涂料企业的档案价值与管理特色

沈兰

摘 要：上海造漆厂对档案的安全保存与合理利用，与企业的生产和发展密切相关，也为企业的长远发展奠定了基础。档案管理人员不仅具有扎实的档案管理专业知识，同时掌握丰富的涂料专业知识，确保了档案资料准确分类、正确归档，为本单位提供更多有价值的档案信息资源。

关键词：老档案；价值；保管；核心；科学培养

上海造漆厂是上海涂料有限公司（简称SCC）下属主体厂之一，是原化学工业部确定的全国重点油漆生产厂之一。产品有丙烯酸类漆、聚氨酯类漆、聚酯类漆、氨基类漆、环氧类漆、硝基类漆、过氯乙烯类漆和辅料等，广泛应用在汽车、航空航天、机电、军工、建筑、室内装饰装潢等领域。

上海造漆厂始建于1932年，由苏联人鲍乐庭创建，是中国最早生产油漆的厂家之一。随着历史的变迁，经历了天一造漆厂，亚美造漆厂，上海长江造漆厂及上海造漆厂等名称上的更替。早在1932年该厂就取得了“敖利马”商标，在1947年，取得了“眼睛牌”商标的注册证书；在1966年，又取得了“上海牌”商标的注册证书。

涂料产品作为物体表面装饰保护材料，用途广泛，近年来发展迅速。其档案包含涂料产品配方、专利技术、生产工艺、高新技术、课题研发、厂房设备布置、销售发票凭证等。尤其是历史悠久的老企业档案资料数量庞大，其保密性关乎企业的生产和发展。但对历史悠久的老企业而言，所收藏的档案材料往往数量更多，时间跨度更大，而且经岁月的刷选，老企业之所以能够在竞争激烈的市场上屹立不倒，是离不开老产品、老品牌的支撑的。这部分产品档案的价值，经过长期沉淀后日益凸显，加强对这部分档案的安全保存与合理利用，与企业的生产和发展密切相关。

作为一家拥有80年发展历史的老厂，上海造漆厂在档案资料的收集、整理和保管上，有着独特的理念并经历了几代档案人的传承，形成自己独特的企业档案文化。从认知层面，大家普遍认为，凡企业档案，无论是科技档案、还是文书、图纸、奖状、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动中的劳动成果和智慧财富，是企业发展历程的真实写照和客观记录。从产品层面，新产品从研发试制到中试生产，最终推向市场；从品牌的创立，到客户熟知认可；从厂址选定，到落户建成最后设备调试安装生产，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛勤汗水。这些档案分别以文字、数据、图纸等各种形式，承载着企业的昨天、今天和明天。上海造漆厂从80年前的两三人的手工小作坊发展到今天年产值过亿的是规模，它丰富的历史内涵、创业经历、成长历程，都是难以用金钱买得到的无价之宝。所以档案财富是非常重要的资产，它除了具有无形资产的属性，还有更多的历史经验值得后人去借鉴挖掘。档案室至今还保留着建厂早期珍贵的老照片、技术配方、科技档案等。虽然上海造漆厂几经搬迁、合并、更名，这些老资料仍然保存完好。透过对这些泛黄的老档案的开发利用，使得上海造漆厂今天依然在涂料市场上占有一席之地，在激烈的市场竞争中显示出活力。

上海造漆厂1987年搬迁至闵行区，所有档案资料也以这年为分界点，分为老档案、新档案两部分，通过年限划区域存放，因此资料查找也非常方便。

2001年市场部需要制作新的企业介绍册，要求档案室提供一系列的资料，包括厂区照片、历年来的获奖情况、各类证书、商标等，正是档案室对老资料完好的保存，丰富的档案资料为新版企业介绍册的顺利制作打下了扎实基础。

上海造漆厂生产的“眼睛牌”已连续十六年获得“上海名牌”称号，名牌办对申报“上海名牌”要求非常严格，要求提供企业历年来的财务报表、获奖情况及符合名牌要求的独具企业特色的材料，档案室收集的历年来丰富的档案资料为申报提供了一手资料，在一张张证书、财务业绩支持下“眼睛牌”获得充分肯定，无愧于十六连冠。

2002年上海造漆厂I型丙烯酸彩瓦漆获国家重点新产品证书，当时彩瓦漆在国内还属于空白，该产品的研发成功包含了技术人员的无数心血，档案室保管的许多老配方为试验提供了可行性方案，正是对原有老配方的深度開发和实验员的不懈努力，使得上海造漆厂成为国内首家生产彩瓦漆的企业，也最终促成了企业与法国罗地亚公司的合作。档案室完整的资料收藏为科研人员提供了必要的技术支持，也为企业的长远发展奠定了基础。

作为化工企业，根据上海市社保规定，在有毒有害岗位工作满8年以上的员工可提前退休，人事科每年需要对提前退休的职工进行情况核实，也就是查阅档案，有时就需要档案室提供70年代的工资单，虽然年代久远，档案依然保存完好，手写的工资单字迹清晰，纸张完整，大大便利了人事部的工作。

在2012年上海造漆厂八十年大庆之际，企业领导要求宣传科举办一次“上海造漆厂历史发展”展览，档案室将早期的一系列老照片（作坊生产、旧厂房等）提供给宣传科，最终展览办得非常成功。通过珍贵的老镜头真实展现了企业由两三人的小作坊发展到现在的大规模生产，使职工再一次亲身感受了企业的今天来之不易，加强了对企业的归属感和成就感，提升了职工凝聚力。

上海造漆厂对老档案的妥善保管，不仅使老档案有了用武之地，也使档案资料在企业日常工作中发挥了不可估量的作用。只有及时、准确地为各科室、部门提供相关的档案信息资源，档案工作的重要性和影响力才能提升，档案工作也由此才能得到其他部门的肯定。档案工作也在企业的生产经营活动中发挥自身的优势，凸显出他独有的不可替代性。

上海造漆厂要求档案管理人员不仅具有扎实的档案管理专业知识，同时必须了解熟悉企业生产流程、产品特点，只有这样才能更完善的收集整理档案资料。

作为涂料生产企业，其形成的档案资料必然会涉及很多涂料专业知识，这就要求在档案资料的收集整理过程中， 档案管理人员不只是坐在办公室，等待其他部门把档案材料送上门来归档。究竟哪些档案该归，哪些不该归，不仅要主动请教有关的技术人员，还要深入车间一线，熟悉生产工艺流程，了解涂料知识，弄清楚技术档案的内涵和保存意义，从而对不同类别的档案做到“胸中有数”。

档案管理人员对涂料专业知识的掌握，是确保档案资料准确分类、正确归档的一个重要前提。

档案是企业的资产。作为涂料制造企业，产品的配方、生产工艺尤为保密，还有客户信息、产品价格，如若外泄，造成的严重后果不可预计。这就要求档案管理员除了有较强的业务能力，还必须有良好的职业操守，保护好企业的档案资产。

上海造漆厂在管理中要求档案管理员严格遵守档案管理制度，档案室钥匙专用专放，未经许可一律不得外借，部门借阅档案资料必须办理登记手续，明确归还日期，过期不还者进行催讨，催讨后仍不归还者，按相关的档案管理制度进行处罚，对于机密技术资料，借阅人必须经过主管厂长签字同意后方可借阅。对于销售发票另外单间放置，除财务人员工作需要外，其他部门不得借阅。对于专利技术产品，则要求相关部门及时移交，确保专利信息不外泄。通过各种形式对档案管理员进行《档案法》、《保密法》以及國家有关档案工作法规的宣传教育，切实加强对档案工作的领导、检查和考核，增强档案管理人员的保密意识和责任感，确保档案管理安全可靠，无失（泄）密现象发生。

档案管理人员是档案管理工作的核心，只有人员到位，档案工作才能有序开展。为此，上海造漆厂灵活培养，因材施教，使档案管理人才代代相传，后继有人。

档案管理是一项长期、持续的工作，档案管理人员的流失将造成档案工作的脱节。因此，档案室从实际出发，因人而异，多渠道进行人才培养。按照不同的岗位、不同的层次，通过“传帮带”对档案管理员进行多种形式的培训。坚持“学用结合，按需施教，重视实效”的方针，为档案管理人员提供全面、系统的学习机会。制作档案简报，宣传档案管理小知识，对有兴趣了解档案知识的人员提供档案书籍。建立档案人员QQ群，通过群信息，普及档案管理知识。

正是因为通过对档案资料的完好保管，对档案管理人员的严格管理，对档案后备人才的科学培养等一系列措施手段，促使上海造漆厂档案管理工作颇具特色，在传承中发展，在发展中创新，始终与企业保持共同进步的生动局面。

在新时期，上海造漆厂的档案工作不断适应档案管理现代化的需要，与时俱进，档案人员不断学习新知识、新技术，敢于创新、敢于开拓，积极探索管理观念、管理方法和制度创新，努力使自己成为高素质的档案工作者，不断优化企业的档案管理工作，为本单位提供更多有价值的档案信息资源。