信息化时代背景下档案管理工作的创新探讨

2015-06-16刘爱霞

中国管理信息化 2015年12期

关键词：档案管理信息化信息

刘爱霞

（山东省鄄城县人力资源和社会保障局，山东荷泽 274600）

信息化时代背景下档案管理工作的创新探讨

刘爱霞

（山东省鄄城县人力资源和社会保障局，山东荷泽 274600）

在信息化的时代大潮下，电子化管理和无纸化办公已深入到社会的方方面面。这对档案管理工作者来说，既是机遇，也是挑战。如何把握信息化这柄双刃剑，积极做好档案管理工作模式的创新，是本文重点探讨的问题。

信息化；档案管理；创新

档案管理工作一直是各企、事业单位的重点关注区域。档案管理工作开展得好，既可以保证工作顺利进展，也可维护企业利益。但在信息化时代的大背景下，传统的档案管理模式已经难以适应企业的发展需要，一方面导致办公效率低下，另一方面不利于信息统一管理，难以保障信息安全。这就要求全体档案管理工作人员认真创新工作模式，改变管理思维。本文从以下几个方面进行探讨。

1　信息化对档案管理的影响

信息化，通常指现代信息技术应用，特别是促成应用对象或领域（比如企业或社会）发生转变的过程。作为对发展状况的一种描述，信息化是指一个地理区域、经济体或社会不断发展为以信息为基础（或者说基于信息）的程度，也就是说在其信息劳动力规模方面的提升程度。

“信息化”概念产生于日本。1963年，日本学者梅倬忠夫在《信息产业论》一书中描绘了“信息革命”和“信息化社会”的前景，预见到信息科学技术的发展和应用将会引起一场全面的社会变革，并将人类社会推入“信息化社会”。1967年，日本政府的一个科学、技术、经济研究小组在研究经济发展问题时，依照“工业化”概念，正式提出了“信息化”概念，并从经济学角度下了一个定义：“信息化是向信息产业高度发达且在产业结构中占优势地位的社会——信息社会前进的动态过程，它反映了由可触摸的物质产品起主导作用向难以捉摸的信息产品起主导作用的根本性转变。”

信息化不仅使档案门类不断增多，如新出现的个人档案、信用档案、职称档案等，而且内容复杂多样，数量急剧增长；另一方面，电子政务的实施，普及并提高了办公自动化程度，档案载体类型已由过去单一的纸质档案发展为图片、音像、磁盘、光盘、移动硬盘等多种载体档案，载体信息容量加大，不稳定因素增加。

随着社会的发展，单位及社会对档案信息的需求日益增长，从而对管理者的知识和能力结构提出了全新的要求。同时，办公自动化加快了档案工作现代化的进程，电子文件等新型载体不断出现，传统的纸质档案管理方式明显不能满足对这些新载体档案管理的需求，也影响着档案工作内容结构及档案人员知识结构的变化。因此，档案信息化的呼声也在水涨船高。

而所谓档案信息化，是指在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理并提供利用服务。也就是说，档案信息化就是要把档案管理模式从以面向档案实体（纸质档案）管理保存为重点的模式过渡到以电子档案形式储存管理的模式。这更利于档案信息的整合、跨区域调度、及时更新、资源共享及安全管理。

2　档案管理模式的创新点

2.1 建立网上档案管理系统，整合数据库，开设档案管理主页，提供网络档案管理服务

对公开的信息，及时在网上更新，方便大家查看。对保密信息服务，只针对专人开放，需验证身份，通过密保，预约查看。对需要调取纸质档案的人员，也可通过网络平台进行申请预约。档案工作者要以网站为基础，进一步加快档案信息资源数据库建设，实现档案管理数字化，数据库化；档案管理服务网络化，管理工作自动化。从而大大提高工作效率，节省工作时间，这对档案查询人员和管理人员来说都大大缩短了办公周期，免去了繁琐的行政手续。

2.2电子档案的自动采集上传与备份

对于老旧的档案要做好电子档案备份工作。档案管理室的地方是有限的，但是网络管理平台的空间是无限的。尤其是对一些年代久远，即将过期的档案，要建立电子档案备份以备不时之需。对现有档案和即将采集的新档案，全部实行线上线下双保险制度。也就是说，既要有线下的纸质档案，也要有线上的电子档案。两份档案互为参照，能大大降低档案出现人为错误的可能性。而对于今后要新采集的数据，要及时建立网上采集通道，让人们学会并适应自己采集、自己上传相关信息。这既可以节省办公时间，也可节约办公成本。

2.3提高信息加密技术

信息化浪潮裹挟而来的不仅是机遇，更多的是挑战。对档案信息化来说，最重要的就是要守好信息安全这个高地。除提高安全意识，从心理上建立安全防线之外，采用先进的信息加密技术，从技术层面上保证信息安全也十分重要。各单位在建立档案管理系统的时候，要对数据库加密，设置身份准入制度，核实密保口令。

2.4创新档案管理制度

结合现有情况，各单位部门要及时调整自己的档案管理制度，创新档案管理人员考核办法。过去的经验制度早已不适用于现在的情况，各单位要注意从保证信息系统的规范应用、合理开发信息安全等角度综合考虑，建立起信息管理部门、组织部门、人事部门等共建共管的档案管理制度。