知识管理背景下档案价值的形成机理

杨 琛 靳媛媛

（1.聊城大学东昌学院，山东聊城，252000；2.湖南大学马克思主义学院，湖南长沙，410012）

事物的产生和发展应遵循一种整体性思维，离不开环境的塑造和影响。任何看似偶然的现象，深究其背后都是深刻的、逻辑清晰的层层机理，档案价值的形成也不例外。知识管理背景下的档案价值理论和实践发生了巨大的变化，这种改变与以往的理论实践更新相比更加显现出环境的深刻影响。然而在对档案价值的分析中，往往忽视了档案实践环境的重要作用。实际上在知识管理的背景下，档案实践环境自始至终在档案价值的形成过程中扮演重要角色，笔者正是在此方面进行了探索。

一、知识管理背景下档案价值形成因素

学界对档案价值已经达成共识，即档案价值指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用而表现出来的有用性及有用程度。这个概念的内在逻辑在于，档案主体作用于档案，连接档案主体和档案客体的中介是档案实践活动，档案客体表现出对档案主体的有用性。这个观点中包含的主要因素是档案主体、客体和档案实践活动，却并未反映出档案的外部实践环境对档案价值形成的作用，或者换句话说未反映出档案本身与外部世界的有机联系。但是，在新的时代环境下，实践环境的作用愈益突出，并不是仅表现在某一方面上而是全局的影响。比如档案电子化的出现并不是档案主体的个人意志所能决定的，在计算机、电子化、虚拟化理论及技术未出现之前是无法实现的，不可能只在档案领域兴起技术变革，往往是某些变革产生后，档案领域被波及和裹挟着前进。现在越来越小的世界已经显示一定的同质性，即使制度和体制不同的国家，人们仍然可以一起享受微博、微信、脸书等社交化网络带来的便利和知识资源，我们可以说科学技术无国界，知识的流动性不可阻挡。因此这种世界性的知识流动带给档案理论界和实践活动的冲击及这种冲击的影响和作用在档案价值的分析中我们不可忽视。

因此，档案价值的构成因素为四部分：档案实践环境、档案主体、档案客体和档案实践活动。

2 知识管理下档案价值相关因素的变化

知识管理的概念最初由彼得·德鲁克首次提出，他指明了知识作为经济资源在现代社会中的重要作用。知识管理理论认为知识管理的焦点是对信息的管理、人的管理，包括人、组织与技术，将机构知识资源视为“可管理”的资产，目的是将知识资产进行系统地管理和有序地配置，让组织中的信息和知识通过获得、创造、分享、整合、记录、存取等过程不断回馈到自身的知识系统内，最大化知识的价值，确保组织成员能够随时随地获取正确的知识，提高企业创新能力。从20世纪末至今，档案理论范式发生了根本的变化，研究者纷纷把目光投向知识管理的大潮给档案领域带来的变化，提出了众多的理论观点、发展了档案理论，使档案的利用和管理活动也同步改变。对于档案价值，知识管理背景下发生的变化表现在三个方面，档案客体由文献走向答案、档案的实践活动由封闭走向共享、档案管理人员由单一型人员发展为复合型人才。如图1。

图1 知识管理下的档案价值变化的表现

档案客体由文献走向答案：知识经济时代以前，档案主要以实物形态存在，档案学界普遍认为档案是知识存贮的一种载体，对档案的认识界定在重保存的思维中，此时的档案更多被认为是文献，是人类智慧的一种物态结晶，并且认识到“贮存和传播知识的档案财富，无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”［1］。步入知识经济时代，知识已成为重要的战略资源，甚至被认为是“唯一有意义的资源”［2］。档案形态发生根本变化，虚拟化、电子化成为主流，档案的利用范围扩大，许多以前因为保管原因不便利用的档案也实现了利用价值，知识资源被急剧扩充，档案更多转化为知识。原有的档案界对档案属性的界定逐渐不再能解释新的实践活动，由此促发了档案界对档案知识属性和知识价值的新思考，故此有学者言:“全面正确地认识档案知识属性，是科学有效地管理档案这一巨大的社会知识财富和充分发挥它应有作用的必要前提。”［3］毫无疑问，在知识管理的潮流中，最关键的是把档案资源作为巨大的知识资源加以充分利用，这是知识管理的应有之义。因此，知识管理背景下，档案不再是封存于角落里落满灰尘的累累故纸，而是一座散发知识光芒的智慧之塔服务于寻求答案的人们，这就是档案工作者以后的新职能。正如档案学家丽贝卡·巴克利所说:“我们不需要更多的文献，我们需要的是更多的答案。关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点”［4］。

档案实践活动由封闭使用走向共享：知识管理实现的前提是确保知识的自由流动、充分共享，这是知识管理的精髓所在。档案知识管理的目标也是为了实现知识共享，打破以往档案对知识的阻断，突破档案的形态对档案利用价值的埋没。电子化档案为知识累积和知识凝聚提供了基本的基础前提，互联网技术的发展使档案的共享具备了技术支撑。著名企业在实行知识管理的过程中实现利益增长，汽车巨头福特公司的技术诀窍是都备案今日数据库，实现了电子化存档，每个登入数据库的人都可以分享知识和经验，同时也把自身的技术诀窍传递给别的公司，应用于实际，解决技术难题。这样做的成果是：1996—1998年期间，全公司实现降低成本效益分别为0.9亿美元、1.54亿美元和3.03亿美元，1999年降低成本约合5.47 亿美元，呈逐年上升态势，降低成本效益非常显著［5］。

知识管理应用于档案领域的意义在于它重新彰显了知识的价值，使档案获得了生机，让人们不再提到档案时第一感觉是泛黄的故纸堆，而变成是解答问题的有价值的信息和资源。这些实现的前提就是档案资源的共享。

档案主体（管理者）由单一型人员到复合型人才：知识管理以前的档案管理重点工作是保管档案，知识管理背景下的档案管理则是更快地从纷繁复杂的档案中开发出有价值的信息和知识，并加以利用和共享。档案管理人员已经转化为知识的提供者和筛选者成为组织中不可缺少的知识管理者、学习资源提供者。而档案的共享趋势使档案管理者由幕后站到台前，由保管信息到开发信息，这些变化促使档案管理者掌握更多的知识，不仅具备档案专业知识技能，更要掌握本组织的历史沿革、发展趋势、管理流程、未来动向以及其他组织的发展动态。在对档案的筛选利用中还要求理解社会、经济发展趋势、政府的政策意向和本组织运行发展的关联性，这已经使得档案管理人员成为一个具备发展战略眼光、管理学知识、经济学知识、计算机信息技术、档案学知识的复合型人才。

3 知识管理下档案价值的形成机理

“机理”一词最早是运用于生物学研究，指细胞的应激反应和反应变化的原理，随着词意的延伸，现代汉语词典对“机理”的解释有三：1.机器的物理构造及其工作原理；2.有机体的内部结构和要素间的相互联系；3.自然现象的科学规律。在文中指第二种解释。

档案实践环境是档案主体、客体和实践活动的外在环境，包括世界性的科技环境、知识环境、制度环境、经济社会环境和政治文化环境等；档案主体则是档案实践活动的作用者，具体包括档案使用人员、利用者和档案馆所中的档案管理人员等；档案实践活动指的是档案的使用、利用、管理等过程，是档案主体在外部环境的影响下对档案客体的实践过程；档案客体指各种存在形态的档案本身。在此文章把档案价值的四个构成因素看做一个开放的、自我平衡的系统，而档案价值也遵循一定的逻辑不断演进。

3.1 档案价值的实现基础

马克思说过：没有使用价值的事物是没有价值的。档案价值也遵循这一规律。另外从知识价值的角度讲，持档案价值二元论的学者认为，知识价值是在实现使用价值的情况下实现的，档案使用价值是知识价值的载体。因此，档案价值的实现基础是也只能是契合社会的需求。被保存起来的实物档案只有在被利用时才具备档案价值，而之前的只是具有知识本身的价值，但却是一种非需求性的价值。在知识管理时代下，这一规律更被无限放大，档案电子化、管理系统化、共享等都是因为社会需求而发生的，没有需求也不会有革新的动力。因此，档案价值的实现基础就是为了契合社会需求，回应社会的应用要求。

3.2 档案价值构成因素之间的作用关系

（1）档案实践环境系统性作用于档案主体、档案、档案实践活动三个因素，是档案价值形成的客观塑造因素。档案实践环境作为客观社会环境因素，系统性作用于组织内的档案三要素。当社会环境改变时，档案管理理论也会发生相应改变，档案主体、档案、档案实践活动必然也会发生改变。这种改变是一种系统性的变化，是全面的塑造，巨大的外部影响因素冲击着原有档案价值理论基础，使每一个档案价值因素都打上实践环境的烙印。

档案学界在知识管理兴起后，档案客体电子化，档案主体提出适应新客观环境的档案保管理论，档案后保管范式是应对电子文件所带来的巨大挑战而提出的。档案后保管范式由新来源观、宏观鉴定论、知识服务三部分构成［6］，对档案保管和管理流程进行再造，实现知识价值的最大发挥。因此新的档案理论的提出为档案主体、档案实践活动指明了变革的方向，档案主体不断学习前沿的档案理论、技能，学习计算机知识，在学习的过程中，档案主体也日益转变为组织中重要的一员，档案机构的地位也发生重要改变。正如在2004年第十五届国际档案大会上达成的共识——档案机构应该在管理和知识中定位，在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用。［7］档案管理处理活动也依循着档案新理论的要求而获得自身不断变化，完成从表面到实质的转变，最终带来档案理论和档案实践活动的巨大变革和创新。

（2）档案主体控制和管理档案实践活动，是档案价值形成中的主导性因素。在档案实践环境的塑造下，档案主体、档案客体都发生了根本性的变化，但客观因素不是具有主观意志的事物，只有在人的主观意志的控制实践下，才能彰显内在价值。档案主体在档案价值的形成机理中，把变革了的理论知识和社会需求作为实践活动的主观意志指导档案实践活动，使档案实践环境中隐匿的本质精神在档案实践活动中彰显。可以说，没有档案主体的实践，就不会有档案价值的彰显。同时，档案主体管理实践活动，当实践活动中出现不能和档案价值彰显相适应的过程和因素时，档案主体及时通过提高管理理论修养和管理技能纠偏这些情境，以让档案实践活动更好适应社会环境的要求，最大程度实现档案价值。

在知识管理的时代下，具有知识管理理论知识的档案主体使用新的技术和管理理念使用档案、利用档案和管理档案，并使整个档案实践活动回应新环境的需求，凸显档案的价值，这一系列的过程都离不开档案主体的主导性作用。档案主体的主观意志决定了档案实践活动的有效性，在知识管理型的档案实践活动中，档案主体在自我完善的情况下作用于档案，使档案价值最大程度契合民众的需求，实现档案的最大价值。

3.3 档案实践活动检验档案主体技术和技能，是档案价值形成中的检验性因素。档案实践活动在某种意义上等同于档案使用、服务民众的过程，这个过程能否做到便捷、有效也是检验档案主体技术技能的试金石。档案价值的彰显是通过档案实践活动完成的，而能否契合民众对档案的需求，能否契合民众对档案使用的期望，正是档案价值的核心所在。根据档案价值二元论观点，档案价值由两部分构成——信息价值和工具价值。前者指的是档案作为记录或者文献，其内容本身具有信息价值；后者指一般意义上的使用、凭证等价值。而档案的信息价值是以工具价值为载体实现的，没有使用的档案其价值和意义不是最大化的，或者仅仅具有一般意义上的文字价值。因此档案价值彰显从很大意义上是在于档案的使用和利用价值，即档案实践活动的发生。

知识管理时代下社会对档案提出新的需求，以往的档案保管方式、利用手段都逐渐被新的方式取代，现在一些档案利用（可以利用）效率不高的场所，其根本原因是对新的档案利用手段和方式开发不够，比如现在一些高校依然存在手工管理、利用纸质档案的方式，导致高校内大量档案处于闲置状态，这就反映出档案管理者的不作为，不能及时更新知识储备，不能适应新环境提出的要求。因此，有效的档案实践活动恰恰是因为档案主体及时更新知识体系以适应社会需求的方式来管理利用档案的结果，确保档案资源得以合理有效发挥作用。

4 结论

根据以上对档案形成因素的分析，我们可以推理出档案价值的形成过程：首先在档案实践环境的影响和塑造下，档案主体、客体、实践活动都发生改变，而后在档案主体的主导作用下完成的反映、回应社会需求的档案实践活动。档案价值的形成是系统因素的运动、作用过程，遵循一定的逻辑演进，在档案价值的四个构成因素中，社会环境是基本的客观存在，其他三项因素都会受其影响，不同的实践环境也对档案处理者提出不同要求，产生不同的档案使用活动，实现不同档案价值。但同时这四个因素也在互相影响，档案主体的技术水平影响档案的使用效果，而档案客体的形态和状态也影响档案主体的使用，档案主体和客体为了达到更好的使用效果，自身不断完善和被完善，这些变化也会在一定程度上影响到实践环境。因此，档案价值的形成机理，即在外部环境的影响和塑造下，具有革新的主观意志的档案主体对档案客体进行的体现社会需求、使档案知识价值得到彰显的、契合社会需求的档案实践活动。

信息时代下的事物和其运行机制发生了根本性的变化，而在现有理论知识下解释力趋于弱化，迫切需要新的理论知识构建。档案领域是知识信息的重要部分，新发生的信息、知识革命未理论探索提供了巨大的空间，我们要抓住这一机遇，找到更强说服力的解释，构建出解释新现象、新事物的理论体系。文章在此方面做了一些探索，以期抛砖引玉。

［1］吴宝康.档案学概论［M］.北京:中国人民大学，1988.P45.

［2］［美］彼得·德鲁克语.转自张润彤，蓝天编.知识管理导论序言［M］.北京:高等教育出版社.2005.

［3］伍振华.档案的知识特征初探［J］.档案学通讯，2002(3).

［4］乔虹，石慧敏.知识服务及其在档案管理中的实现［J］.北京档案，2002(8).

［5］易凌峰、朱景琪.知识管理［M］.上海：复旦大学出版社.2008.P49.

［6］徐拥军.档案后保管范式与知识管理［J］.档案学通讯，2008（2）.

［7］丁华东.档案知识管理理论范式的特点与建构探略［J］.图书情报知识，2007（4）.