整档案的比例。图书馆的管理人员除了要提供查询以及咨询的服务之外，还应该建立在保密的基础之上对于非保密性的档案上传到图书馆的网站上，建立健全档案的资源库，从而使得资源的共享性能够得到进一步的加强，使得广大读者的需求能够得到满足。对于馆内的信息还应当进行分析、筛选和编制，从而对于馆内的工作以及领导的决策进行配合，对于信息的服务应当及时主动的进行提供。

3.3 对于高校图书馆的档案进行现代化、信息化的管理

在新形势下想要加强高校图书馆档案的管理就必须转变传统的模式，应当与时代相适应，实现档案管理的信息化和现代化。从一方面上来讲，对于图书馆的经费需要加强，例如扫描仪、复印机、照相机以及打印机等硬件设备的配置；另一方面来说，对于以现代信息技术为主体的基础建设应当加强，加快电子档案的数字化以及网络化，改变传统的档案管理模式，加强虚拟资源的建设，从而形成完整的体系，实现资源共享道路的建设，能够打破时间和空间的限制，让读者能够更好的享受信息资源。

3.4 队伍的建设要加强，业务的水平需提高

想要使得高校档案管理的水平得到提高，一个高水平的队伍是必不可少的。一方面，对于老员工应当加强宣传教育、组织学习、进行技术的培训以及实际的观摩等等，从而促使管理人员能够适应新时代对于档案管理的要求。另一方面，对于档案管理人员的选拔应当选用高素质的人才，同时还要有很强的事业心，能够很好的完成交代的任务，只有提高了服务人员的素质，才能更好的进行档案的管理。根据每个人的特点进行任务的分配，定岗定员，一经落实就应尽量的保持稳定，不能进行随意的更换。

4 结语

档案是高校图书馆建设和发展过程中极其重要的信息资源，其对于图书馆的建设管理以及发展的意义都是重大的。尤其是在信息技术高速发展的当今社会，除了要重视硬件的建设之外，对于真实反应图书馆历程的资料--图书馆档案，我们必须予以相当的重视，建立健全管理体系，从而使其能够适应社会发展的需要。

参考文献

[1]李兵，王悦.高校图书馆档案管理问题研究[J].林区教学.2014（3）.

[2]宋云丽.浅析高校图书馆档案管理问题研究[J].世纪桥.2013（5）.

[3]贾宁.高校图书馆档案优化管理的路径选择[J].时代报告：学术版.2013（02X）.

[4]周虹.刍议信息化时代高校图书馆档案管理工作创新[J].中国科技博览.2012（3）.