浅谈工程总承包项目模式下的档案管理

李燕妮

摘 要：随着建设项目管理方式的转变，档案管理工作的重要性日益凸显出来。总承包单位代替建设单位行使管理职责，建设项目档案就是一切建设活动的真实记载，但现有的管理模式不能满足档案工作的需要。本研究从现状分析出发，抓住重点，分别落实，强化管理，为总承包项目的档案管理提供了参考模式。

关键词：总承包项目；档案管理

近年来的工程实践表明，工程总承包管理模式以其独特的优势在国际工程承包市场上倍受青睐，业主也日益重视承包商所能提供的综合服务能力。工程总承包管理的本质，就是要充分发挥总承包商的集成管理优势，不仅仅是施工技术优势，尤其是档案管理可称之为项目建设管理的基础和支柱。档案管理是项目管理的组成部分，是不可分开的“碑文”与“碑”的关系，能真实反映项目建设过程、质量、技术、资产、管理水平等一系列要素，完善的档案管理有助于规范和促进整个项目管理过程[1]。但是目前国内的总承包商大多是设计院出身，角色的转变一方面扩大了工作范畴和工作内容，另一方面也对整体的档案管理能力提出了更高的要求，对工作人员的素质提出了更为全面的要求。

一、总承包商档案管理的现状

1.重视程度不够

各级项目管理人员重建设轻管理，档案管理思想意识单薄，认为档案管理只是档案人员一个人的工作，过程中没有必要进行精细化管理，只是在项目结束后再查缺补漏就能满足档案验收要求，甚至个别项目在结束后才从零入手“做”资料。“重有形轻无形，重技术轻档案”这一观念导致档案管理是目前整个项目管理的薄弱环节，已成为项目建设的短板。

2.管理不规范，制度不健全

虽然从总承包商到小的分包队伍，都由专兼职的人员负责收集、整理档案资料，但是基本都是按照自己既往的思路及经验管理自己范围内的档案，总承包商很少能做到统筹全局，统一部署，也就没有统一的档案管理体系架构和规范的制度约束，直接导致各单位之间的归档范围和归档形式大相径庭，严重影响档案资料的完整、准确、系统及安全。

3.人员水平低

目前大部分项目虽然配备了一些专门的文档管理人员从事档案管理工作，但这些人员基本都缺乏相应的工作经验，最多也就是做过施工单位的资料员或者有个资料员证，日常工作主要是负责收发文和存取借阅，基本不懂工艺技术，缺乏成熟的工程建设和档案管理方面的理论知识，而且大部分都是临时聘用，导致人员流动性差，直接造成资料分散甚至丢失的困境。

二、做好总承包档案管理工作的措施

1.构建管理体系，做好全面策划

总承包商要做好统筹协调工作，起好牵头抓总作用，从体系中明确决策层、执行层的档案管理职责，积极组织、协调、检查、指导、培训本单位和参建各方，务必要将档案管理与规范要求纳入各项目参建方的工作职责中并实施考核，加强管控力度，做到真正对建设单位负责[2]。总承包商在构建体系时应注重档案体系的策划，把控项目过程的档案管理，控制验收移交的档案资料，尤其是要与各参见单位明确档案验收移交的标准规范，按照《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）把责任点落实到协议、合同细则中。同时总承包商要赋予执行层的档案管理人员充足的知情权、参与权、话语权，并增加其在项目管理中的权重，在体系中明确其审核、考核、验收等权利。

2.完善管理制度，强化逐级审核

要在“凡事有章可循，凡事有人监督，凡事有据可查”的理念指导下建立统一的项目档案管理制度，把管理制度和业务规范程序化、规范化，做到全面覆盖、职责明确、要求具体，考核有力，把档案管理和项目管理紧密结合，实行节点把握，全程受控。在项目签订时先与建设单位明确该行业的档案标准规范，在该标准指导下按照单位内部程序文件和作业文件指定本项目管理标准，在招投标和签订下游合同时与中标单位明确该标准内容，建议把标准细化到操作手册的程度。标准中可涵盖归档明确的归档范围、归档时间、归档程序、归档分数等归档要求，也可涵盖过程阶段检查、开箱验收、文件模板等细节操作，同时也可在标准中明确总承包商内部各专业工程师的专业档案职责，强化工程师的专业审核意识，审查各项内容要保留书面记录，实现闭环整改。

3.加大培训力度，提高业务素质

总承包项目涉及业务范围广，这就要求档案人员不仅需要熟悉工程项目的建设程序、内容等基本信息，还要善于组织管理进行各项工作间的协调，更重要的是要有很强的档案逻辑性。档案管理人员业务素质的高低，直接影响着档案工作的质量，总承包商要加强各级档案管理人员及指导人员的配备和培训，从多方面入手保证档案队伍的相对稳定[3]。培训颗粒度要细化到档案页码、档案名称的编写和档案的借阅，尤其要注重电子档案的收集整理培训，注重“最佳实践转移”的经验总结和分享，使管理人员具备较高的、相应的专业知识。

三、结论

档案管理是项目（企业）管理的内在需求，不仅能锁定证据、监控过程、验证效果、规范管理，也对今后进行改造或者扩建的参考，更对于进行投资效益的后评估有不可替代的重要作用，承载着多元价值。总承包单位要充分发挥档案管理支撑项目管理的作用，不断更新管理理念、创新管理模式、强化管理措施、提升管理含量，使档案管理全面深刻融入项目管理，更好地参与和服务项目建设。

（作者单位：中国航空规划建设发展有限公司）

参考文献：

[1] 任瑞珍.论建设工程档案的业务指导[J].山西财经大学学报，2011，（4）：200.

[2] 吴笛.工程项目管理中文件控制体系的建立和运作[J].项目管理技术，2010（3）：37.

[3] 刘静.建筑工程建设项目前期资料的收集与管理[J].工程管理，2013（22）：293.