浅析如何做好基层企业档案编研与利用工作

石月梅

（江滨农场机关综合档案室 黑龙江 萝北 154243）

浅析如何做好基层企业档案编研与利用工作

石月梅

（江滨农场机关综合档案室 黑龙江 萝北 154243）

档案编研利用工作是以研究档案内容为基础，以满足社会利用档案为目的，在对档案材料进行深入研究的基础上再次加工，其实质就是把一系列原始的、静态的、零散的档案信息条理化、系统化、浓缩化、优质化的工作。如何做好基层企业档案的编研与开发利用工作，发挥企业档案应有的价值和作用，更好地服务于企业以及全社会，是企业档案部门亟待解决的问题，笔者现就如何做好基层企业单位的档案编研与利用工作谈点自己的看法。

基层企业；档案编研；利用工作

一、拓展企业档案编研与利用的途径

档案编研是档案信息资源有效开发利用的重要手段，是将静态的档案资源转化为动态的、可供利用的信息资源的加工制作过程。编研工作的出发点应该是选题贴近单位的工作中心、贴近职工生活、有效地为经济建设、社会发展服务，达到编研成果利用效率最大化。

1、丰富室藏，扩充信息。企业档案编研工作开展的好坏取决于档案资源建设。编研及选题的材料均应以立足于室藏档案为主要来源，兼顾客观形势及利用者的需要，去挖掘利用潜在有价值的档案信息资料。正因为档案资源管理建设在档案编研工作中具有的基础性地位，也就决定了要进一步深化档案资源建设抓源头的监管理念，聚集基层企业单位的重大活动、重大事件、重要会议、重点建设项目、重大科研课题、重要工作和重要人物等方面不同载体档案的收集、整理工作，不断丰富档案编研的素材，扩大档案编研的范围。

2、搞好利用、强化服务。随着我国档案信息化建设的进一步深入，特别是网络技术的广泛运用，通过计算机检索就可以使得档案具备真正意义的资源共享，档案编研成果的材料来源也可以不局限于档案材料，通过网络来搜索相关信息，使编研工作在更多信息的反馈下，全面、准确、及时掌握企业所需，做到编研目的明确、服务社会实际，从而变被动服务为主动服务。

3、加强培训，提高素质。档案编研水平的高低主要取决于工作人员的素质与结构，而编研工作的效用最大化则是编研人员素质和修养的整体反映。从档案编研工作的性质和特点来看，人员自身的思想政治素质、知识结构、业务水平、工作能力是决定此项工作水平和质量的关键。

二、基层企业档案编研工作遵循的原则

基层企业档案编研工作是在对基层单位档案室藏内容进行分析的基础上，按一定的专题对档案原件进行摘录、加工和编撰。因此应遵循以下原则：

1、突出主题适应需要的原则。基层企业档案编研应围绕满足企业生产经营活动的需要，有重点地进行选题。企业档案编研工作不同于专门的学术研究和著书立说，而是以编研为手段，发挥企业档案史料的优势，配合企业生产经营的中心工作，确定具有现实意义的专题，查选档案材料，研究分析，整理汇编，满足企业各部门利用档案的需求。

2、广泛选材实事求是的原则。基层企业档案室藏档案是编研材料的主要来源。因此，确定选题时一是以企业档案室的各类档案为基础，最大限度地选材。二是在档案不全的情况下，要通过对相关单位和部门档案史料的查找，掌握全面、丰富、准确的材料，反映某一历史阶段或过程的全貌。

3、保证质量忠于原文的原则。基层企业档案记述和反映了企业各项活动的成果，反映的是企业历史的客观存在。档案人员的责任就是通过编研加工真实的史料，维护历史的本来面目。因此，编研过程中要在忠实原文的基础上，认真研究，对原文进行考证、纠错，并以一定的方式加以说明，这样才能使编研材料准确可靠、有凭有据，从而编出高质量的编研产品。

三、做好基层企业档案编研与利用工作注意的问题

企业档案编研工作要根据本单位的特点和实际需要，紧紧围绕生产经营的中心工作，采取多种形式，大力开发档案信息资源。笔者认为应重点做好以下三方面的工作。

1、搞好业务工作夯实企业档案管理基础。企业档案种类繁多，形式各异，要保证企业档案工作健康发展，就必须建立切合实际的企业档案管理制度，实行规范管理。首先完善各项管理制度，使档案管理人员在日常工作中有章可循、有据可依。其次要提高档案案卷的整理标准，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。再次要从细处着手，明确档案资料的收集、整理的内容与质量要求，对于档案材料的组卷方法要有明确、细致的要求，对于案卷的编制、装订、编目、保管等方面要有详细的规定等。

2、处理好企业档案保密和利用的关系。企业档案编研工作是一项政治性、科学性和技术性很强的工作。在编研工作中，要处理好档案保密和利用的关系，既要注重开发利用，又要注重保守国家和企业的技术和商业秘密；既不能因为保密而将档案永远封存起来，也不能为了利用档案而失密。档案利用工作应以方便快捷为目标，同时也不能只图利用的一时便利而忽视保密工作。利用与保密工作二者相辅相成、不可偏颇，只有这样才能提高编研材料的利用价值又不失密。

3、提高档案人员的编研水平。基层企业档案人员的综合素质在一定程度上决定了档案编研工作的水平。首先，应大力宣传档案编研工作的重要意义以及所取得的经济效益和社会效益，强化和提高企业各部门对开发档案信息和开展档案编研工作的认识，创造有利于档案编研人员成长的外部环境。其次，企业应支持和鼓励档案人员参加由档案行政管理部门开办的一些较高层次的档案编研理论培训班，培养一批素质较高的档案编研人才。再次，档案人员要加强自身文化素质和专业素质的培养，积极参与档案编研工作，在实践中学习、探索、创新，使档案编研工作更有效地为企业的生产经营服务。

随着档案资源信息化建设的快速发展，我们应准确把握企业改革带给档案编研工作的机遇，认清未来档案编研工作的大方向，及时调整档案编研观念，提高档案编研工作的质量和效能。档案编研利用工作对于整个档案开发利用来说，具有扩充档案信息、浓缩档案信息、传播档案信息的功能属性，是档案开发利用工作的一种最有效、最便捷的形式。