信息化背景下加强事业单位财务档案管理研究

徐金梅

（白山市临江电视转播台，吉林 白山 134600）

信息化背景下加强事业单位财务档案管理研究

徐金梅

（白山市临江电视转播台，吉林 白山 134600）

随着现代科技水平的不断发展，高科技开始应用于很多领域。目前，在我国的财务档案信息化管理中，科技发挥了相当重要的作用。而现行我国的财务档案处理在某些方面还存在一些问题，本文讨论与分析我国目前的财务档案信息化管理中存在的问题并提出应对措施。

事业单位；财务管理；档案；信息化

档案，是一种记载事物的载体。简单来说，就是在社会生产生活中所形成的一些具有保存价值的材料。一言以蔽之，就是一种历史记录。中国历史上存在很多档案，比如现存的历史价值极高的文献资料等。目前，也有很多档案是以磁带、光盘、录像或视频的形式存在的。

1　财务档案管理的信息化内涵

随着科技的发展与进步，我国目前的财务档案管理也进入了信息化时代。所谓信息化，是指财务档案的整理、收集、分类、统计、保存、管理及应用等一系列程序都通过现行的高科技控制与实施。这在目前来说，已经非常普及。在我国其他的社会行业内，信息化管理早已成为屡见不鲜的事实。尽管在财务档案的管理中，信息化的实施发挥了相当重要的作用，但是目前，财务档案信息化仍然存在一系列问题，亟需引起相关部门与事业单位的重视并提出合理的、科学的解决方案。

2　信息化背景下加强事业单位财务档案管理的方式

2.1建立完善的财务档案管理制度

2.1.1建立档案管理制度

如果档案管理工作不能规划化、统一化、标准化，就会影响其深层次的展开。因此，科学化的管理对财务档案信息化管理有非常重要的作用，财务事业单位要建立完善的管理制度体系，建立各项管理工作的规章制度。比如，运用先进的科学技术，建立电子文件的归档制度及科学合理的流程审批制度。同时，对档案的归档要根据其自身的价值进行界定再归档。

2.1.2建立赏罚制度

事业单位要根据工作人员的绩效进行考核。要在事业单位内部建立相应的赏罚制度。对工作认真、没有操作失误的工作人员，应给予一定的鼓励与表扬。而对那些工作态度不认真，因严重的操作失误而造成事业单位经济效益损失甚至是人员伤亡的，除了应负的法律责任外，事业单位也要对其进行批评教育，以儆效尤。

2.2培训人才队伍

目前，我国部分档案管理工作人员自身素质不高、知识层次不高并缺乏相应的专业技能水平，这严重制约我国财务档案信息化管理的进一步发展。因此，事业单位要加强对在职人才队伍的培训，提高他们的专业水平与自身素质。事业单位可采取聘请专业教师，在事业单位内部举行相关专题讲座的方式来提高相关工作人员的水平。除此之外，财务事业单位也应开展对在职工作人员的实习培训，充分利用各种积极有效的教学资源，加强对工作人员的培训与锻炼。

2.3加强设备更新

2.3.1加大对信息技术设备的投资

事业单位的财务管理无论在哪个环节，都离不开先进技术设备的支持。如果没有先进的设备，事业单位就不能正常进行。因此，为实现财务档案信息化管理，事业单位应加大对设备采购的资金支持，增加采购设备资金在全体事业单位外向投资中的比例。

2.3.2加强采购部门与采购人员对信息设备的认知

采购人员对需要购买的设备不熟悉，可能会影响购买到的信息化设备的质量。因此，在购买财务档案管理所需的信息化设备时，需要采购部门在采购之前就做好充足准备，极度熟悉其所要所选购的设备。相关部门也应引起重视，加强对采购部门的相关教育培训。

2.4加强管理人员的安全技术及安全意识

对事业单位财务档案的管理，除了要规范管理制度、更新设备技术，还要加强对档案管理人员安全管理意识的宣传。

信息技术的发展，促进事业单位使用多媒体技术办公，。可通过对员工进行灌输教育、导入培训、广而告知等方式，使企业形成浓厚的舆论氛围。部分企业员工目前普遍存在侥幸心理、自负心理、投机心理、浮躁心理及麻痹心理等消极因素，要及时排解并消除。事业要加强安全管理意识的宣传，使员工在参与中潜移默化地接受新的安全价值观，并指导自己的实践行动。

2.5管理者要重视信息技术的管理与系统安全

信息化时代的发展，使我们社会生活的方方面面都充斥着信息技术。随着我们对信息技术的使用频率越来越高，信赖程度越来越强，计算机网络安全问题也频繁发生。就目前来看，计算机网络安全存在很多隐患。主要是因为计算机网络系统本身存在诸多不安全因素及一些人为的、有意的网络攻击。因此，要树立计算机网络安全意识，时刻保持警惕性，并保持忧患意识。事业单位的档案管理主要保存在计算机的数据库中，因此，管理人员要重视信息技术的管理与系统安全，避免因信息系统问题而影响档案的保存。

3　结　语

当前，信息技术不断发展，多媒体时代已经到来，这使得事业单位中的档案管理也变得简便化。财务事业单位的档案管理工作也需要适应信息化技术的发展，及时作出改善。档案信息化的产生是对我国传统的档案管理模式的一次重要变革，我们要客观分析当前财务档案管理工作中的状况，找出影响财务档案管理的信息化实施的重要因素，并采取相应的解决措施有效改善，为我国财务事业单位的进一步发展作出贡献。

主要参考文献

［1］尚真.中国石油档案管理的理念与模式［J］.北京石油管理干部学院学报，2007（2）.

［2］楼建晴，冯亚非.构建高校信访档案信息化平台的实践与思考［J］.浙江档案，2006（7）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.148

G271

A

1673-0194（2015）12-0200-01

2015-04-13