浅谈学校档案管理

赵月芬

学校档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。它是学校集体或个人在管理、教育教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料，它是真实、完整、系统地反映各项工作活动的特点和规律的历史记录，是学校一切工作的综合反映，是体现全校教职工劳动和智慧的结晶。学校档案主要有人事档案、文书档案、教学和教师业绩档案、基建设备档案、声像实物档案。具体涉及有关文件；计划；总结；学校历史沿革、校史、校志、大事记；各种规章制度、会议纪录；干部任免、考核培训；名册、报表；学校党员教育、理论学习、党员示范课活动形成的材料；学期教师任课安排、总课表；学生名册；转学、休学、复学、留级、会考、毕业证书存根；毕业生学籍卡；教育质量评估、学校录取名册、试卷分析材料；课外活动、对外公开课形成的文件材料；学校运动会材料；奖学生、学科竞赛获奖材料；德育工作材料；班主任工作材料；学生常规管理材料；三好学生材料及其他奖励活动材料；财务审计收费许可材料；固定资产统计表；绿化卫生工作文件；团组织改选、团干部任免的批复、通知；团内开展各项活动形成的材料；学生会、少先队工作文件；学校教代会文件材料等等方方面面的内容。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结，又是促进学校在今后工作中扬长补短不断继续前进的重要条件。学校档案是教育职能部门督导评估的信息源泉，有利于提升学校综合办学水平。因此，学校档案管理员要重视工作策略的研究，加强学校档案工作的规范化、制度化、科学化，使之成为促进学校发展的强力助推器。

一、完善档案工作管理体制

完善档案工作管理体制，成立领导组，建立档案管理人员网络。根据国家档案工作标准，档案实行集中统一管理，建立综合档案室，完善管理体制，形成一把手总负责，分管领导具体抓，上下协调、齐抓共管、纵横制约的管理体系。配备受过档案管理培训、具有中级职称的人员作为档案管理人员，综合档案室建议归口在办公室。各处室必须配备1名兼职档案管理员，做好本处室的档案材料的收集、整理、移交等工作。在全校形成以综合档案室为中心，辐射至各处室的档案管理网络。建立健全档案工作管理体制，完善档案工作各项制度，如、、制定《档案人员工作职责》《档案室管理制度》《档案保密制度》、《档案利用制度》等工作制度。此外还要把档案工作纳入学校工作目标管理责任制的检查考核之中，做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，管理有措施，开发利用有目标，在细节上保证档案管理的顺利开展。

学校档案管理工作是一项专业性很强的系统工程，它集专业性、技术性、科学性于一体。在信息化社会中，学校档案管理人员必须是一个综合型的人才。要保证档案管理机制正常运转，档案员必须加强业务学习，强化素质提升。档案员要学习档案专业知识理论，会编制档案管理的各类检索工具，如：文书、教学档案全引目录、案卷目录、全宗介绍、专题目录等，实现计算机检索。了解国内外档案工作及其发展情况，更新知识，提高管理水平。同时还要具有一定的书法及装裱技能。档案员的工作常与文字打交道，因此必须要有较高的文字书写能力和较强的文字系统概括能力。只有具备了一定文字修养，才能将零散的文件与各种各类材料编纂成党政管理、教学活动、教育科研等活动中需要的文件、汇编等材料，为学校各项工作服务。信息技术在档案工作中广泛应用，计算机替代了传统的手工操作。档案员必须掌握计算机相关知识，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息，及时准确地提供信息，最大限度地运用信息。档案员要善于学习新知识，进行多途径、多形式的培训教育，不断更新自身的知识结构，提高自己的科学文化和专业理论水平。在干中学，在学中干，准确地把握档案事业发展面临的新形势、自身发展的新情况和所处的新环境，不断进行档案工作的探索和创新。

二、运用网络信息，使档案管理工作具成效

随着新的信息技术不断地在学校中应用，教师有可能针对学生的特性展开教育，同时每个学生也可以根据自身的意愿获取并再现知识，并向其他人发送信息。这就是教育信息化的最基本的特质。就其内涵，就是利用信息技术，实现信息资源高度共享，發掘社会智能潜能，在学校乃至社会各个领域、各个层面上促进教育的优质发展。以信息化校园为标志的教育信息化，既为培养学生创造性思维方式提供了可能，更为发现每一个学生的价值，开掘每一个人的潜能，发展每一个学生的个性，使其具备独立之思想、自由之精神提高了广阔的舞台。

档案管理信息化是学校信息化的重要组成部分，越来越成为学校工作的关键程序和环节。从发展的角度说，教育信息化的实质就是档案信息化。

信息化档案的预期效果表现为：校园各群体之间可以方便、快捷地相互交流。学校的各方面信息可以得到有效的利用，大大促进学校的科学管理，提高学校管理水平；学校领导可以全面及时地了解全校的各方面的信息；各部门可以便捷交流，更协调地为教学科研服务；利用互联网发掘社会智能潜力，形成社会资源与学校资源互补与整合。能更好地利用学校的多种教学设备，实现软硬件共享。可以减少学校在硬件上的开支，更好地发挥各种教学设备的效益；学校教育教学资源和图书资料信息可以得到最充分的利用。例如开放（解密）文件、各种电子图书可以直接在网上浏览，随意下载，不用归还。

三、提供有效服务，强化利用价值

做好学校档案管理工作，就是更好地为教育教学服务。换言之，就是强化学校档案室的服务功能，努力开发其教育功能，使档案由过去的以藏为主转化为以开发利用为主。利用档案信息，为师生服务，为各级、各类查阅档案资料者服务。利用学校档案，为社会和各方面提供学生原始的学籍信息和学业证明。利用学校历年来在各种科研、教学、文体书画竞赛中所取得的实物档案材料，包括匾、奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗、照片等开展对外宣传，提高学校知名度，提高学校的社会效益和经济效益。档案人员还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。一所学校的档案管理水平，就是这所学校综合办学水平的缩影。作为学校档案管理员，要在实践中研究工作策略，不断提高档案管理水平，更好地为学校的管理、教育、教学工作服务，从不同层面实现学校档案管理创新，推动学校教育发展步伐。

四、树立先进工作理念，不断创新档案管理工作

长期以来受计划运行和行政模式等特点的，学校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或手段是手工的，这对学校所带来的影响，已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变，应成为学校档案管理改革的重点。要用化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使学校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质高效化。

档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。