知识管理背景下的档案价值重构

2015-06-10杨琛

档案与建设 2015年8期

杨琛

（聊城大学东昌学院，山东聊城，252000）

档案价值是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用而表现出来的有用性及有用程度，档案的用途是档案价值的最重要体现。可以说档案价值由三部分要素构成：实践活动、主体和客体，客体即档案本身，主体则是档案的管理人员或者档案信息的处理者，实践活动则是档案的使用过程，而决定档案价值的正是实践活动。20 世纪80年代电子计算机的出现和21 世纪电脑的普及，让社会逐步步入知识经济时代，知识管理理念也应声兴起，知识已经成为资源和价值的代名词。档案作为知识系统的重要组成部分，也在这场潮流中被裹挟着一步步前行，其生态场域发生了深刻变化，档案原有的系统被一点点解构，档案实践活动和档案主体、客体发生着深刻而又翻天覆地的变化，这也意味着档案价值的巨大变化。因此迫切需要对档案价值进行重构。

1 知识管理的兴起需要重构档案价值

1.1 档案价值随实践活动的改变而改变

对档案价值的界定本文持马克思主义实践决定论观点。具体是指：档案价值是档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用而表现出来的有用性及有用程度。社会实践活动是主体和客体之间的价值关系得以形成和实现的现实基础和中介，档案的价值需要社会实践来体现，它是决定主体和客体之间价值关系的基本方式，是档案价值的根本来源。当实践活动改变时，档案价值也会随之改变。

1.2 档案实践环境的变化：知识管理理论的兴起

随着市场经济体制的建立和完善，现代信息技术得到飞速发展和广泛应用，社会逐步步入知识经济时代，爆炸性的海量信息和广泛的信息需求催生了知识管理意识，知识管理逐渐成为一门显学而引起公共组织和企业的重视。进入二十一世纪以来，互联网技术的迅猛发展为知识管理理论的发展创造了深厚的环境基础，知识管理理论得到巨大发展。

知识管理与组织的知识创新、组织的绩效有着密切关系；知识管理融入了组织的知识创造、确认、收集、组织、共享、使用等过程，知识管理需要由拥有专业知识的知识员工，具体的知识管理策略、技术、文化、领导等有力的促动因素来支持等等［1］。这也就意味着知识管理已经成为组织中管理制度和体系的重要部分，影响着组织的运行、员工的知识结构和组织的绩效。而在知识管理兴起的背景下，档案的开发和利用有了新的平台和背景，原有的档案价值内涵显然会受到深刻影响，重构档案价值是大势所趋。

1.3 档案价值重构的两个必要条件

（1）技术发展拓展了档案处理空间

知识管理兴起的最重要原因是电子计算机的出现和普及，电子计算机为档案处理提供了崭新的工具，可以存储和拷贝的电子文档瞬间拓展了档案的利用空间。以前的档案处理主要是对实物档案的保存和存储，并且当需要利用这些档案时，往往需要审批、报备，而且实物档案本身重量大，搬运、移挪都很不方便，因此，一些重要的档案都是长年累月地保存在档案室（馆）中，很难再次被利用。而那些被利用的档案，在电子文档出现之前，也仅限于手工抄写档案的内容，不可复印和拷贝。技术的发展带来了知识存储翻天覆地的变化，信息处理设备的普及极大地释放了档案管理的空间，档案的生命周期得到大幅度延伸。因此，基于技术的飞速发展，档案理论亟需不断更新和完善，正如在2004年第十五届国际档案大会上达成的共识一样：档案机构应该在管理和知识中定位，在观念更新和技术革新中起到有意义的带头作用［2］。

（2）档案需求变化迫使档案价值重构

档案价值是通过档案利用实践活动体现的，可以说其价值更多表现在利用价值上。知识管理背景下，对档案的利用已经不仅限于查阅和复印，而是走向了快捷、即时的拷贝，更多的则是再开发、再解析以综合成另一个有利用价值的文件和信息。有研究者把知识管理界定为：在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断地回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与组织的知识成为组织智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，有助于企业做出正确的决策，以适应市场的变迁。档案在这种场域下，显然需要融入知识管理的洪流，分享、整合、更新、再创造，以适应组织的需求和社会的变迁。

2 知识管理背景下档案价值的重构

知识管理背景下，档案价值在解构中重构：档案由文献走向答案；档案利用由封闭走向共享；档案管理人员也由单一型人员发展为复合型人才。如图所1示：

重构一：电子文档的出现使档案由文献走向答案

知识经济时代以前，档案学界普遍认为档案是“知识存贮的一种载体”，是“人类智慧的一种物态结晶”，并且也已认识到“贮存和传播知识的档案财富，无愧为人类社会进行精神再生产和物质再生产的一种智力资源”［3］。对档案的认识界定在“重保存”的框架中，此时的档案更多被认为是文献。

步入知识经济时代，知识已成为重要的战略资源，甚至被认为是“唯一有意义的资源”［4］。电子文档的出现缩小了电子文件与电子档案的距离，计算机技术和网络技术的强大功能使得“文件处理”与“档案管理”两者之间不再存在明显的界限，且更便于对文件、档案处理全过程的管理与控制。文件与档案之间的区别极大缩小，客观上使得档案的内涵得到极大扩大，由此也促发了档案界和社会对档案知识属性和知识价值的新思考。如有的学者所言：“全面正确地认识档案知识属性，是科学有效地管理档案这一巨大的社会知识财富和充分发挥它应有作用的必要前提。”［5］人们已经普遍认识到：档案不再只是故纸堆里的尘封信息，而是被快速地再利用、再综合、再提取的宝贵知识资源，它是寻找解决问题答案的源泉。英国知识管理大师安妮·布鲁金在《企业记忆——知识管理战略》一书中指出，档案资源在知识管理中的核心地位以及知识管理为档案管理实现跨越式发展提供了前所未有的空间［6］。正如丽贝卡·巴克利所说：“我们不需要更多的文献，我们需要的是更多的答案。毫无疑问，关注知识服务，是档案管理理论与实践应该探讨的问题，它将是档案专业职能定位的新起点。”［7］档案知识管理不但要为用户提供相关的文献资料，更重要的是要为用户千方百计地提供解决问题的答案（知识）。

图1 知识管理背景下档案价值重构

重构二：档案利用价值发生深刻变化，由封闭使用走向共享

知识管理要求建立统一的知识平台，从技术和机制上保障知识积累和知识共享的实现。档案电子化的普及，为知识积累和知识共享提供了强大的技术支撑，电子化档案使档案处理更加及时快捷，更重要的是为实现信息共享提供了平台。目前最常见的档案处理流程是文件以电子文档的格式作为备查材料而保存在电子计算机中，被一次又一次整合、编辑、提取、共享。当某一部门需要档案文件时，可以通过档案平台调阅，省去了繁琐的实体档案需要的调阅手续，实现了信息方便快捷地共享。这种处理流程完全打碎了知识时代之前的封闭独立保管为主的档案管理模式，档案利用迎来新的春天。拥有战略眼光的企业深谙此道，对档案开发利用极为重视。汽车巨头福特公司在其位于全球各地的公司推行知识管理，其做法是：每个公司拥有的技术诀窍都备案今日数据库，实现了电子化存档；每个登入数据库的人都可以分享知识和经验，同时也把自身的技术诀窍传递给别的公司，应用于实际，解决技术难题。当下拥有完备管理制度的组织和企业把档案作为组织中管理与应用的智慧资本，以有助企业做出正确的决策，适应市场的变化。所以在某种程度上对档案的利用更加凸显出组织管理的效率和效果，能否从档案中获取有用的信息和资源更是组织学习能力和信息处理能力的标志。

重构三：档案管理者的身份变化：由单一型人员到复合型人才

档案管理流程的变化必然引来档案管理者身份的变化。以往档案管理的重点工作是保管档案，现在则是更快地从纷繁复杂的档案中开发出有价值的信息和知识，这成为组织发展中绕不开的进程。档案在组织中愈以明显的重要性使得档案管理员已经成为组织中不可缺少的知识管理者、学习资源提供者。

档案的共享趋势使得档案管理者由幕后站到台前，由保管信息到开发信息，这些变化都体现着档案管理员在组织中的重要性。档案信息化、电子化要求档案管理者不仅熟知档案专业知识，更要掌握本组织的历史沿革、发展趋势、管理流程、未来动向和与其他组织的沟通互动动态。在对档案的筛选利用中还要求理解社会经济发展趋势、政府的政策意向和本组织运行发展的关联性，这使得档案管理人员成为一个具备发展战略眼光、管理学知识、经济学知识、计算机信息技术、档案学知识的复合型人才。知识管理优于信息管理的一个最大优势在于将人力资源视为战略性资源，知识本身不能成为资源，只有在人的筛选下才会变得符合时宜、具备价值，而档案管理者在这个过程中无疑发挥极其重要的“点石成金”的作用，档案管理员已经由单一型管理人员向复合型、应用型管理人员转变。