文书档案收集工作中存在的问题及对策分析

黄惠玲

摘 要：随着时代的进步，我国社会经济的进步，各种企业的规模得到迅速的扩大，企业档案管理工作越来越受到人们的重视，文书档案收集工作在企业档案管理中占有非常重要的作用，提高文书档案收集工作能有效的提高企業档案管理工作的效率和质量。本文结合我国文书档案收集工作现状，对其存在的问题作简要分析，并提出了相应的解决方案。

关键字：文书档案；档案收集；存在问题；解决方案

文书档案收集工作的效率和质量是衡量一家企业档案管理水平的重要标准，也是企业档案业务建设中最基本的一个环节。如果文书档案收集工作的水平得不到提高，那么企业档案管理工作将无法正常、高效的进行，对企业整体的发展也会造成非常巨大的影响。因此，采取有效的的解决方案对文书档案收集工作中存在的问题加以修改和完善，能够有效的提高企业档案管理工作的水平，促进企业日常工作效率的提高，进一步促进企业稳定、快速的发展。

1 我国文书档案收集工作现状分析

1.1 收集工作不及时

企业的档案资料对企业的发展有着重要的作用，如果档案资料的收集工作不及时，就很有可能造成相关资料的遗失。一些资料的遗失可能会对企业后期工作的开展造成很大的困扰，不仅会降低企业的工作效率，甚至会给企业造成难以估量的经济损失。例如：在医院机构中，如果文书的档案收集工作不及时，前期病人的治疗方案和使用药物等数据遗失，就很可能增加医生对病人后期治疗的难度，甚至会因此造成一些医疗事故的发生，给病人和医院带来巨大的损失。

1.2 资料整合能力不强

文书档案的收集工作，除了要求工作人员应该对相关资料及时收集之外，对工作人员的整合能力也有较高的要求。根据相关调查表明，目前我国文档的收集工作中，工作人员经常因为对资料的分类整理不明确导致一些资料的遗失和工作效率的下降，从而影响整个档案管理效率，造成企业办事效率和工作能力的降低，在很大程度上影响了企业的发展。例如：如果档案资料没有进行明确的分类整理，当工作中需要一些资料时，相关人员很难快速、准确的将资料找出，我们都知道“时间就是金钱”，很有可能就是因为在资料的整理时工作人员没有进行合理的分类整理，耽误了会议的时间，失去一些商业机会，从而造成企业的经济损失，阻碍了企业的发展。

1.3 对材料的真伪辨别不明

一般来说，企业的文书档案收集工作应该按照一定的工作流程进行，在档案的收集时应该认真仔细的对相关资料进行真伪鉴定。如果收集的资料失去了真实性，那么整个收集、归档等工作都属于无用功，没有实际的工作意义，也失去了档案的利用价值。在进行文档的收集工作中需要注意的是，应当对文档资料的原件和复印件分开存放，以避免资料的遗失造成企业工作无法正常的运行。

总而言之，我国目前的文书档案收集工作中还存在着很大的不足，最为主要的三个问题就是：收集资料不及时、对文档的整理能力不强以及对材料的真伪辨别不明。档案收集工作是档案管理工作的基础，因此加强档案收集工作的管理，完善档案收集工作中的不足，对我国企业的发展、社会的进步有非常重要的作用。

2 针对我国文书档案收集工作提出相关的解决方案

2.1 建立健全的档案收集管理制度

文书档案收集工作应该有严格的管理制度，严格根据国家档案管理工作指导方针，完善企业档案管理制度，针对档案收集工作中的不足，要提出具有针对性的管理条例。从而保证文书档案收集工作的科学性、规范性、可靠性和真实性，文书档案收集的相关工作人员应该严格的根据管理条例执行，确保档案收集工作正常、高效的进行。

2.2 加强档案管理人员培训，提高工作人员素质

因为文书档案的收集工作是档案管理的基础，对企业的档案管理水平和企业的办事效率以及企业的发展都有着非常重要的影响，因此，企业应该充分的重视档案收集工作这一职位。工作人员在正式上岗前一定要进行相关规章制度的培训，考核合格以后方能进入正式的工作中，并且对在职员工应该进行定期的考核，考核内容包括对工作职责的认识以及工作表现等等，对于表现优异的工作人员 ，应当给予适当的表扬和嘉奖，反之，对于在工作中玩忽职守的工作人员，必须给予严厉的惩处，例如：适当的扣除部分工资，通报批评或者进行再学习教育等等。这样能够有效的保证新入职的工作人员降低因为对工作流程的不熟悉而导致工作的失误，也能促进在职员工对工作有一份认真负责的态度，强化文书档案收集工作的质量，提高工作效率。

2.3 完善档案分类工作，提高利用效率

档案收集工作如果工作人员没有严格的文档分类意识，就会大大的降低档案管理工作的效率，影响档案管理的质量。因此，针对如今文书档案收集中存在的资料分类不明等现象，各大企业应该切实加强文书管理工作人员的分类和备份意识，通过对工作人员进行理论知识的学习，以及在公司进行相关新闻、实例的宣传等等，旨在时时刻刻的提醒工作人员应该注意对档案的归纳和整理。文书档案收集的档案如果能够得到有效的归纳和整理，将会在一定程度上有效的提高档案管理工作的工作质量和工作效率，对企业的发展和社会的进步也有非常积极地作用。

3 结语

综上所述，文书的档案收集工作在企业的档案管理中占有非常重要的地位，高效率、高质量的文书档案收集工作对企业的发展，社会的进步都有一定的促进作用。但是我国文书档案收集工作普遍都存在着一定的问题，本文根据我国文书档案收集现状提出了一些解决途径，希望能够改善我国文书档案收集工作现状，促进各企业持续、稳定的发展。

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