对教学档案管理的网络化建设研究

摘 要：就目前而言，伴随学校自身教学水平的不断完善，其科研水平也呈现上升趋势，而档案服务工作则逐渐受到了重视。按照学校中校园网自身所具备的特质，需要创建具有网络化特点的教学档案管理，从而保证档案资源可以充分发挥自身作用，利用网络化建设后有助于档案工作的实施，同时能够有效提升其整体质量水平。此研究则对教学档案管理的网络化建设进行分析，找出其教学档案管理的网络化建设的意义。

关键词：教学档案管理；网络化建设；管理系统

学校的教学工作具有一定的繁琐性，例如对教学工作以及教学日历的编制，对学生成绩进行管理等相关工作，然而此项工作则是通过教学领导、教务人员以及教务处一同来进行操作，涉及的工作人员过多，同时对相关资料予以制定，因此具有较大的困难性[1]。通常情况下则是在投入大量的人力以及物力时消耗了一定的时间，但是无效率。然而这些工作均具有相似的性质，从而使得资料存在一定的规范性，此外，上述工作均在计算机网络的帮助下实施。所以，应采用网络技术来提升教学管理的工作效率。

1 教学档案管理网络化建设的现状

教学档案则是学校工作人员在平常的实践过程中和教学管理过程中逐步形成的，具有一定的保存价值，同时还按照相关规定保存教学文件[2]。因为教学档案的存在，可以直观的呈现出学校实际教学内容，从而将教学成果表现出来。就目前而言，伴随科学水平的不断完善以及进步，现在的知识经济时代则以高新信息技术为主，这种现象在某种程度上会对以往的档案管理造成一定的冲击，从而对教学档案管理形成一种挑战。

在现阶段中，即使多数学校将基础网络设置为学校自身的校园网，并主动创建学校自身的教学档案管理，然而因为成本以及安全等相关原因的阻碍，使得大部分的教学档案在日常管理中选择的传统档案盒，对资料进行分类存放，当资料并不多时，可以及时以及准确的进行查找，然而伴随数据资料的不断增多，并不能及时准确的找出相关资料，同时因为将部分原始资料放置到档案盒中，所以会形成浪费现象，而多数学者经研究后认为不应采用纸质文献，需要利用先进的电子技术，并及时创建电子文件和数据库。教学档案管理应跟随时代的进步，将传统的思维模式进行转变，并逐渐加强学校的教学管理水平能力[3]。

目前，高新技术的不断发展，办公自动化应运也朝着发展的方向迈进。然而学校档案在进行使用以及创建时需要选择现代化管理方法。因为计算机现代化进程的不断加深，提升了教学档案信息的解决以及利用。单纯依靠手工方法对其进行利用以及创建并不能够满足教学档案实行者的需求。对于档案部门而言，需要和学校的实际状况进行相互结合，并和相关部门进行联合，例如教务处以及管理处等，创建教学檔案信息网络管理系统。教学档案的创建以及使用需要将传统中的服务模式进行消除，主要实行网络化服务模式[4]。

2 教学档案管理网络化建设应重视的内容

2.1 选取合适的系统软件

因为教学档案信息网络管理应通过计算机来实行，所以，应采用相应完整的系统软件。在我国的每个学校中，档案系统软件在实际操作的过程中存在较强的复杂性，不但有国产软件还有进口软件；同时存在和办公自动化相互连接的软件，同时也存在独立软件。但是在实际操作的过程中，软件的好坏则取决于档案信息数据库在整个描述的过程中所呈现出的规范性，并涉及到能够揭示档案信息字段所说明的规范性问题。

因此，如果想要选择好软件，需要遵守规范以及先进等相关原则，不单单需要对目前工作的需求予以实现，还应具备兼容性和实用性，与此同时还应充分掌握未来相关技术的发展，此外，还应具备较强的扩展性[5]。

2.2 选取合适的数据库环境

对于数据库环境而言，传统的教学档案数据库在进行管理的过程中的主要记录对象则为数值以及字符，在一般情况下，其目录数据库则为将系统数据库，此数据库则是一种简单结构，同时还具备简单的储存模式，在此过程中并不包含图像和声音[6]。然而，档案逐渐走向现代化与数字化的基础上，其主要管理对象则迈向全文数据以及多媒体管理中，因此其性质以及功能在一定程度上会产生相应的改变。由此能够说明，档案管理对于数据库的能力水平以及相关安全性等因素中具有较高的要求。为此，在现今阶段中，大多数档案管理系统均选择Oracle或者SQL Server数据环境进行管理。

2.3 增强管理人员的自身素质

管理人员首先需要具备计算机、网络等相关技术的使用水平以及能力。因为档案管理、计算机以及网络等存在直接的联系，而档案管理工作人员在对信息进行加工或者在对信息进行处理的过程中均存在一定的价值，因此其工作人员需要具备对计算机网络技术以及信息开发利用的良好水平，因为只有这样才可以提供及时准确的信息，从而对档案工作的实际需求进行满足。与此同时，还应加强自身的档案管理意识，在现阶段中，学校的主要核心信息则是利用校园网或者办公室系统实行传送，为此档案管理人员应具备较强的信息分类能力以及获取水平，要充分了解并掌握信息归档以及线索归档等方面的内容，此外，还应和其他部门进行相应的配合，从而提升总体工作水平能力。

3 教学档案管理网络化建设的主要内容

服务深度则是教学档案信息自身价值的体现，而经过教学档案网上所提供的信息服务资源需要具有一定的特色[7]。而信息资源有助于校外利用者，同时还能够对学校的教育体制进行相应的深化以及改革，并探究高质量人才培养的主要途径。所以，网上教学档案服务需要以长远的眼光，将服务深度予以相应的完善以及发展，从而提升整体的档次。

同时，网上信息具有多样性。不但要对其进行文本信息的提供，还应将超文本信息进行提供，例如图片、音频或者视频等。同时还应对用户的自由度进行相应的重视。在网络中将目录进行输入，通过检索，对其相关功能实行查询，其多样性的检查方法有助于用户检索。

网上档案服务在对相关信息进行组织的过程中，应对其进行详细的调查以及研究，同时及时吸取用户的意见，并创建可以充分体现教学特质的系统。然而利用大方间接的设计，树立良好的页面形象，与此同时在界面检索位置处添加附注使用，并且还应配备相关的说明文档，此外还应设立一个英文版面，从而提升学校自身的国际形象。

4 教学档案管理网络化建设具体实行计划

应由学校对其教学档案管理系统进行试用，而数据的管理权应于教学秘书，可以对其进行修改、查询以及浏览。其主要内容包含对学生成绩的管理，教学计划，对相关文件的校发，对学生试卷进行管理，查询教学大纲、教学文件以及试题等。

而管理权应归属于学院教办，可以对系统进行相应的修改、查询。与此同时还可以对教学大纲、教学日历、教案、考试大纲、学生的成绩单、教学研究、科研项目以及教研活动进行相应的查看。此外，每个院教学档案系统进行相应的对接工作。创建全校教学档案管理。

除此之外，每个院均需要推行电子档案系统，并通过教办进行相关授权，而秘书以及教研室主任则具备相应的行使权以及对系统的修改权，每个任课教师均具有一定程度的浏览以及查询权利。而浏览器则通过相关工作人员进行登录，并充分使用自身的权利。然而负责日常维护以及整理方面工作的工作人员为秘书处人员，此外，期中以及期末教学检查人员能够对教学數据进行相应的观看。最终通过大学对各院教学的档案系统进行相应的对接工作，创建全校的教学档案管理系统。档案管理系统实行后的预期成果则为教学档案系统相关软件，主要的实行范围则为学校每个院系以及相关的教学结构。

5 结语

对教学档案的开发以及使用是学校的主要表现，同时档案工作人员需要和学校的实际状况进行相互集合，同时还应探究较为完整的教学档案程序，从而保证教学档案自身所具备的功能，并尽自身最大限度将其充分的发挥出来。

参考文献：

[1]徐晓鹏.对教学档案管理的网络化建设的分析[J].大家，2010（2）：187. [2]张根连.关于教学档案管理的网络化建设的探究[J].大观周刊，2012（29）：169-169.

[3]周祥.浅谈现代高职院校教学档案管理的网络化建设[J].才智，2013（6）：130-130.

[4]周红.浅析教学档案管理网络化[J].大众科技，2011（12）：38-39.

[5]李萍.小议高校教学档案管理工作中存在的问题及建议[J].企业家天地（下旬刊），2012（8）：140-141.

[6]刘继荣.从本科教学评估看高校档案工作的问题及对策[J].山西大同大学学报（社会科学版），2010，24（3）：101-103.

[7]席杰.高校档案管理信息网络化建设[J].现代交际，2015（7）：112-112.

作者简介：王晓燕（1984），女，山东青岛，图书馆员，研究方向：教学管理、信息管理。