浅谈医院档案的信息化管理

闫东海

【摘 要】信息化管理已经成为企事业单位日常经营活动的重要管理手段。本文主要阐述医院档案管理信息化的重要性，分析医疗档案信息化建设过程中的问题和不足，提出加强档案信息化管理的有效措施。

【关键词】医院档案 信息化管理 措施

【Abstract】Information management has become an important means for enterprises to manage daily business activities. This paper mainly expounds the importance of the information management of hospital archives， analysis of the process of informatization construction in archives of medical problems and shortcomings， puts forward effective measures to strengthen the archives information management.

【Key words】words]The hospital archives； Information management； Measures

引 言

随着医院信息系统在医疗部门管理中的广泛应用，其发挥着巨大的作用有效促进了相关部门的发展壮大。但是，我国大多数医院的档案信息化建设相对还比较落后，这在很大程度上影响和制约了对医院档案资源的开发和利用。因此，相关部门要加强对医疗档案的信息化管理，从而促进医疗部门的不断发展、壮大。

1. 医院档案管理信息化的重要性

档案的信息化管理是发展医疗卫生事业的必然要求。随着我国各级医院的信息化建设的不断深入和发展，电子病历的广泛使用，以及办公自动化的实现，档案的信息化建设已成为医院档案工作发展的必然趋势和工作重点。另外，档案信息化是加强医疗卫生工作的需要。医院各种门类的档案资料不仅能为广大医务人员提供丰富、详实的信息资源，同时也可为医院领导的决策和管理提供完整、可靠的历史数据和资料等。档案信息化可为医疗业务工作提供高效、优质的服务。总之，对于承担着日益繁重的医疗卫生任务的医院而言，实现档案信息化是适应医疗业务工作需要和时代发展的必然要求。

2. 医疗档案信息化建设过程中的问题和不足

2.1 医院档案管理格局较为混乱

目前，我国大多数医疗部门的档案管理基本都是多部门管理档案的格局。医院的综合档案室一般只管理一些文书档案、科技档案和财务档案等，隶属行政办公室管理。而由于这些管理部门所采用的管理方式不同，其在管理职责上也不明确，没有纳入医院的综合目标管理的考核中，这种多头管理，各有政策的现象，在很大程度上造成了管理标准化的难以进行。

2.2 医院档案信息化建设重视程度不够

随着互联网的广泛应用和发展，计算机的应用已经成为医院日常经营和发展不可缺少的重要部分，从最简单的管理信息系统和财务系统到完善的医院信息系统、放射科信息系统、影像存档和通讯系统、实验室信息系统以及局域网管理和办公自动化等，都已经开始在医院中使用并运行。但仍存在一些领导对档案信息化建设的作用和迫切性的认识不够，导致医院的信息化建设进程中未没有将档案信息化管理纳入工作的重点，对档案信息化建设的重视程度不够。

2.3 档案管理软件系统开发相对落后

目前，我国关于档案管理软件方面的开发速度和水平还明显落后于计算机硬件技术的发展，尤其是在医院档案管理软件方面显得更为欠缺。随着医疗档案数量和种类的快速增长，以及对档案信息化的利用需求的不断增加，单版机计算机档案管理已经无法适应当前形势的发展，缺乏可兼容性和可扩张性，急需升级和更新。

2.4 档案专业人员专业素质有待提高

目前医院现有的档案管理人员的知识结构比较单一，尤其是在计算机网络技术的应用能力方面的技术水平较低，专业知识匮乏。缺乏专业的档案信息管理人员，员工工作的主动性和创新性不够，不符合现代化医疗行业对档案管理的高要求。

3. 加强档案信息化管理的有效措施

3.1 建立规范化的医疗档案管理体系

医院应该依据国家有关档案信息化建设的规定和规范，建立规范化的档案管理软件，适应多种文件存储格式、支持实时浏览，具有互联网及内联网检索功能。能够实现收集整理、数据存储、借阅管理、权限控制、检索浏览、统计报表、数据输入（输出）及格式转换的控制与管理，满足医院档案的一体化管理、业务流程管理和信息资源开发利用的需要，从而保证医院内部信息网、卫生系统网和档案系统网之间的档案信息存储、交换工作的顺利进行。

3.2 加强医疗档案信息传输的网络化，充分实现资源共享

医院可以利用内部网建立专门的档案信息网站，实行新信息上网发布、联机公共目录查询服务和光盘远程检索服务等，同时还可开展档案信息的咨询服务，为患者提供定向、定题的交互式信息咨询，同时运用现代化的信息技术对医疗档案信息进行深度的加工、提炼和开发，不断拓展医院档案的各项服务功能，提高医疗档案的服务质量。

利用信息技术强化医院档案管理质量，主动开发和开放档案信息资源，达到院内资源共享的目的，这是适应医院发展和社会信息化建设的必然势趋。

过去我们没有足够意识到档案信息资料的重要性，对随时产生各种门类和载体的档案资料，比如医疗、护理、科研、人事、文秘、基建、财务、荣誉、声像等，认为存放在档案室就完成历史使命，其实不然，正是那些被束之高搁、无人问津的档案资料，对医院各部门及医院的可持性发展都有着非常积极的借签作用。endprint

目前，我院正在大胆尝试，开拓创新，利用计算机、扫描仪、数码相机等现代化设备收集整理各种档案信息，建立局域网络服务平台，在采取有效保密措施的基础上，达到一方收集、多方享用的目标，打破传统的管理理念和模式。同时进行档案资源科学应用的培训，引导员工转变观念、积极参与、多出成果，从而适应医疗市场激烈竟争的需要。

3.3档案资料收集和整理

我们把收集在档案室的信息资料进行分类、细化，整理为两大类：一是原始手段形成的纸质档案，它分三部分组成，第一是日常应用沟通的文书档案、照片档案、人事档案；第二是具有法律效力需专门保管的病历档案和司法签定档案；第三是数据精确相对专业的财务档案、基建档案、设备档案、药品目录档案以及最近才纳入档案管理的医疗保险、新型农村合作医疗档案。二是在利用现代化设备基础上产生的高新成果档案，主要包括科研档案、X光胶片档案、病理切片档案、各种设备检查图文档案、实物档案、声像档案和利用计算机磁盘、数据等形成的电子档案。

收集和整理要按照及时、齐全、完整的原则，确保档案收集渠道的畅通和信息灵敏。档案资料收集要灵活掌握，一般分为平时收集、定期收集和年终汇总收集三种方法。

整理方法要按照档案资料分类进行，建立归档资料目录，便于检索使用，医院局域网建设的要求目的是整合医院全部档案资料为医院各部门的科学管理、编研、开发、利用提供先进实用的计算机网络环境，实现档案信息资源共享服务。医院档案管理信息数据化、网络化技术和应用与临床各科的紧密结合、融入和发展，必将带动医院新一轮观念的变革，从而开拓视野，在提高医疗服务质量的同时，更加注重学术探讨和学术研究，起到百家争鸣、百花齐放的积极性作用，为医院整体素质的飞跃注入活力。

结 语

总而言之，实现医院档案管理现代化是确保我国医疗事业实现可持续发展的需要，是医院现代化信息管理的重要组成部分。医疗档案管理工作者要充分认识到加强档案信息化管理的重要性的同时，不断提高自身的专业素质和技术水平，熟练掌握和运用现代设备和信息技术，创造性地开展档案管理工作，从而促进医院的档案事业蓬勃发展。

参考文献

[1] 梁少芳 浅议医院档案人员应具备的素质.南方论刊，2007（8）

[2] 陈娟 如何做好新形势下的医院档案工作.中国医药导报，2007（17）

[3] 李丽华 基于信息化环境的医院档案管理人员的职业素质. 科技信息，2007（17）endprint