浅析学校档案网络化管理

李方

摘 要：学校档案包括学校行政和党务管理文件、教职员工档案、学生档案、教学和考评资料、财务资金报表等，忠实记录了学校行政管理、教职工聘用、学生招录、教育教学、学生成长和经费开支等方面的基本情况，是教学经验的积累与总结，也是学校成长和发展的反映与见证，在改进管理决策、完善教学活动、优化考核评估、审计经费开支等方面，具有不可替代的价值和作用。但是，当前我国学校档案管理事业发展缓慢，很难适应信息化背景下大数据时代的要求。而且，由于长期以来学校档案的开发和利用不够，使得学校档案的价值和作用未能得到充分发挥，造成了严重的资源浪费。

关键词：学校；档案管理；网络化

1 前言

就现如今社会而言，计算机网络已是一项促进社会发展的重要“基础设施”。随着学校办公自动化的全面应用，各学校要求建立数字化档案室将档案进行网络化管理的呼声越来越高，数字化档案室的建立会给学校档案管理开启了新的里程碑，标志着档案事业从传统手工管理进化为计算机网络化管理。档案网络化管理，

就是依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理、利用、移交等，也能将藏在“深宫”中的文书、照片、录音、录像等各式历史档案通过数字化后，以动态方式在网络上为使用者提供利用。档案网络化管理不但能活化档案，同时也提高了档案工作人员的工作效率。在过去包括现在，许多学校的档案工作还处于手工操作阶段：手工记录与保存，这样不但浪费了大量时间人力物力，又使档案的内在价值难以深入开发，导致许多有价值的档案资料一直在“沉睡”中。档案网络化管理后，只需将档案业务流程、标准、规范固化在系统中，通过档案工作人员发布操作，档案就根据需要呈现在特定的网络上，检索查询准确快捷，利用者更不必再亲自“登门造访”，直接在家就可以机读档案，从而加快信息交流与反馈的速度，达到档案资源共享、主动提供服务和利用的目的。这些，既是深化档案服务的需要，又是新时代对档案工作提出的客观要求。

2 学校档案管理网络化的必要性

目前，人们都能通过网络随意查询世界各地的数据、图表、文献等信息，互联网已渗透到国家政治、经济、文化、教育等的各个领域 ， 成为人们生活中不可缺少的一部分。学校档案走向网络化管理，注定是一种必然性的趋势。学校档案是学校反映教学水平、教研、党政管理等活动中形成的有保存价值的历史记录，它真实而客观地记载着学校的运行轨迹，既是认识和把握学校发展客观规律，又是体现学校管理，改进教学教研的重要依据。档案网络化管理为档案的发布与呈现提供了方便，学校宣传的信息量肯定会随而之增加，令到有需要的家长能够全面了解到学校情况，学子在网上可以直接参访学校，学校教研教改等档案资料的开放对教师而言，不但是档案的提供，更是学识的交流，学校档案工作会为学校发展添加浓墨重彩的一笔，在促进学校发展占有一份天地。

2.1 制定标准，加快学校档案室网络化的建设

档案的价值大多数是不能即时能体现出来的，是需用现在的眼光去评估资料在日后的作用。在笔者实际工作中发现，大多数人对档案认识还是不足的，缺乏评估资料的远期作用的眼光，同时，一项工作的开展会涉及多个部门，在过往，纸质是档案资料的主流介质，不重视、评估难、易丢失，难齐集等众多综合因素，往往会发生几年后某一项工作出成绩了，但因诸种原因，基础资料却丢失了，非常遗憾无法形成一套完整的档案。如果档案实行网络化管理，各个环节制定相同的标准，电子资料流转到各个部门都能环环相扣，一项工作无论历时多久，都能根据进展踪迹收纳完整。

2.2 提升档案服务利用功能，创造网络化档案效益

通过档案服务利用，创造效益是档案生命力所在。但从目前档案现状来看，档案的“年利用率”从人次到卷次都是不能令人满意的，主要是传统的档案管理在信息处理方面存在信息流通不畅、查询繁琐等问题。档案实行网络化管理后，档案人员可以将学校开放性档案资料共享在计算机上，如规章制度，政策法规，科研成果、教师相关职称评定资料、学生学习实习毕业情况等。我们以利用者为中心设立多途径的检索系统，并且将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件。不必再到档案室一卷卷阅览或提晒底图。这样，既提升了服务，也提高了档案工作的利用率。同时，档案室应做好相关查阅登记工作，通过点击次数，反馈信息，定期在网上开讨论帖等方式收集信息，分析哪些档案有实际需求，把重要的，利用率较高的相关档案资料尽快进行数字化处理，以产生最大的效益。

2.3 突出学校档案网络化管理的特点

学校档案管理网络化是学校充分走向社会、宣传自己的一种手法。把自己的有关信息存入某一服务器，供有兴趣的使用者来查询，这种介绍方式的影响要比到档案室实地查阅文字资料影响大得多，甚至不亚于电视广告的影响。因此，要突出自己的教育色彩，真正使自己具有教育与文化性质，在指导观念上要由为少数人服务转变为大众服务，也就是说应多一些“平民”色彩、“百姓”色彩。

2.4 有利于研究学校档案网络管理的新模式

人事档案一直是档案管理范畴中的一类，在新的档案管理载体下必须要有新的管理模式，对此档案界的有识之士一直予以密切关注，积极支持对学校人事档案管理体制和管理模式的各种探索。

3 实行档案网络化管理的对策

3.1 有效开展电子档案的管理和利用

基于办公自动化和网络通信技术的深入发展，产生了大量具有档案保存价值的电子文件，这种客观形势，以及电子档案所具有的节省存储空间、检索快捷、便于管理、展示方式多样化等优势功能，使得电子档案管理成为当前学校档案管理的主要工作内容。但是电子文件在形成、处理、归档、保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以正常利用和开发，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，以此来维护电子档案的原始性和真实性。当前信息安全技术整体上还不成熟，严重限制了学校档案管理工作，使其落后于时代发展的需要，极大地影响了对档案价值的开发利用。

3.2 将传统实物档案与新生的电子档案进行整合，统一管理和利用

在过去的数十年中，很多学校档案馆积累了大量的实物档案，由于其实物形态的限制，使其长期得不到有效利用。在當前信息化背景下的大数据时代，如何充分发掘这些历史财富的价值，并将其与电子档案进行统一存储和管理，成为客观需要。由于其数量庞大，形制并不统一，识别存在困难，在当前技术条件下将其全部进行数字化基本上是不可能的，因此在未来一定时期内，传统实物档案与电子档案的双套归档、双轨管理成为必然。在这种二元体制下，如何对此二者进行整合，跨校、跨区域地开展统一管理和利用，成为解决手工档案管理向现代化档案管理过渡的新问题

3.3 有效推进学校档案的利用和价值开发

开发利用程度不高，价值不能得到充分发挥，是长期以来困扰我国学校档案管理事业的基本问题，但一直未能得到有效解决。这就要求学校要加强档案价值利用的意识，建立推动学校档案系统开发与利用的工作机制。

4 结束语

总之，在信息化高速发展的今天，只有档案工作网络化管理才能更好的为教育，为学校发展服务。

参考文献

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[4]徐富荣.论电子档案的法律凭据[J].档案学研究，2009（02）