档案学科信息门户资源建设研究初探

赵 前 黄 鹂

（1.河海大学商学院，江苏南京，210098；2.南京鼓楼医院图书馆，江苏南京，210008）

1 引言

学科信息门户，是针对特定学科或主题领域，按照一定的资源选择和评价标准、规范的资源描述和组织体系，对具有一定学术价值的网络资源进行搜集、选择、描述和组织，并提供浏览、检索、导航等增值服务的专门性信息网站［1］。

当前，国内档案学界并没有建设这一门户，相关的有国家科学数字图书馆建设的图书情报学科信息门户，以及各种类型的档案网站。档案学科信息门户作为信息门户的类型之一，是根据档案学学科研究与教学的需要，整合档案专业的核心资源和相关资源，对国内外具有一定学术价值的网络资源进行搜集、选择、描述和组织，并提供浏览、检索、导航等增值服务，从而为档案领域的科研、教育用户及其他相关人员提供权威的网络资源导航服务。

2 用户需求调研

2.1 研究设计

网上问卷调查是本次调查的数据来源，调查对象是档案学专业本科生、研究生及博士生，档案学专业教师以及档案专业工作者。调研时间一个月，共计回收到103份有效问卷。调查表分两个部分，第一部分调查用户的背景信息以及平时使用网络检索信息的习惯；第二部分主要调查用户对档案学学科信息门户的需求。包括：用户希望获得的资源类型、信息内容、个性化服务，以及对此信息门户资源组织方式的要求。

2.2 调查结果分析

2.2.1 用户类型

问卷调查的对象以学生为主，占54.37%，档案工作者25.24%，研究人员12.62%，教师7.77%。不同用户群的信息需求特点具有多样性。学生群体以硕士生为主，他们站在学科研究的前沿，围绕专业课题开展深入研究，对相关文献资源和研究热点等的需求强烈。绝大部分用户认为在互联网上获取档案学术信息面临着一些困难。

表1 用户希望获得的资源类型

表2 用户希望获得的服务

2.2.2 用户获取信息的方式

通过调查，69.90%的用户通过搜索引擎，65.05%的用户通过访问档案网站，62.14%的用户通过数据库等方式获取信息，选择这些方式的原因是信息量大，涵盖内容全面，同时信息专业，较易筛选。但是需要花费大量的时间和精力去筛选其中有价值的信息资源。在无法获取时，为了节省时间，有的用户只能在网上购买相关资源。

2.2.3 用户获取信息存在的问题

用户在检索和获取网络档案学术信息资源时面临着诸多困难。最主要的问题是用户对信息的检索和鉴别能力有待提升，网络信息纷繁复杂，各种检索方式均存在一定的缺陷，影响着用户获取学术信息资源。此外，还有垃圾信息太多，数据库收集论文等质量和范围参差不齐；受网络限制，有些文章需要收费，找得到却没法下载等。

2.2.4 用户对档案学学科信息门户的需求

作为网络学术信息资源深层次组织的学科信息门户，应该在了解用户需求的基础上有针对性地提供相应的资源。对于档案学学科信息门户，68.24%的用户倾向于根据使用体验再决定，27.06%的用户选择经常使用，这说明学科信息门户如果能满足用户的利用需求，那么将会建立广泛的用户群体。

根据用户调查，他们对档案学学科信息门户最主要的期望就是希望信息门户资源丰富，门户网站简介清晰。希望在资源具备权威性、准确性、全面性、时效性、新颖性等特征。希望加大资金投入把网站搞好，提供多一点特色档案，搞出特色才能吸引大家对于档案的关注，而且要关注信息的实用性，及时提供最新的相关政策及标准。

2.3 结论及建议

2.3.1 严格筛选，力保权威

优质而高效的信息资源是保证学科信息门户用户使用的基础，用户访问学科信息门户就是看重其提供的资源权威性和准确性、全面性［2］，在选择资源以及更新维护的时候，一定要以此为准则。

2.3.2 便于检索，具有实用性

为保证用户全面、准确快速地获得所需信息，学科信息门户一般都提供检索系统，包括“简单检索”和“高级检索”两种方式。一般用户不具备专业的检索知识，如果检索方式过于复杂和专业，会使用户望而却步，影响使用意愿。所以，检索功能要保证具有实用性。同时分类要清晰，要有必要的导航和指引；不要太僵化地按照主题进行分类，要结合用户需求和实际情况，灵活选择和组织资源。

2.3.3 提供完善的统计功能

包括网站访问情况统计，用户访问情况统计(如进入本系统的时间、地址及身份等)、各种类型文献使用情况统计(如期刊、图书、专利、学位论文等)。以此可以了解用户在不同的时间段都利用了哪些资源、用户的科研动态、网络学科信息资源搜集和选择的质量等情况，进而为网络学科信息资源组织者提供数字依据和实践指导。

3 档案学学科信息门户的资源建设方案

作为管理学科，同时受到信息、历史等其他专业的影响，跨学科交流也越来越普遍，大数据、云计算等新概念也应运而生。档案学学科信息门户应包含更多的有利于本学科研究和发展的相关资源，涵盖更多的目标用户，不仅包括档案领域，还应包括图书情报领域、历史学领域的科研工作者和高校师生，档案工作者以及档案领域的商业机构和档案服务机构的从业人员。

3.1.1 资源选择范围

一般来说，大型的综合性门户网站被归类为水平门户，针对某一专业领域的网站是垂直门户。他们的一个重要的区分点在于，水平门户注重在资源涵盖的范围内尽可能地罗列所有的网络信息资源，而垂直门户所收集的信息资源具有专业性，主要采选覆盖本领域范围内的信息［3］。作为垂直门户的一种，档案学科信息门户的资源选择范围应考虑以下两个方面：$

学科范围。档案学学科信息门户的信息资源建设应该基本涵盖的学科范围应该以本专业、图书情报学、历史学和信息资源管理为主，对涉及文献学、计算机科学、哲学等学科的内容，也可以适当索引其他与档案学术密切相关的信息资源。

表3 档案学学科信息门户的资源采选标准

地域范围。发展背景的不同，导致国外档案学更加注重于实践，而国内档案学更多具有的则是行政性质。从研究主体上来说，我国的档案学研究以高校专业教师为主，缺乏实践工作的指导，研究内容倾向于“广”，而不像国外专注于“专”。这些差异在一定程度上限制了我国档案学研究和学科的发展，所以，档案学学科信息门户应该在重点收集本国资源的基础上，尽可能多地收集美国、英国、加拿大、澳大利亚等英语国家在图书情报以及历史档案领域发展较好的学科信息资源。

3.1.2 资源选择标准

建设学科信息门户的主要手段是整合学科领域的信息资源，而网络学术信息资源的质量往往良莠不齐，要保证学科信息门户的服务质量就要对网络学术信息资源做出评价和选择。所以，在学科信息门户建设之初，学科信息门户建设人员就已经确定本学科门户的资源选择标准，并以此为基础，从大量的网络信息资源中进行人工采选［4］。这些标准一般是从定性的角度来确定的，国外的一些学科门户在建立之初就制定了严格的质量筛选标准。

以英国社会科学信息网关SOSIG 为例，资源选择建立在对网络信息资源的质量的评价和根据已有的优先级标准，为选择安排合理的时间，每个资源的评价都根据一系列要素进行。SOSIG 适应通用的评价标准，主要集中于内容，着眼于资源的有效性、时效性、准确性、权威性等，而且还考虑到数据提供的形式，其中包括资源能否易于操作，关键是资源能否得到充分维护［5］。可以根据这一评价标准考虑确立档案学学科信息门户的资源选择性质量标准，其中的内容可以为档案学学科信息门户的建设起到一定的参考作用。

学科信息门户的潜力具有相当的吸引力，如用户第一次使用时发现其有用，那么他们有望持续使用它。但也有潜在的缺点，资源更新非常迅速而且选择非常耗时，保持更新的问题可能会相当严重［6］。所以，应将考虑信息的有效性（维护及时性）放在重要的地位，定期对经过筛选的数据资源进行访问，当出现链接失效或者资源质量下降不符合标准的时候，及时进行处理。同时，对学科发展的新的研究方向保持一定的关注，当有新的符合要求的资源时要及时进行筛选添加［7］。

3.2 档案学学科信息门户的资源分类

3.2.1 按照研究方向（主题）进行分类

档案学基础理论。此部分研究内容是档案学理论研究的核心，是应用档案学研究的基础和前提。主要研究内容包括：档案与档案事业管理中的宏观性、基础性和全局性的问题，各种专门档案的管理、档案学管理理论等，研究档案一般管理活动中的各种原理、技术和方法。

历史档案与史学研究。在所有学科中，档案学和历史学的联系最为紧密，在档案学形成初期就是从历史学中分化出来的，在国外，档案学仍然是历史学的分支学科。值得一提的是，档案学界关于档案与社会记忆的研究是现在学者研究的热点之一，而历史学对社会记忆的研究已经有了一定的成果。而档案部门对珍贵档案文献做了开发利用，将一些特色资源共享，建设成为特色数据库，两者之间存在紧密联系，可以共同合作研究，分享知识和经验。

档案信息资源建设与利用。在我国古代,档案与图书一直有着密切的关系,古代的档案管理机构就是文书、图书、编史与档案结合在一起的管理机构。在现代，档案与图书情报关系更加密不可分，档案学中关于数字档案馆的研究就是受数字图书馆建设的启发，而关于档案用户信息行为的研究、档案文献和电子信息资源的研究与情报学密不可分。图书情报领域在开展信息资源的建设和利用研究上已经取得了一定的成果，档案学领域的信息资源研究也可开展全方位的理论探讨和创新研究。

数字档案馆及信息化建设。随着计算机科学的发展，数字档案馆和档案信息化建设如火如荼。本研究内容主要包括档案数字化、档案信息安全、档案管理软件开发、数字档案馆运用云计算技术、大数据等的研究。

其他学科领域。主要包括法学、管理学、哲学、秘书学、文书学等相关学科。例如，档案法律法规、档案事业和管理标准、档案专利等都属于法律法规研究的一部分；档案管理的理论、原则、体制等属于管理学的研究范畴；档案与图书、资料、文件等的关系，又涉及到哲学领域。

表4 档案学学科信息门户资源类型分类表

3.2.2 按照资源类型进行分类

根据CALIS“重点学科网络资源导航库”资源类型表，借鉴资源环境学科信息门户的类目设计，结合网络环境下档案信息资源的特点，可以考虑从资源类型来整合档案信息资源。具体分类方案见下表。

3.3 面向个性化服务的档案学学科信息门户资源组织

个性化服务是学科信息门户与其他网络信息资源组织方式区别的根本所在。学科信息门户提供的是经过专家筛选、评价，以一定的选择标准选择的特定类型的资源，与通过搜索引擎等其他方式得到的资源在可靠性、权威性以及标准化上有着独特的优势。现在一些搜索引擎公司开始致力于开发学术搜索引擎，提供RSS 定制等一系列个性化服务等与学科信息门户争夺用户。

通过调研，国外网站提供的个性化服务主要有以下几种，一些主要的服务内容列举见表5。学科信息门户要更好地满足用户的利用需求，就需要其针对本学科用户群的特点，完善服务的方式，提供更优质的个性化服务。

3.4 档案学学科信息门户的资源建设应注意的问题

3.4.1 信息的更新和维护

定期的信息维护和更新是学科信息门户保持信息新颖性和全面性的内在要求。在互联网迅速发展的今天，分分秒秒都有新的档案网站或者新的信息内容发布到网上，这需要档案学学科信息门户定时进行信息的更新和维护，这样既可及时收录新增的资源，也可以根据信息变化对现有资源进行调整和梳理。

3.4.2 注重用户体验

用户的反馈是学科信息门户建设的重要标准。只有根据用户的需求建设用户满意并有使用期望的学科信息门户，然后根据用户需求的变化不断调整资源的分类和组织体系，才能保证档案学学科信息门户的可用性和存在价值。

3.4.3 提高系统可用性

调查问卷结果表明，对检索方式的了解影响着用户获取信息。档案学学科信息门户的建设必须完善系统功能，提高系统的可用性。要实现交互式查询功能，资源浏览和资源检索都应该符合用户的使用习惯，提供按资源类型浏览或者按学科分类浏览。而且，应该具备智能检索、信息处理和分析功能。当用户因为检索方式不科学而得不到所需要的结果时，系统能够智能分析用户的检索意图,向用户提供相关的检索结果或进一步的提示。

4 结语

建设学科信息门户是一个庞大的系统的工程，需要考虑到经费、建设主体、技术、资源、人才等各个方面，研究不可能一步到位。选取档案学学科信息门户的资源建设这一视角，通过用户需求调研和一系列理论研究，希望能为档案学学科信息门户信息资源建设提供参考和借鉴，同时也能对档案学术信息资源的整理、分类和组织提供自己的研究成果。

［1］周晓英主编.信息组织与信息构建［M］.北京:中国人民大学出版社,2010:184.

［2］肖希明，信息资源建设概念、内容与体系.［J］中国图书馆学报2006（5）：5-8.

［3］胡昌平,柯平,王翠萍主编.信息服务与用户研究［M］.北京:科学技术文献出版社,2005:67,305.

［4］陈耀盛主编.网络信息组织［M］.北京:科学技术文献出版社,2004:79,176.

［5］Debra Hiom.SOSIG: an Internet hub for the social sciences，business and law［J］. Online Information Review Volume 24,Number 1，2000,pp.54-58.

［6］GEORGE KUK .Social Science Information Gateway for Psychology:A Utility Test of SOSIG［J］. Social Science Computer Review，Vol. 17 No. 4，Winter 1999 451-454.

［7］Dodds，Douglas.Who needs subject gateways，portals or hubs?［J］. Art Libraries Journal. 2007，Vol. 32 Issue 3，p26-31.6p.