在档案信息数字化管理环境下，实现信息服务的社会化

摘 要：当今社会是信息化社会，信息资源的广发传递与快速开发早已成为了社会发展的必然方向。在企业与社会服务过程中档案信息的数字化管理所占有的位置已经越来越重要。在档案信息服务社会化的过程中档案管理部门所起到的作用是越来越明显，档案管理部门能够有效完善档案信息资源的管理，让档案信息真正实现社会化。本文主要分析了水电企业档案信息社会服务与企业内部服务等两个方面，并探讨如何让档案信息服务社会化。

关键字：信息服务；社会化；档案信息；数字化管理

我国科学技术的发展与社会经济的进步，在一定程度上带动了我国信息化的进程，在实现信息化的过程当中，合理开发、整合与运用档案信息资源显得尤为重要，要想推动社会信息化的进程就必须有效利用档案信息资源，这样才能推动信息化的开展，摆脱“信息孤岛”所带来的困扰。要想实现这一美好的理念，就必须运用先进的管理理念来统领档案的信息资源，制定相对应的管理措施，对信息资源加以整合加工，从而让档案信息资源能够朝着网络化、数字化与集合化的方向进行，只有这样，才能实现档案信息数字化管理，才能实现社会化的信息服务[3]。

因此，在现在信息化发展迅速的时代，人们对于档案信息的存储要求也是越来越严格，档案信息的数字化与社会化功能也慢慢被人们所重视，这对于水电企业档案工作而言无疑是一个挑战同时也是一个机遇，这不仅仅给档案管理部门提出了更高的要求，同时还要求相关管理人员要不断开拓信息服务的范围，以便更好地满足企业自身的发展与服务社会的要求。

1 档案信息数字化的概念

现阶段，水电企业中大部分档案都是使用纸质档案、声像档案与实物档案为载体，其中纸质档案所占的比例是最大。在建设数字化档案馆中，档案部门所收藏档案的信息数字化处理已经成为了其中最为重要的一个环节，建设数字化档案信息就意味着面临巨大的任务[2]，档案部门也要结合企业自身的特点应用不同的模式进行建设，一般而言，馆藏基础比较好的大型综合性档案馆，水电企业档案部门可以适当借鉴，将其先进技术与管理理念合理地运用于企业中来，成立专门的信息数字化部门，并依次逐步加大企业信息的数字化规模。

对于现有的纸质档案而言，想要对其进行数字化处理，一般会使用以下三种方式[4]：第一，使用扫描仪进行扫描，让OCR字符识别软件进行识别；第二，通过计算机进行人工录入；第三，把档案文件看作是一组图片，由扫描仪或者数码相机逐页扫描或拍照同传输到计算机中制成图形文件。这三种方法进行对比，第三种方式显得更加容易操作，企业中一般的档案工作人员若能加以培训，就能够学会如何运用机器，工作也能定量化，进而降低了差错率，不过图形文件存储空间大，若能运用先进的扫描仪进行扫描，档案信息数字化肯定能够进一步提高其效率。除此之外，由于图像扫描能够将档案原件得以永久保存，也能够让利用者在浏览文字内容的时候，也能够看到其他纸质档案的相关特点，例如原件的圈点、印章、墨迹、之色、批注等等，让使用者能够寻找到更多线索，进而得以开展更近一层的研究。通过多媒体技术与计算机技术的运用，将水电企业所有的馆藏信息加以数字化，用数字化的形式进行储存，声、图、文并茂，让档案信息的显示与记录功能发挥到极致，提高企业内部的工作效率[1]。

2 新时期档案信息数字化的管理现状

档案信息数字化之后需要进行有效的管理，这样才能够确保信息的维护与有效的运用，因为，我们就必须要通过专业的档案管理软件进行辅助。随着信息网络技术与计算机技术的快速发展，档案管理信息化、数字化的应用水平与应用技术也在不断提高与发展，按照发展的程度可大概划分为以下三种情况：

第一，“文档一体化”的管理。国家档案局曾经提出“文档一体化”的管理理念，很多企业的档案部门也曾经应用计算机技术来实现档案与文件一体化管理，让文件从形成时开始到归档的时候能够进行流水线的形式进行管理。传统的手工操作与“文档一体化”操作管理软件相对比，能够有效预防应归档案的文件材料因人为原因而出现遗漏，提高了文件归档的准确性与完整性，这样文书立卷的效率也能够得以提高，档案的质量也得以保证。

第二，建立与应用档案文件信息目录检索系统。运用档案文件信息目录检索系统，可以说是最早的档案工作与计算机技术相结合的产物。因为企业档案馆所存储档案的信息量非常大，档案的使用也是非常频繁，为了能够使得使用者更加便利，提高他们查询的效率，档案部门运用计算机技术来对专题文件或档案目录进行分类存储，以便能够让使用者快速检索出相关资料。

第三，建设档案管理的应用系统。实际上，档案管理应用系统就是一个能够包括档案业务管理、行政管理与档案信息利用、开发等各个方面的系统的大型的工程，例如档案的自动检索、自动编目，档案的自动全文检索、存储，档案业务工作的管理、辅助，档案的自动标引、计算机的辅助立卷、档案部门的自动化办公，文档的一体化自动管理，档案数据库的建立与维护，档案库房的现代化保护技术等等。这些除了是档案管理最基本的环节，同时也是档案管理自动化、智能化的具体体现，也是档案数字化管理得以全面开展的重要奠基[6]。

3 企业档案信息社会化服务

水电企业档案信息服务社会化，是为了企业档案部门能够适应社会不同领域对水电企业信息不断快速增长的需求，把静态的档案信息进一步开发成动态的、有价值的、系统的信息，全面为社会服务。

3.1 档案证明服务

在水电企业中，人事劳资等档案的数量肯定不在少数，而档案证明中绝大一部分都为认识的入职、离职、科研项目等等证明，其服务的对象也针对为企业的内部员工。企业的档案部门要根据实际要求，为证实某件事情的事实而在档案部门中有无记载从而出具具体的证明，这样才能发挥档案的凭证作用[5]。

3.2 实现档案信息的网络化运用与共享信息资源，实现社会化服务

档案信息只有在共享与传递的过程中才会体现出其真正的价值。过去信息只留着档案的原件或者处理过的二次文献中，企业内部员工或企业外部群众要是查看相关的档案信息，就必须亲临企业的档案部门，通过静电复印、阅读摘录或拍摄等方式来获取相关的信息。但数字化之后的档案信息就能够在传递的时候同时往多个方向进行传递，方便企业与企业，企业与群众的交流，从而形成传递网络，并且随着互联网的普及，信息与信息之间能够进行快递的远程传递，不再局限于空间与时间，使用者不用亲自来到企业档案部门进行查阅，就能够在任何地点与任何时间通过计算机简捷便利地运用档案信息。但是在建立档案信息传输平台的时候，要注意建立档案部门的局域网，俗称内网，即用户通过局域网来确认自己的身份，档案数据的授权等等的形式来获取权限范围内的档案信息；除此之外，构建公众网、外网等等将一些能够开放的档案信息通过互联网进行相互交流，从而实现档案资源的共享。档案信息的共享与传递实质上就是为了能够服务大众，让档案信息资源得以网络化、标准化、数字化与系统化，从而满足社会在各个方面日益增长的档案信息的利用需求。同时档案信息数字化建设是一项任重而道远的任务，只有不断笃实创新，量力而行，才能使得档案信息管理工作有条不紊的进行。

3.3 培养数字化档案信息方面的人才

在建设数字化档案信息的时候，新技术、新知识的运用是非常重要的，因此一定要重视培养数字化档案信息方面的人才。现阶段，我国档案专业的教育中，不管是高等教育还是技能教育，对于这方面的知识仍然是较为贫乏，因此档案信息数字化进程也在不断滞后，因此，企业一定要重视培养这方面的人才，这样才能适应企业档案信息数字化的建设需求。

4 结束语

随着科学技术的快速发展，现阶段档案信息数字化是我国企业档案管理工作的趋向，企业档案管理工作的方式有了翻天覆地的变化，这对档案管理工作无疑是革命性的划分，档案信息数字化作为高科技的衍生物，也是未来档案管理工作的必然趋势。在“信息高速公路”与高科技信息技术的共同影响下，我国企业的档案信息数字化建设要努力加强对于档案的管理，为企业数字化建设打下良好的基础，完善相关的技术与设施软件，这样才能真正推动我国档案信息数字化进程的大力发展。

参考文献

[1]石莉萍，张鸿业. 信息化环境下档案信息资源整合的实现策略研究[J]. 中国外资，2011，02：168+170.

[2]王涛，唐曙光. 在档案信息数字化管理环境下，实现信息服务的社会化[J]. 中国西部科技，2011，17：71-72.

[3]劉玲. 试论网络环境下档案信息服务社会化[J]. 河南财政税务高等专科学校学报，2005，05：64-65.

[4]周玉梅. 试析我国档案信息数字化的发展方向[J]. 黑龙江科技信息，2013，10：128.

[5]曲巍. 数字化背景下的档案信息伦理冲突与解决对策[J]. 兰台世界，2013，23：30-31.

[6]赵屹. 档案信息化建设过程中档案管理工作的嬗变（下）[J]. 办公自动化，2007，02：60-64.

作者简介

田开谷（1970-），女，湖南张家界人，土家族，大专学历，大唐华银张家界水电有限公司档案工作人员，档案信息数字化管理方向。