会计电算化上机实验的常见问题及对策分析

2015-06-16钟文娟

中国管理信息化 2015年12期

关键词：账套总账会计科目

钟文娟

（河南教育学院工商管理学院，郑州 450000）

会计电算化上机实验的常见问题及对策分析

钟文娟

（河南教育学院工商管理学院，郑州 450000）

会计电算化实验教学是会计专业的一项基本技能教学，教学过程中按照步骤和原理讲述，但在具体操作实践中，由于学生基础知识掌握不牢固、对操作步骤不熟练以及对软件系统知识的欠缺出现很多问题。如何正确辅导学生上机练习成为教学关键。本文列举了在上机操作中总账处理和报表管理中的常见问题并提出解决对策，为以后的教学提供参考。

基础设置；日常处理；期末处理；UFO；报表管理

目前高校越来越注重学生的动手操作能力，会计电算化实验教学是各高校非常重视的课程，能促进学生实际操作能力的培养。教学过程中采用用友ERP—U8.61软件进行上机操作，教师根据操作步骤和原理要求对学生进行演示，学生根据演示情况自己上机练习。但是，对于初学者来说，由于掌握步骤不正确以及对会计基础知识掌握的不牢固等原因，会出现很多问题。但出现错误不一定是坏事，通过解决问题可以使学生更灵活地掌握软件应用和理清原理。本文分析会计电算化上机中的常见问题及产生原因，并提出相应解决对策。

1　系统管理及基础设置中常见问题及对策

问题1：在系统管理中已设置用户和权限，但用003进入企业应用平台进行基础设置时无法进入企业门户。

分析原因：操作员编号错误。用admin或账套主管进入系统管理—权限—用户，发现操作员姓名正确，但是编号并不是003，因此用003不能进入企业应用平台。用操作员的编号进入企业应用平台，必须保证该操作员编号存在并且正确。用户编号在系统中必须唯一。

更正：用admin或账套主管进入系统管理，增加003用户，并赋予相应权限。

问题2：已建立完账套，在基础设置中增加“供应商分类”时，无法增加。

分析原因：在建立账套过程中，并未选择供应商分类。在建账过程中，选择供应商分类，在基础设置中才能增加供应商分类，然后再增加供应商名称。相反地，如果要求没有供应商分类，直接增加供应商名称，那么在建立账套时不能选择供应商分类，如果选择了，则不能直接增加供应商名称，因为只有增加供应商分类才能增加供应商名称。注意软件系统中的前后关系。

更正：以账套主管身份登陆系统管理，点击账套—修改，打开修改账套对话框，点击下一步，出现供应商分类一栏时，在供应商分类前方框内单击左键，出现“√”标示以示选择。

问题3：在基础设置中，增加部门档案时，一级分类编码和二级分类编码与教材不同，不能按要求增加正确的编码。

分析原因：在账套建立过程中，编码方案设置有误，或者直接按默认编码并未修改。

更正方法一：以账套主管身份进入系统管理，选择“账套—修改”，找到编码方案，修改相应分类编码方案中的信息，修改结束后点击确认保存。

更正方法二：以账套主管身份进入企业门户，执行“基本信息—编码方案”，双击修改分类编码方案信息。

问题4：用账套主管身份注册进入企业应用平台，单击设置—基础档案，基础档案展开没有客商、存货等信息。

分析原因：在建立账套时，没有启用总账系统。

更正：用账套主管进入企业应用平台，单击“设置—基本信息—系统启用”选项，打开“系统启用”对话框，启用总账，并选择启用日期为某期期初。

问题5：已通过“系统管理—账套—输出”功能进行账套备份，但原备份的目标文件夹中没有备份文件Uferpact。

分析原因：备份步骤不完整，备份时只选中了目标文件夹，没有双击打开，备份文件没有装入目标文件夹，而是存放于目标文件夹的上一级文件夹中。

更正：可以在目标文件夹的上一级目录下找到丢失备份。正确备份方法是，在备份时要选定目标文件夹并双击打开，再点击确定。

2　日常业务处理中常见问题及对策

问题1：填制凭证时，涉及现金、银行存款的科目输入凭证点击回车，系统并未弹出“现金流量表”对话框。

分析原因：没有将现金、银行存款科目指定为现金流量科目。

更正：以账套主管身份进入企业应用平台，单击“设置—基础档案—财务—会计科目”，出现会计科目对话框，点击菜单中“编辑—指定科目”，选择“现金流量科目”单选按钮，将现金、银行存款选入。

问题2：出纳执行现金日记账查询时，没有查询权限。

分析原因：出纳没有现金日记账的查询权限。

更正方法一：如果在选项中设置了“明细账查询权限控制到科目”，取消。

更正方法二：如果不取消“明细账查询权限控制到科目”，则以账套主管身份进入系统管理，赋予出纳现金、银行存款科目的查询权限。

更正方法三：数据权限控制设置中，对出纳进行了权限控制，则在科目前取消科目控制。

问题3：出纳有了查询日记账权限，但不能双击查询凭证。

分析原因：出纳没有查询总账的权限。

更正：以账套主管身份进入系统管理，赋予出纳“科目账”权限。点击权限—权限，选中出纳，点击修改权限，单击“账表—科目账—总账”权限选择。

问题4：以账套主管身份填制凭证，导致不能审核凭证。

分析原因：应以会计身份填制凭证，账套主管审核凭证，填制和审核凭证不能为同一人，即职务不相容原则。

更正：以账套主管身份将所填制凭证作废，并整理凭证，则没有账套主管填制过的凭证，再以会计身份重新注册进入企业应用平台填制凭证。

问题5：出纳执行出纳签字时，没有符合条件的凭证。

分析原因：出纳签字必须符合以下4个条件。（1）出纳具有出纳签字的权限；（2）现金、银行存款科目分别指定为现金总账科目、银行总账科目；（3）“业务—财务会计—总账—设置—选项”总账控制参数中选择出纳凭证必须经由出纳签字；（4）会计科目修改中，现金科目选择日记账、银行存款科目选择日记账、银行账。出现没有符合条件的凭证，要从以上4个条件中分析原因，查看4个条件是否同时具备。另外有可能会出现该操作员没有出纳签字的权限而导致无法执行出纳签字，这是因为没有具备条件1，此时应以账套主管身份登录系统管理，执行“权限—权限”，赋予出纳人员出纳签字权限。

更正：经过分析以上4种原因发现出现错误在于没有指定科目，则以账套主管身份进入企业门户，指定科目。

问题6：填制凭证保存时，出现“凭证不满足借贷必无”无法保存凭证。

分析原因：凭证类别选择了转账凭证，类别选择错误。该凭证不是转账凭证所以选择转账凭证时无法正确保存。

更正：在凭证类别一栏中选择相应的凭证类别，收款凭证或付款凭证。

问题7：填制凭证时，输完银行科目，并填写完辅助项对话框，凭证输入完成后，没有弹出“此支票尚未登记，是否登记”的窗口。

分析原因：没有进行支票控制设置。没有设置支票控制，则在银行存款科目是支票的情况下无法进行支票登记。

更正：以账套主管身份进入企业应用平台，打开“业务—财务会计—总账—设置—选项”，选择支票控制。

问题8：填制凭证时，出现科目不合法。

分析原因：填制凭证所填科目编码与设置会计科目时科目编码不一致。前后不一致时，系统不能正确匹配编码，则科目不合法而无法使用。

更正：查找会计科目，找到相应的会计科目编码填写正确。

3　期末会计处理常见问题及对策

问题1：在期末对账过程中，单位日记账的记录为空。分析原因：没有记账则不会产生企业的日记账信息。更正：以账套主管身份进入企业门户，打开总账系统下凭证—记账，完成记账。

问题2：银行对账时，出现检查不平衡。

分析原因：本单位存在未达账项。银行对账通过自动对账和手工对账两种途径进行，之后发现检查不平衡，则可能存在未达账项，此项不平衡不影响后续操作。

更正：通过手工对账仔细检查，仍然不平衡，则在会计电算化上机实验中不予考虑。

问题3：进行期末结账时，出现“存在未记账凭证”，无法结账。

分析原因：期末结转生成凭证并保存后，单位出现新的转账凭证，需要进行凭证审核记账后才能结账。学生经常忘记审核记账环节直接进行结账，这种方法往往导致无法结账。

更正：期末处理的顺序是：转账—凭证生成—审核凭证—记账（—按前序循环）—结账以账套主管的身份进入企业门户，执行审核凭证，然后执行记账功能。

问题4：期末转账时，生成凭证，点击保存出现“日期不能滞后系统日期”而无法保存。

分析原因：实验课不是实际操作，所以必须要分清系统启用日期和操作日期的关系，上机实验一般以一个月的账务处理为对象，启用日期一般是某月月初。操作时一般把电脑的系统时间调整为对应某月的月末，这样可以处理处于月初至月末间任意一天的业务。出现日期不能滞后系统日期的原因是转账应于月末进行，而电脑系统日期提前甚至提前了日常业务处理的日期。

更正：修改电脑系统日期，将其改为月末，转账生成凭证的时间选择月末。

问题5：期末损益结转转账生成凭证时，执行“转账生成—损益结转”，右边没有相应需要结转的项目。

分析原因：在转账生成之前需要进行损益结转的设置，没有需要结转的项目是因为没有进行损益结转。

更正：进行期末损益结转的设置，具体操作如下。以会计身份进入企业门户，执行“业务—财务会计—总账—期末—转账定义—期间损益—期间损益结转设置”，选择本年利润科目编码，点击确定。