浅论中专院校人事档案管理

覃小助

摘 要：本文从做好人事档案管理工作对中专实施“人才强校”战略，事业单位收入分配制度改革，中专院校的和谐发展具有重要意义着手，分析了中专人事档案管理中存在的主要问题，从增强档案意识、提高管理人员素质，加强信息化建设等方面提出了改善中专院校人事档案管理的措施。

关键词：中专院校；人事档案；管理

人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是知人善任，选贤举能的重要工具。人事档案管理工作是人事管理工作中不可缺少的一个重要组成部分，是人事工作的基本条件之一。人事档案管理工作的好坏直接影响到单位和个人的工作效率和质量。管好用好人事档案对中专院校人才资源开发，事业单位收入分配制度改革以及中专院校的和谐发展起着重要作用。

1 做好中专院校人事档案管理工作的意义

1.1 对实施“人才强校”战略的重要意义

中专院校要实现快速发展，最显著最有效最根本的途径和办法，就是千方百计培养、引进和用好人才，建设一支高素质高水平的师资队伍。为此，各中专院校纷纷出台政策，采取措施，加紧实施“人才强校”战略。

人事档案是人事管理工作的重要数据和资料，集中反映了人才个人基本情况、经历、工作表现、工作业绩、奖惩等方面的情况。 做好中专院校人事档案工作，有利于引进优秀人才，中专所引进的人才应该是人才队伍专业结构、学历结构、职称结构以及年龄结构中最紧缺的，又不能在内部调剂补充的人才。人事档案反映着人才有关专业、学历、职称、特长、研究方向、教育工作及进修经历等第一手最真实、最新、最全面的材料。人事管理部门可以在对人事档案材料进行汇总、统计、分析的基础上，对学院所制订的人才引进计划提出意见和建议。人事部门还可以借助档案对前来应聘的人才进行专业分析，辨别真伪，检查错漏，预测人才价值，确保所引进的人才符合中专实际需要，促进人才的合理梯队建设。

1.2 对做好事业单位工作人员收入分配制度改革的意义

目前我国正全面推进事业单位收入分配制度改革，在此次工资改革中，以岗定薪，岗变薪变，个人所聘岗位，任职年限，年度考核等因素成为工资套改的重要依据。如所聘岗位时间确定不准，直接影响薪级工资，又如全日制大专以上毕业生在校学习时间计算在套改年限中，套改年限长短又直接影响薪级工资。这样，对一些人员信息的查实与确认，不得不直接查阅人事档案。实践中，当人事档案记述内容摸棱两可时，其真实性在很大程度上只能凭人事管理人员的主观判断以及工作经验而定，由此带来许多不良后果。

1.3 對中专院校的和谐发展具有重要意义

近年来，我国中专职业教育管理体制改革取得了重大进展，进一步完善了国家的中专教育结构，优化了教育资源配置，提高了办学质量和办学效益。做好干部人事档案管理是中专院校和谐发展的重要基础性工作。

有些学校原先干部人事档案没有自主管理权，长期以来不能引起学校领导层的足够重视，导致出现档案管理制度规范不一，质量参差不齐等问题。而人事档案是记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔任用干部的重要依据，关系到每位教职工的切身利益。中专院校如果能够充分树立起档案意识，在机构设置和人员编制和经费上给予充分保证，促进干部人事档案工作绩效的提高，那么它必将为学院在师资培养、干部选拔、岗位聘任等方面发挥积极作用，为中专院校的和谐发展推波助澜。

2 中专院校人事档案管理中存在的主要问题

2.1 对中专人事档案管理的重要性认识不够

长期以来，相当一部分人员包括领导干部对中专人事档案工作的认识不足，认为人事档案就是裁剪、装订、保管性的事务工作，与教学和科研工作没有直接联系，也不能为单位创造经济效益，只要守好那一堆材料，不丢失、不泄密，能应付干部调动或提拔时的查档工作就行。因此，人事档案工作变得默默无闻，很少有人过问，人事档案管理部门也习以为常，不主动拓展工作内容，不主动为学校的教学、科研特别是人才建设工作提供依据和参谋作用。

2.2 中专人事档案管理队伍亟待加强

由于重视不够，中专人事档案室很少设置有专职的档案管理人员，兼职人员也无法保证有足够的时间和精力对人事档案进行管理，导致中专人事档案建设滞后，问题不少。哪怕有专职的人事档案管理人员，也往往是半路改行，没有接受过系统的档案专业知识和技术培训，档案管理只能在低水平的层面上按“想当然”的办法进行。

2.3 档案管理方式落后，档案信息利用不充分

目前，多数中专人事档案管理部门的工作仍然停留在原始的管理方式上，靠手工检索、人工管理，工作量大，效率低，准确性差，一些现代化的管理技术和手段都没能发挥作用。此外，现行的人事档案立卷装订方法烦琐、复杂，标准过于苛刻，每页都要裁剪，使得拆卷装订成为档案人员一项沉重的负担，而且这种装订方法不利于材料的复印、保存与借阅。

3 加强中专人事档案管理工作的措施

3.1 加强档案宣传工作，增强教职工的档案意识

首先，要让领导了解、熟悉档案工作，认识到档案工作是学校发展的重要基础，是非常重要的信息来源；认识到档案工作是保证学校正确决策，提高工作质量，事关工作全局的重要环节。只有领导档案意识提高了，才能在档案业务建设，设备配套更新等方面给予重视和支持，才有可能实现人事档案管理的现代化及更好地发挥人事档案的参考价值。其次，要切实通过《档案法》、《人事档案条例》等重要法规的宣传，让档案意识深入每位教职工之心，破除人们对人事档案的神秘感。只有这样，才能让广大教职工意识到人事档案与每个人都有着密切关系，是关系到他们职称评定、工资定级、竟聘上岗、离退休等事宜的重要凭证；只有这样，才能让广大教职工认真填写各类人事档案材料，自觉地将学历证明等档案材料送到人事档案管理部门，确保人事档案材料的真实性和及时性。

3.2 加强培训，转变观念，提高人事档案管理人员的素质

人事档案管理人员素质直接影响档案管理水平，要将人事档案管理人员培养纳入人才培养计划，全面提高档案管理人员素质。首先要组织人事档案管理人员到档案管理经验丰富的兄弟院校参观学习、交流工作体会来提高业务知识水平。其次人事档案管理人员应转变观念，主动学习，通过各种形式的继续教育来不断更新知识，改善知识结构，开拓视野，增强创新思维。再次，人事档案管理人员要解放思想，增强服务意识，拓宽服务领域，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去看堆守摊、重管轻用的陈旧管理方式。要深入一线调查研究对档案信息的需求，不断总结探索人事档案管理工作。最后要强化服务手段，完善检索体系，提高服务效率，编制多种档案检索工具，为教职工利用档案提供方便，主动围绕工作需要，全方位跟踪服务，最大限度地发挥档案信息资源的作用。

3.3 建立信息网络，发挥档案服务效能

干部人事档案管理信息化包括两层含义：一是要把档案中的手写文字信息电脑化、数字化；二是要把数字化的信息网络化，要能实现网上人事信息的接收、传递、储存和资源共享。当前，人事档案管理系统计算机信息软件已在部分中专使用，但其发挥的作用程度比较低。中专院校要逐步吸收一批精通信息技术的人才和从事档案信息管理构件或善于制作档案管理网页的人才，建立一套完整的人事档案信息数据库，利用计算机技术和网络技术，实现对人事档案的信息共享，大大提高档案的利用水平。

参考文献

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[2]季晓东.完善中专人事档案的措施.兰台世界，2006（5）.

[3]王菲.人事档案管理存在的问题与对策.黑龙江史志，2009（1）.