企业档案工作管理模式初探

付美玉 张学博

摘要：本文着重介绍企业开展档案管理工作的模式、方法及主要工作内容，以保证档案工作规范开展，积极服务于企业生产经营活动。

关键词：企业档案管理模式管理方法

企业档案工作管理，是企业在遵守《中华人民共和国档案法》的条件下，管理本企业及其所属机构全部档案工作的一项活动，是企业管理的重要组成部分，是企业各项管理的基础性工作，目标是要建立适合企业特点、能为企业提供利用服务的具有科学化、标准化、市场化、社会化、现代化特点的档案管理体系。本文所指的企业档案工作模式即企业档案工作管理过程中，由企业内部档案人员全程管理本公司档案事务的一种档案管理模式。

一、建立企业档案工作管理模式

建设取得的成效

目前，企业档案管理工作受企业规模、盈利状况、行业特点、人员素质等限制，档案管理水平差异较大，有些企业存在领导不重视、人员不专业、制度不健全等问题，无法顺利开展工作，导致企业档案资源流失严重，进而无法提供有效的档案利用。而有效的档案利用，可以全面提高档案工作在企业的地位和作用；建立规范的档案管理制度和工作流程，可以保证档案工作的效率及质量等。综上，建立行之有效且可复制的企业档案工作管理模式，可以使各类企业借鉴该模式，并结合自身情况更好地开展企业档案管理工作。

笔者就职于一家大型高科技电子制造业企业，主营各种尺寸的液晶显示模组和液晶显示屏，产品型号丰富，项目投资额较大。企业各级领导十分重视档案管理工作，经过5年的实践，颁布了切实可行的档案管理制度，建立了完善的档案管理工作网络和流程，实现了档案工作服务生产经营的目标。如今，笔者所在企业的档案室共有专职档案管理人员3名，档案库房面积达240平方米，密集架368组，室藏文件2万件卷。本文通过介绍所在企业开展档案管理工作的模式、方法及主要工作内容，以更好地推动企业档案管理工作。

二、企业档案工作管理模式建设的主要内容（一）制度上：采取垂直化管理模式

笔者所在的企业采取垂直化档案管理模式，该模式主要分为四级管理，实行高层领导带队、专业人才负责落实、部门领导确认、兼职专员配合的管理体系架构，这种模式形成了层次清晰、网络完善的企业档案管理人员梯队，实现了档案管理网络的全覆盖。该模式的具体分工如下：

1.主管副总经理。负责组织贯彻国家和北京市有关档案管理工作的方针、政策、制度和法规；把档案工作列入企业发展计划和年度计划；在经费设施、人员配备等方面为发展档案工作创造条件；协调档案工作与各部门之间的关系等。

2.档案管理人员。采取档案专业人才与技术专业人才相配合的方式，其中，配备1名具有5年以上经验的档案专业人才负责规划管理企业档案业务；1名档案专业人员负责档案工作的具体实施，1名在企业具有10年生产经验的技术人员负责企业科技档案的管理。由于笔者所在企业属于技术密集型高新技术企业，工艺复杂且产品研发更新速度快，引入技术人员，弥补了档案专业人员无行业背景、缺乏专业知识的不足，使档案工作能够更好地与企业生产经营相结合。

3.各部门主管领导。负责各部门档案工作，确定文件的归档范围、时间、密级及归档内容的审批；安排必要的人力、物力，为做好本部门的档案工作创造条件；对本部门产生的应归档文件进行审核，并督促其及时归档。

4.部门档案专员。部门档案专员由各部门领导指定，要求其为部门的业务骨干，熟悉部门事务和工作流程，严格贯彻档案相关制度，能够对部门归档工作进行指导。档案室定期对兼职档案专员进行培训，宣传档案管理知识，培养全员档案管理意识，形成全员参与的档案管理特色，确保档案的完整有效。目前，笔者所在的企业共有20个部门、24名兼职档案员，基本实现了档案管理网络的全覆盖。

（二）战略上：采用先进的考核方式

企业的业绩管理考核制度采取关键绩效考核法（简称KPI），它是一种用于衡量绩效的考核方法，即通过内部关键绩效指标的设置、取样、分析等手段将战略目标量化。为了强调档案工作的重要性，促进档案工作的高效开展，将档案管理工作纳入企业战略管理范畴，作为企业年度经营目标考核项之一，通过目标管理体系的考核，强化对档案工作的落实。

在实际工作中，档案工作在部门绩效指标中占2%，考核项包括归档时间、已归档数量、未归档数量等。该指标由档案室分配、评价部门确认、档案部门反馈评价、战略与运营管理部门管理并纳入绩效考核。指标的制订及考核主要分为三个阶段：一是考核指标制订阶段。首先，档案人员通过对企业年度整体经营目标及工作计划的分析和分解，制订年度相应的档案工作目标与计划。其次，根据各部门已分解的目标与计划，结合该部门以往的档案工作情况，在充分沟通的基础上，制订出部门档案工作目标、计划及考核指标。考核内容及指标须经过各部门领导确认，以保证目标的准确。二是目标实施阶段。档案人员紧跟企业经营情况，掌握计划进度及变化事宜，及时形成档案跟踪管理计划，确保考核工作全过程跟踪及考核指标的有效性。三是目标考核阶段。档案部门对于考核部门档案工作的评价主要通过发布年度档案工作报告来实现。年度归档工作完成后，档案人员对部门归档工作进行整理和统计，发布年度档案工作报告，该报告不仅包括部门归档数量、时间、类目等，而且包括归档文件的完整程度以及档案工作中存在的问题和解决办法。报告的发布，有助于各部门深入了解档案工作，从而全面提高企业档案的工作质量。

（三）程序上：进行全过程管理

档案管理工作不仅着眼于已完成文件的管理工作，更注重文件的前端控制，即对档案工作实行项目化管理和全过程跟踪。通过将重点工作划分为不同项目，再根据项目实施计划分阶段实施管控。在项目企划阶段，明确归档文件清单，列出各阶段档案收集节点；在项目进行过程中，对已完成的阶段文件，按节点和清单进行归档；对未完成的文件，档案人员要定期检查，跟踪文件进度，确保文件产生后及时按清单归入；阶段完成后，及时对阶段文件进行收集和整理，保证档案收集工作的及时性、完整性。

以设备档案为例，笔者所在的企业属于技术密集型高新技术企业，具有工艺流程复杂、技术难度高等特点，企业需采购大量设备，包括大量的进口设备。针对大量设备要同时采购和安装的情况，档案人员对设备档案收集工作采取节点控制手段，将档案工作纳入验收流程，形成“先归档，再验收”的管理模式，保证大量科技档案的齐全完整，其过程主要分为四个阶段，如表1所示。

三、企业档案工作管理模式建设的配套措施

（一）建立规范的档案管理制度和工作流程

规范的管理制度和工作流程是档案工作顺利开展的基础和保障。企业档案管理人员需要根据企业独特的经营管理和生产模式，进行档案工作的规划和实施，建立适合企业的档案管理制度，对档案分类、保管期限、密级、归档时间与责任部门、归档要求、鉴定与销毁、利用和库房管理等方面做出明确规定。其中，重点工作是建立合理、稳定、便捷的档案分类体系，档案部门通过与各部门进行沟通，对档案分类以及文件体系进行梳理，确定档案收集范围、文件密级、保管期限、归档时间等各项内容，保证档案资料高效、完整、及时归档。同时，在档案管理过程中，严格执行档案管理制度，建立起标准化、流程化的档案工作模式，保证档案工作有序进行。

（二）档案工作延伸到经营各环节

档案工作与企业各项经营活动密不可分，档案管理部门需要及时掌握企业经营计划和各项重大决策，以便及时调整档案工作部署，制订相应的工作计划，保证企业重要档案资料全部纳入归档范围，详实地记录公司生产经营活动。档案人员应据部门年度工作计划和高层领导的目标责任书，对企业重大经营计划和决策进行分解，制订档案室年度工作计划。对重点项目采取节点化管理，根据项目进度安排，列出档案工作节点，在项目启动后，按照节点进行档案收集工作，保证各部门重要文件及时完整归档。

（三）进行持续的档案宣传

定期开展档案宣传工作，培养全员档案意识。企业档案管理网络需要将高层领导、中层干部以及基层员工全部纳入其中，逐渐培养全员档案意识，保证文件在形成阶段按照档案的要求形成和管理，从源头上保证企业档案的质量。培养员工的鉴定能力，明确归档范围，保证文件完整准确归档。同时，借助业务沟通机会，进行档案宣传工作。如在知识管理平台建设、保密体系建设、设备验收、工程验收等工作的沟通过程中，对相关业务人员进行档案宣传。

作者单位：北京京东方显示技术有限公司