利用云存储技术构建淮安市高校档案网络资源平台初探*

刘 瑛

（淮阴师范学院，江苏淮安，223001）

在档案电子数据几何级别的爆炸式激增基础上，档案信息资源正朝着内容的多元化、形式的多样化、结构的复杂化等方向发展，面对浩瀚无边的海量信息资源，有效的提高服务质量，发挥资源的最大效能，是对档案信息资源深层次开发和利用的更高层次要求。

云计算是一种通过网络将计算资源作为基础设施对外提供的全新资源提供方式。云计算作为一种新兴的资源使用和交付模式逐渐为学界和产业界所认知，同时，云计算平台是云计算产业发展的基础性资源，目前已经在我国一些诸如985、211高校得到了一定的推广和应用，基于云计算平台的云存储技术也相应在校园信息中心、图书馆等电子信息资源较为庞大的部门得以部署和应用。

稍显遗憾的是虽然上述高校内的云存储平台相继搭建，但基本大都属于高校内各自为战的建设现状，没有充分发挥“云存储”本身共享资源的最大优越性和安全性，在档案网络管理方面更是由于档案本身的私密性、特殊性而没有利用云存储平台的先例。如此也导致了现如今各高校内部基本都还是各自配备齐全的档案网络服务器、管理软件，基于B/S架构的传统管理模式，造成了硬件资源的重复浪费投资和相应技术维护人员成本的软环境负担。

本项目创新性地依托淮安市高校教学联合体这个5所高校的绝佳网络平台得以开展研究和应用，力图基于虚拟化技术整合各高校现有档案网络硬件资源构建云存储平台，在此基础上搭建联合体内高校档案资源共享网络。在减少硬件投资的同时降低了各高校的维护量，利用私有云备份的各自私有档案数据的同时还实现了电子档案数据的异校冗余安全备份工作。在经济方面则减少高校档案网络建设在软硬件方面的重复性投资，充分利用和发挥“云计算”、“云存储”平台本身的共享优越性。初步测算，本项目研究成果得以在淮安5所高校联合体档案管理网络内成功实现的话，将减少相关高校的软硬件重复投资约数十万元。

本项目致力于在淮安市高校教学联合体（成立于2005年的苏北地区第一个高校教学联合体，汇集了淮安地区5 所高等学校，在校师生约7 万人）内研究基于云存储技术构建档案网络资源共享平台，推动淮安高校教学联合体档案网络资源以刚刚风靡全球的云计算平台为基础进行架构，依托联合体内5 所高校网络平台，将档案信息资源进行整合进而实现共享，弥补现联合体内教学资源共建共享方面档案网络资源的空白。主要技术指标：首先利用虚拟化技术搭建云平台，然后在此基础上创建云存储环境，利用公有云、私有云相结合技术构建淮安高校联合体的档案网络资源平台。

1 淮安市高校档案信息资源建设现状

江苏省高校档案工作的现代化水平在全国属于前列，高校档案工作更重视档案资源的有效配置和深层次档案信息的有效利用。为了让高等教育扩张跟地区经济文化发展更好地结合起来，提高资源配置效益，以地区型为基点建立的高校教学联合体纷纷成立运行，淮安市高校联合体就是在此背景下建立的，“教育资源共享”也成为各教学联合体共同的口号，作为共享体系内的档案资源之一理应成为该共享体系率先推出的一个前锋。

淮安市高校档案信息资源共享的依托平台——高校教学联合体成立于2005年9月8日，由淮阴师范学院、淮阴工学院、江苏省食品职业技术学院、江苏省财经职业技术学院、江苏省信息职业技术学院等5所院校组成。5所院校的档案资源库非常丰富，档案总量大约在10万卷左右，就目前可供数字化利用的教学档案大约在6 万卷左右。以5所学校为例，各校可供数字化资源利用的门类档案情况如图1和图2。

1.1 5 所学校目前可供数字信息量以及现有数字化情况对比图

选取这四个门类档案的原因说明：在高校里，教学档案是利用的主体，主要体现在学历、学籍这两类，这两个门类数字化程度达到100%；其次是科研档案，主要是教师科研成果档案；再次是党政档案，这一类中主要是学校在党政管理工作中形成的档案；最后是声像档案，这个门类的目前利用率仅次于教学和党政档案，是利用率较高的一个门类，因为现在学校各类活动过程中，普遍采用的是数码照相技术，取代了以前的冲印技术，因此纸质照片档案产生的数量越来越少，数码照片和数码音像也越来越多，这一门类相比于纸质档案利用率也很高。（这里的声像档案分纸质和电子的，只按目前电子数据统计，数据截止至2013年12月）

1.2 从利用角度来看，教学类的档案利用程度最高，而5 所学校也主要在教学档案数字化做得最多。

教学工作是高校的中心工作，教学档案又是高校档案的核心组成部分，也是利用率最高的一个门类，以教学档案为数字化资源的主要基础资源力量，是共享平台建成的必要条件。

2 高校联合体内档案信息资源共享的现实意义

2.1 构建教学联合体内档案资源整合的新平台

目前，随着信息技术的高速发展，人们对信息的需求日益增长，已不满足于表层次上的信息内容，而共享的信息资源平台，是人们寻找信息的新渠道，而高校教学联合体内档案资源共享可以提供这一平台，将具有共性信息特点的高校档案通过一定的整合，供人们利用。

2.2 档案信息资源有效利用的最佳途径

传统的信息开放渠道，就是通过馆（室）以及少量的信息服务中心来实现查阅，通过手工检索的方式，效率低，速度慢，档案资源的深层次信息得不到充分的挖掘与利用，而利用整合过的二次、三次档案资源通过专业对口的开放平台将信息对外公布，使档案资源得到最便捷最有效的利用。

2.3 校际图书档案资源共享的平台

信息社会下，图书档案一体化的趋势在逐渐加强，这是科技、经济、社会发展的共同需要。档案资源共享平台的建立也是图书档案一体化系统创建的先决条件。

图1 各校可供数字化资源利用的档案

图2 各校现有数字化情况

3 高校教学联合体内档案信息资源共享的现实可行性

淮安市高校教学联合体内档案信息资源共享的构建可以使得档案信息资源更好地得以整合、更加科学地开发利用，以便从根本上改变管理档案信息资源的部门化、利益化倾向，从而将联合体内高校所保管的档案资源结构、数量得到进一步的优化和丰富。

3.1 共享平台的建立——淮安市高校教学联合体

地区性的教学联合体网站的建立，为实现区域性高校档案信息资源的网络平台提供了条件。由此看来，档案信息共享所依托的设备与网络技术的快速发展，客观上，为档案信息资源共享提供了条件。［1］

3.2 数字化信息量的极剧增长为高校联合体内档案资源共享提供了巨大资源储备

随着高校合并潮的推进，招生规模的扩大，为适应不断扩大的利用范围，迫切要求高校对现有的存量档案进行有效的信息处理，进而提高利用率。于是一些档案馆（室）通过扫描、拍照、录影等各种技术形式将存量的纸质档案进行数字化处理，将文字、图像、声音、视频等各种载体形式转换成数字信息，从而建成庞大的数字信息库。［1］

3.3 档案专业人才队伍的配置

目前淮安市高校教学联合体内档案从业人员的专业水平比以前大幅度提高，从业人员队伍年轻化，计算机操作使用能力较强，从技术力量上讲，具备了现实可行性。这些高校还定期通过联合体电子办公平台将各自学校档案归档流程和业务指导意见分发给各兼职档案员，及时解决其归档过程中存在的问题，并随时接受电话和QQ在线咨询，必要时还专程上门指导。

4 淮安市高校教学联合体云存储是档案社会服务功能延伸的思索与实践过程之一

随着信息被利用向纵深发展，高校档案为社会服务功能的拓展，成为高校档案部门开发档案信息资源的一个重要职责。在数量巨大的实体档案里，蕴含着极其丰富的信息能量，从“十一五”规划开始，学校在加强高校档案基础建设的同时，也在积极地探索高校档案为社会服务功能的新途径，不断变换视角，开拓创新，积极实践，贴近社会实际为社会各界服务，并取得良好的社会效益。例如，开通学校档案网站、开放专题目录查询、校园橱窗展览、开放校史展馆等多种手段强化对外宣传的力度。随着社会文明的整体进步、人们对档案认识水平的加深和档案工作者的不断探索和实践，各种不同形式的信息开放利用应运而生，而建立开放档案的云存储就是这个实践过程之一［2］。

4.1 加快档案信息化建设的步伐

淮阴师范学院重视数字档案信息的发展，较早地使用档案管理软件管理学校档案，从最初的单机版到现在的网络版，随着数字数据容量的增加，学校不断提高服务器等管理硬件的配置。已实现全校48个兼职档案部门网络系统归档、网络查阅、远程电子数据接收、查借阅等新方式。学校现存各类数据128943 条，各类数据库38 个，并授权开放声像档案、专题索引、基建等多个数据库，在教职员工足不出户的情况下，就能查阅到所需要的档案，并进行浏览、下载、打印等功能，真正实现资源共享。

对库藏永久保存的纸质档案进行全文数字化，学校预算2-5万元专项经费用于数字化扫描，并通过勤工助学学生和数字化外包公司辅助共同完成当年度的扫描任务。目前永久、长期保存的学历、学籍档案、校内发文档案、毕业生合影等档案资料已全部扫描入系统管理，学校规划在“十二五”期间完成存量档案（除短期外）95%的计算机管理。

联合体内5所高校目前都在集中精力完善档案基础工作，为批量档案数字化做铺垫，其中淮阴师范学院还建立了文件级和案卷级目录数据库，现有数据库38 个，文件级目录共计128943条，全文索引共计70376 条，数字化文件数72053 条，建立照片、音频、视频档案多媒体数据库。经过学校IP地址或是档案管理网站登录系统，可以进行输入、编辑、打印、下载、上传等在线归档查阅功能，经过授权的部门和用户还可以查阅特定数据库和下载全文信息。

4.2 适时加大开放档案力度

档案的开放，是档案信息资源为社会利用的必要措施，也是《档案法》的要求之一，已过保管期限，失去保密价值的档案，必须也必要向公众开放，从而使库藏档案的有效信息资源得到最大化的利用。而联合体内各高校要根据《档案法》和《高等学校档案管理办法》等档案法律法规对于开放档案的要求，制订详细的开放档案目录，在公共平台上予以公布，并及时对公开的信息进行更新和补充。就开放范围来说，各高校档案信息可选择侧重于学校发展轨迹、招生和就业情况、国际合作与交流、校友专题等几个方面进行开放查阅，挖掘隐含在档案内容里面的深层次信息，编纂加工成二次、三次文献，从而使公布在共享平台内的高校档案信息更加丰富。

5 建立云存储平台的措施

信息市场化状态下，淮安市高校教学联合体档案结构随着教育改革发展也在逐渐变化，理应致力于深层次的信息资源集合，随着工程建设，外事活动等事件的增多，基建、外事档案类等信息的大量产生，社会各界对此方面的需求也明显加大，这些固态的信息需要经过加工转换成可再生的信息资源。

淮安市高校教学联合体服务思路要跳开条条框框，不能满足于现有的库藏信息和利用现状。目前高校的校园网络发展非常迅速，尤其是办公自动化（OA）系统的广泛使用，日常的工作安排、文件在线浏览、在线批阅、在线归档等已成为当前办公自动化的最主要方式，同时在这个系统里产生的信息也非常集中，通过办公自动化、校园网页产生的档案信息成为高校档案信息来源的重要渠道之一，但校园网的信息更新非常快，必须及时下载保存当日重要的信息，以免遗漏或错失重要信息的留存，充分利用这一信息平台，从中捕获有保存价值的信息资源［3］。

当前，淮安市高校教学联合体利用信息技术、计算机技术、网络通讯技术等现代化服务手段已逐渐普及，已逐步建立起信息高速公路，实现“档案—计算机—电讯”三位一体的档案工作程序，让利用者以最快速的方式查找到需要的档案信息。同时对于涉及资金、管理、运行、维护等方面的问题，要成立专门管理的机构和整体管理人员体系，以保证整个规划系统的完整安全有效运行［4］。

淮阴师范学院综合档案室日常使用的云存储平台，可实现在线归档、在线查询和借阅功能，系统完全符合全省统一的数据结构标准和国家档案局《档案管理软件功能要求暂行规定》的要求。

5.1 资金的来源：可以申请上级主管部门拨款和联合共享体内5所高校按资源容量大小比例进行筹措资金。

5.2 托管学校：由技术、资金和资源强大的学校作为托管单位，承担日常维护与管理，由5 所学校共同派出技术人员进行共同管理。先整合联合体内网络平台硬件资源，然后在硬件资源上利用VMware虚拟化技术搭建云存储平台，最后在此平台上构建淮安高校联合体档案管理网络，利用公有云存储技术实现公开档案资源的共享、私有云存储技术实现各自的档案电子数据冗余备份，已在实践中成功搭建了基于虚拟化技术的云平台。淮安高校联合体拥有苏北领先的嵌入式系统实验室、网络实验室等专业实验室，学校能提供完善的设备设施，配置充足的实验仪器，创造宽松的项目硬件研究环境。淮安高校联合体内本着本地区各校内资源共享的原则具有长期的协作关系，在科研、生产实践等领域长期合作，做过许多科技合作开发项目，产生了良好的社会和经济效益。

5.3 成立共享资源平台小组临时机构：由5 所学校共同派遣相关技术人员组成临时机构，负责监管整体规划、系统的运行、日常的维护。建立了学校档案网站，网站内容丰富，有档案规章制度、业务指导、工作动态、下载中心等专栏，并能及时更新网站信息内容。学校有办公自动化平台，通过办公自动化传输的文件能实现日常在线逻辑归档。目前学校能实现在线归档和日常查借阅工作，一些统计数据和全文数据均能实现打印和下载，还能实现远程传输，档案管理系统的各项功能得到充分的应用。

云存储技术下，高校档案资源共享体系是一个可行性的规划，这一平台的建立，可以大大提高高校档案利用的效率，可以从深层次挖掘档案内部的信息能量，让档案信息资源得到有效的利用。

［1］刘瑛.区域内高校教学联合体档案网络信息资源共享—淮安市高校教学联合体档案资源共享可行性探讨［J］.产业与科技论坛，2008（9）：182-183.

［2］刘瑛.高校档案馆社会服务功能延伸的思索与实践［J］.黑龙江史志，2010（10）：53-54.

［3］蔡学美.档案云技术应用于档案信息化建设［J］.办公自动化杂志，2012（6）：15-17.

［4］姚伟.综合管理高校档案优化共享信息资源［J］.合肥教育学院党报，2003（11）：83-85.