黑龙江省科技档案管理系统开发项目进度控制研究

贾宝平

摘 要：文章针对黑龙江省科技档案管理系统开发项目的进度控制进行了研究，提出了在项目执行过程中进度控制的具体方法，并结合实际情况给出了控制工作的具体流程。

关键词：科技档案；进度控制；管理系统

黑龙江省科技档案管的主要职能是对黑龙江省科学技术厅所下达的各种科技项目的相关档案资料进行存档管理。但黑龙江省科技档案的管理工作目前仍然采用传统方式对纸件进行入库、编号、上架保存，存在着保管困难，查阅费时费力服务效率低下，一但发生意外原件损毁将出现不可挽回的损失等问题。为了提高科技档案的管理水平和服务质量，黑龙江省科技档案馆通过多方筹措资金设立了黑龙江省科技档案管理系统开发项目，通过这个项目开发出一套可以实现档案的立卷归档、查询检索以及传输利用的数字化的档案管理系统，以便更好的实现科技档案的资源共享[1]。

为了保障项目的能够按期完成，在黑龙江省科技档案管理系统开发项目开始之前，编制了项目进度计划，而在现实的项目建设过程中，项目的外部环境和内部环境都是在不断变化的，从而，项目实际进度与计划进度就会或多或少的产生一定的偏差。因此，就要对项目通过使用一些科学合理的方法进行控制[2]。

黑龙江省科技档案管理系统开发项目的进度控制是一个动态循环的过程，进度计划控制在项目启动的同时就随之开始了[3]。在黑龙江省科技档案管理系统开发项目的执行过程中，主要通过各种控制方法对项目实行实时的同步监控，定期将项目的实际进度情况与计划进度进行对比分析来系统地评价和掌握项目的进展情况，其主要目的在于加强项目的透明度，促使项目在执行过程中能够有效地按原定进度计划正常推进，避免项目进度出现重大偏差，同也便于在出现偏差时能够及时得到改进和纠正。保证项目能够按时、保质、保量完成，以免耽误工期造成损失。在黑龙江省科技档案管理系统开发项目的执行过程中，采用的进度控制方法主要有以下几种：

（1）定期招开项目执行情况专题会议

在黑龙江省科技档案管理系统开发项目执行过程中，要定期召开项目执行情况专题会议，会议以周为单位，每周进行一次。会议由黑龙江省科技档案管理系统开发项目组组长进行召集，参会人员包括项目其他各组的负责人以及专门的进度监督管理人员。项目执行情况总结会项目进度控制的有效方法，也是最常用的方法之一。在会上项目各组的负责人将本组的任务执行情况向其他成员进行说明，并将工作进度与计划进度进行比较分析，如有偏差必须说明产生原因和拟解决方案。如在项目执行过程中遇到有难以解决的问题也可同时拿出来与大家一起协商讨论，寻找解决办法。

（2）設立专门的监督人员

在黑龙江省科技档案管理系统开发项目执行过程中，设立专门的进许监督人员，该监督人员隶属于项目组的质量管理小组。将项目的进度监督管理纳入到质量管理过程中。无论项目执行进度与计划进度出现正偏差还是负偏差，都需要对其产生的原因进行认真分析与总结，并形成报告提交到项目组。同时。应跟据偏差程度决定是否需要向CCB（变更控制委员会）提交申请对项目进度进行变更，更新项目进度计划以保证项目能够更好的顺利完成。

（3）编制项目进展报告

在黑龙江省科技档案管理系统开发项目执行过程中，采用工作执行状态报告对项目进展状态报告对项目进度执行情况进行跟踪。工作执行状态报告反映了一项工作的现行状态。黑龙江省科技档案管理系统开发项目工作执行进度报告如表1所示。

黑龙江省科技档案管理系统开发项目通过项目启前的编制项目进度计划书、进项目进度计划进评审与优化和项目启动后的定期招开项目执行情况专题会议、设立专门的监督人员、编制项目进展报告、设立应急机制等进度控制的具体措施来对项目进度进行跟踪控制，其基本控制流程如图1所示：

第一步，黑龙江省科技档案管理系统开发项目在启动前先编制项目进度计划，并对计划进行评审与优化。

第二步，项目开始后按制定好的进度计划实施项目，并对项目进度执行情况进行监控。

第三步，如果项目进度出现偏差，则组织相关人员对偏差进行分析，判断是否需要变更原计划。

第四步，如果需要对计划进行调整，则通过相应的变更流程对原计划进行变更，进度计划更新后执行新计划，并回到第二步继续监控。

第五步，如果偏差对项目进度影响不大，不需要变更原计划，则回到第二步，继续执行原计划，并对项目进度继续监控。

参考文献

[1]王淑云.黑龙江省科技档案馆信息化建设的实践与思考[J].黑龙江档案，2012（6）：46.

[2]刘丰龙.浅析双代号网络图绘制方法[J].科学之友：中，2010（9）：43-44.

[3]张金明.论计算机信息系统集成项目中的时间管理[J].科学与财富，2012（7）：190.