规范人事档案的管理 促进档案效益最大化

李宏

摘 要：人事档案是人事管理工作的一个重要组成部分，它不但为企业招聘人员、选拔人才、聘用干部提供可靠的依据，同时也是合理调配使用人力资源的信息库。文章以本企业为例，从人事档案的规范化管理，便于有效利用；实现人事档案信息化管理，便于人力资源信息共享；开展人事档案编研工作，便于高效利用人事档案的三个方面，论述了通过规范人事档案的管理，积极开发人事档案信息资源，提高人事档案的使用价值，有效地利用档案，最大地发挥档案的作用和效益。

关键词：规范管理 人事档案 效益 最大化

中图分类号：G472.3 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）04（c）-0186-02

人事档案记载个人身份、学历、资历、工资待遇等方面的原始材料，故它是人生轨迹的重要凭证，且具有法律效应。航天科技集团公司一院十八所是一个企事业融合的单位，在职人员有一千多人，人事档案有企业人员、事业人员还有社招人员，有干部还有工人，有在职人员、离退休人员和死亡人员的档案，保存着近两千多册档案。现以本企业为例，谈谈对科学规范管理人事档案，发挥其人事档案的最大效益的认识。

1 规范化管理，便于有效利用

1.1 建立完善制度，有法可依

在国家中组部、航天科技集团公司要求人事档案目标管理考评定级前，该企业的人事档案管理制度不是很健全，只是在人事管理制度中提到了人事档案，并没有专门的人事档案管理制度。人事档案管理基本上只是应付查阅档案、接收转移档案。档案的保管以人员姓氏排列，若出现没有及时归还的档案不易发现，在统计各类人员档案时，也是靠一本一本清点，费时费力效率很低，不但给利用者带来不便，而且在档案管理上已不适应新时代的要求。随着国家中组部、人事部、航天集团的要求，上级对人事档案工作越来越重视，进而本企业人事档案工作也开始引起各级领导的关注，加强了人事档案管理工作。目前，不仅建立了“十八所人事档案管理规定”“十八所人事档案工作目标管理考核制度”，还制定了“人事档案查阅制度”“人事档案库房管理规定”等相关配套制度，并将人事档案归档工作纳入各部门考核之中。并且，为了进一步规范人事档案的管理，去年还将“人事档案管理规定”制定了本企业标准，在标准里明确了各部门管理职责，并对归档范围、档案材料的收集、归档的要求、档案的分类、档案的编号、档案的组卷、档案的保管和档案的利用等要求详细进行了的界定。通过一系列管理制度的实施，一方面使本企业的人事档案管理有了根本的转变，改变了过去以往都是档案部门到各个部门索要归档材料的现状，而现在基本做到了各部门能根据归档要求，按时向人事档案管理部门移交归档材料，且上交的材料基本符合归档要求。另一方面，档案库房管理整齐清晰、统一有序，通过对两千多册的档案进行合理分类、编制档号、按序排列，为利用者提供了便捷的服务，也使人事档案管理规范有序。总之，通过制度的建设和完善，不仅使人事档案在工作中有章可循、在管理上有标可依、在考核时有法可依、在使用时有据可查，而且促进了人事档案规范化管理，更便于有效利用，更便于档案的效能发挥。

1.2 提高档案意识，有档可归

在过去，一些领导对人事档案管理工作的认识存在着一定误区，认为人事档案工作不是单位的中心工作，只是附属性的工作，只要能应付查档不丢失就行。一些员工认为，人事档案是组织的事，材料都是由单位组织形成的，与己无关。个人填写的内容对不对、准与不准，组织去核对就行，故上交的材料存在着：年龄、参加工作时间前后不一致、家庭主要成员不写、学历不符、考核材料中夸大自己的工作成绩等现象，使得真实情况难以确定，给个人的定级、评聘、调资、退休等工作带来很大的麻烦。这些都反映出人员的档案意识不强，对人事档案的重视不够。

为了改变这一现象，该企业第一加强了人事档案的宣传力度，在全所范围内进行人事档案知识的培训，宣传人事档案的重要性及人事档案的作用。第二，梳理人事檔案中存在的各类问题，召开有所领导的主持的各部门主管领导和推进员参加的专题会议，每类问题每项逐条进行工作布置，并进行整改，每个人重新填写履历表。第三，将人事档案工作由原来只是人力资源处负责，现改为分级负责各级责任，并对各级责任进行考核，确保材料按时上交。第四，在新员工入所培训中，增加人事档案知识的培训。对调到本企业的员工，要求入所时都要填写一份履历表，此时对其进行人事档案知识的培训或宣传，以此控制了人事档案源头工作。第五，利用员工到档案室开具证明时机，向员工宣传人事档案的重要性和作用。通过这一系列的工作，在一定程度上提高了人员的档案意识，保证了材料能按时归档，使人事档案工作有了很大的改观。

1.3 科学规范管理，有章可循

要做到科学规范地管理人事档案，就要做到：第一，收集资料齐全，确保有档可查。因人事档案保存着每个人的学习、工作、思想品德的情况，以及身份、学历、资历、工资待遇等信息，故它是人的一生历史的重要凭证。收集档案资料是人事档案工作的基础，如果人事档案中的材料不全，将会影响到组织需要考证个人信息情况时、或是解决个人的利益等民生问题时，因缺少原始材料而无法证实的现状；若没有依据材料，就不能开出相关的证明，则失去了档案的使用价值和它的凭证作用。第二，鉴别准确，确保档案真实可用。正因为人事档案的原始性和真实性，才可将它作为证据使用、起到法律的效应。所以甄别档案材料是非常重要的环节。该企业的做法是：人员到本企业后要填写的履历表，档案管理人员一方面根据本人档案中已有的材料对履历表进行核实；另一方面与单位的材料进行核对，经校对后的履历表再返回本人进行修改，经修改后的履历表档案人员再次核对，无误后本人签字归档，与此同时每个人和单位都存有一份电子版的履历表，一是方便了个人查询及以后个人经历的续写；二是为人事档案信息化管理打下基础。学历学位材料必须是学校形成的原始材料，且该有红章，若没有则由学校开证明以证实。个人填写的培训、奖励等内容，必须都要上交相对应的复印件，档案管理人员核实后在复印件上盖章确认，再将其归入个人档案。其它材料基本也是遵循上述原则。第三，整理有序，确保利用方便。为了科学管理人事档案，该企业根据自身单位的特点，将近两千多册人事档案分成七大类管理，即事业在职人员、事业退休人员、事业死亡人员、企业在职人员、企业退休人员、企业死亡人员以及社招人员档案。然后按照不同类别的档案，以姓氏及工作时间顺序、统一方式编制档号，制作背脊签，使每份档案都有一个唯一的编号，这样方便了查找、利用、检索和统计。再分类排架，使档案库房分类清晰、排列有序、规范统一、一目了然。在案卷整理时，按照中组部的要求和本企业的标准，对每份材料逐一进行整理、装订，编制打印卷内目录。

2 信息化管理，便于资源共享

随着计算机和网络技术的发展，国外发达国家及国内部分单位已经将计算机技术应用到人事档案管理，并通过互联网实现了人力资源信息的共享。而我们采用的手工调阅档案、一本档案多次翻阅等旧的管理方式，不仅查找速度慢，费时费力，而且影响到档案的现实效用和档案的历史价值，对人事档案采用信息化管理方式，是人事档案管理工作发展的必然趋势。

如今在市场经济条件下，对人力资源的需求越来越大，进而对人事档案的管理提出了更高的目标。要跟上快速经济发展的步伐，实现人事档案信息化管理，提高工作效率，使人事档案更好地服务于人力资源工作发展的需要，发挥人事档案的作用，这已是毋庸置疑的。要实现人事档案信息化管理，首先要有一套全整的计算机档案管理系统，不仅要建立数据库，还要有不同的功能模块，便于数据信息编制、修改、检索及按不同需求输出相关信息。其次，利用计算机、扫描仪等现代设备和现代技术，将档案资料整理输入计算机，完善数据库。再次，对数据库、管理系统进行联机调试，达到计算机档案管理系统正式运行状态。运行后，为保证人事档案信息的动态性和时效性，档案管理人员对档案的信息要及时传输，还要将人事档案纸质与数据格式同时保存。最后，建立人事档案信息网络服务平台，设置好一定的权限，对公开的信息可以通过网络进行查询。从而实现人事资源信息共享，充分发挥了人事档案的效能。

3 开展档案编研，便于高效应用

档案管理的最终目的就是有效地利用，要更好地发挥人事档案使用价值，则需要对人事档案开展信息资源的开发研究，充分拓宽档案工作领域，将死档案变为活的信息。一方面，可以有计划地开展档案编研工作，如对各类人员档案信息进行编辑，建立“各类人员信息库”；对个人荣誉奖励进行编研，填补历史空白、完善企业历史；对考核材料组织编研，形成对干部情况统计分析研究报告，可作为选用干部、考察干部的依据；利用计算机建立“人才库”，将有关人员的简历、奖惩、考核、专业特长等信息资源编印成册，提供有关部门参考，作为选拔人才的依据。另一方面，将现有HER—— 人力资源信息库与人事档案管理系统互联，实现人力资源管理与人事档案管理一致性、时效性，确保人事档案作用的有效发挥。

积极有效地开展人事档案的编研工作，既是服务于企业的中心工作和人事工作，也是人事档案工作的落脚点，提高人事档案使用价值的重要方法。

4 结语

人事档案规范化管理，是根据各级组织的现实要求，科学地、系统地、动态地管理人事档案，使人事档案发挥更大效能，更好地为企业的建设服务。人事档案信息化管理，是通过现代化管理技术，实现人事档案信息資源共享，以提高人事档案工作的效率、档案的时效性和档案的利用效率。开发利用人事档案信息资源，有计划开展档案编研工作，可以最大限度地发挥档案的作用，以获得最佳的效益。通过人事档案规范化的管理，使档案资源更便于共享，从而提高它的价值，发挥其作用。

参考文献

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