法院档案信息化中应重视的几个问题

解冰 李莹

随着司法公开大力推进，法院信息化建设得到前所未有的重视，审判流程公开、裁判文书公开、执行信息公开三大平台建设迅速发展。档案信息化作为法院信息化建设的重要部分，被提上了议事日程。去年，省高院两次发文，要求两级法院尽快完成库藏档案数字化扫描工作，以便更好地提供利用服务。笔者结合诉讼档案信息化工作实际，浅谈几点认识，希望对同仁有所帮助。

一、数字化扫描方式

诉讼档案是人民法院的专业档案，也是法院档案中量最多的一类，约占库藏量的90%。诉讼档案数字化，主要有外包和自行扫描两种方式。

外包扫描的特点：一是管理严、效率高。专业扫描公司对数字化人员有着一套严格的管理制度，如保密制度、安全措施、质量控制制度等，根据任务量和工序的安排合理配置人力资源，工作效率得到了最大发挥;二是图像质量高。扫描人员熟悉各项数字化质量標准，能够迅速地通过去污、去杂质、纠偏等方式处理扫描图像，使之更符合标准;三是员工水平高。专业扫描人员经过保密知识、档案知识的培训，在工作中磨练了技能，操作水平较高;四是成本高。外包扫描按页数和著录数量计费，以本市为例，案件最少的基层法院全部扫描下来也得需要近两百万的经费，如此大的支出，一般单位难以承受。

自行扫描的特点：一是经费投入少。仅需支出人工工资和购置扫描设备经费，比较容易实现。二是安全性、保密性高。由于是本单位员工，对档案的安全和保密有较好的觉悟，无需过多担心档案泄秘问题。三是质量不高。本单位员工没有受过专业的档案数字化培训和训练，扫描的图像不清晰、倾斜，著录的数据丢三落四、错误百出。四是效率较低。本单位员工实行固定工资制，没有工作积极性，干多干少一个样，干好干坏一个样，工作效率自然不高。

综上，鉴于诉讼档案基数大、增幅快、专业要求高，加之法院活多人少、工作量大，笔者建议采用数字化外包的形式，由有资质、懂业务、高效率的专业公司进行数字化加工，更有利于诉讼档案数字化工作迅速高效完成。

二、档案部门角色定位

现实工作中，由于档案部门级别低、人员少、影响力小，档案信息化工作往往本末倒置，由其他部门插手、指挥，甚至全权负责，档案部门的力量微乎其微，不能起到对档案信息化的规范作用。

2012年最高人民法院和国家档案局联合印发《人民法院档案工作规定》，其中第十条规定，人民法院档案机构负责本院档案信息化工作，开展档案网络化服务。这就给法院档案部门做了角色定位，它总体负责档案信息化工作，负责全程管理电子诉讼档案，负责历史档案数字化处理，技术部门提供技术支持。明确了档案部门在档案信息化中的主导作用，其他部门辅助配合，有利于档案信息化工作正确开展。

2014年国家档案局印发《档案数字化外包安全管理规范》，第二部分对档案部门的管理职责和内容做了详细规定，进一步细化了档案部门的角色定位，进一步将档案部门在数字化外包中的关键作用明确出来。其中2.2-2.4中规定，档案部门在档案数字化招标中要提出有关安全管理要求和技术指标，协助制定招标文件，审定合同，对档案数字化服务机构进行资质、业绩、人员、软件等方面考察。明确档案部门在数字化招标中要起到配合，监督作用，从源头上保证了诉讼档案数字化的质量。

三、数字化质量的把控

确定数字化外包扫描公司后，档案部门要进行扫描加工场地的准备，配备必要的设施设备，进行入场前的登记备案。同时要制定各项规章制度，如安全保密制度、人员管理制度、扫描加工设备管理制度等，对数字化全过程进行制度管理。扫描过程中还要派专人负责现场检查和指导，监督检查扫描场所安全、工作纪律情况，指导诉讼档案在扫描、著录、挂接、装订中出现的各种问题。

档案部门在整个数字化过程中要严把质量，紧盯加工方的各道工序，确保档案数字化成果符合标准要求。笔者认为在质量的把控方面有如下几点需要格外注意：

（一）图像质量

大部分数字化外包扫描公司对扫描的图像仅进行简单的纠偏、裁边处理，改变了图像大小，打印出来十分不美观。按国家档案局的要求，技术人员需要对扫描影像进行去底色、去杂质、去污、去黑边、纠偏、居中等操作，才符合相关质量标准。去黑边、去黑点不是对图像进行简单的裁边，而是在不改变图像大小的前提下，将这些杂质去除。去底色是将扫描图像的灰底去掉，变为纯白。纠偏处理，同样是在不改变图像大小的前提下，对歪斜、反向、位置偏移的图像要进行纠偏、正向、居中处理，使每张图像的歪斜度不得超过1度。对扫描出来颜色较浅或较深、不易看清的图像，要进行调深或调浅处理，使之达到比原件更易辨识的效果，保证图像清晰美观，打印出来能够正常利用。

（二）著录质量

诉讼档案著录项目较多，主要有当事人信息、案件受理信息、结案信息和归档信息等。数字化外包公司员工在信息著录时，经常因不了解诉讼程序而录错相关内容。如将当事人名称录错为同音、同义字，将诉讼主体称谓录错，将案号和档号弄错。此时，经验丰富的档案管理员要紧盯现场，进行详细指导。一般来说，对于当事人信息，如果出现前后不一致的情况，以最后出具的正式裁判文书为准，判决书会载明诉讼主体称谓和名称。承办法官应以副卷裁判文书签发稿上的拟稿人为准。案卷号、档号除了要看裁判文书之外，还要看案卷封面的手写登记信息。

信息著录是开展诉讼档案利用的关键，其中的每一项信息都很重要，如若出现错误，就可能找不到相关档案，或者给查找诉讼档案带来很大麻烦。对于案卷信息，一定要坚持双著录，即两人同时著录，一致才可以通过核准并保存，不一致则重新著录。

（三）装订质量

诉讼档案在整理装订过程中会出现如下问题：数字化外包公司员工在拆卷、组卷时，没有认真核实材料，造成顺序错误或出现张冠李戴的情况;因案卷材料大小不一，没有加衬，在装订后出现调页的现象;因没有对较大的图纸进行正确的折叠，造成无法翻阅利用等。

在档案整理方面，必须确保案卷材料的一致性，必须确保顺序正确、折叠合规。在档案装订时，要采用三孔一线的方式进行，卷内材料右齐下齐，长度以180mm为宜，尽量在原孔上进行，尽量用线装（尤其是2000年以前的档案），线要紧，结要结实。加工方要对订卷质量负责，不得出现掉页、错订等问题，档案部门要进行抽查，如若发现有装订问题概不接收，加工方要进行全面自查，直到没有装订错误为止。

（四）掛接质量

数据的挂接主要是数据关联和数据入库。由于扫描的图像过多，在挂接中很容易出现错挂、漏挂的现象，导致无法在利用电子档案时迅速查找相关内容，从而降低工作效率及电子档案利用率。主要错误体现在两方面：一是案卷图像与内容挂接错误，即把1号档案数字图像挂接到了2号档案里，图像内容与案卷信息不符;二是一个案卷内数字图像与卷内目录不符，如裁判文书挂接到了送达证项内。

必须认真将图片与目录一一对应，将卷内目录内容和扫描图像对应，实现档案目录数据库与图像文件的连接，实现档案数据与原有系统的无缝链接，数据挂接合格率要达到100%。

四、诉讼档案网络应用

在诉讼档案全部扫描完成后，如何更好地开展电子档案利用，也是新时期档案管理工作的重中之重。诉讼档案利用主要包括三类，即法院内部因审判工作需要在上下级、同级法院之间调阅，检察院、纪检、监狱、公安等部门因工作需要查阅，案件当事人因自身需要查阅。诉讼档案由于其自身特殊属性，调阅、查阅、借阅量非常大，以本院为例，每年需接待近1000人次的利用，工作量很大。诉讼档案全部数字化以后，这项工作就变得简单且易于操作，只需轻点鼠标，就能完成大部分借阅利用工作，不用频繁去库房找卷，不用担心诉讼档案借出总不归还，不用天天在复印机旁劳累、受污染。具体有以下方面：

（一）内部调阅卷

诉讼档案全部数字化后，三级法院便可以开展系统网内调卷，不再邮寄纸质卷宗。这节省了法院大量的人力、物力，降低了案卷因调阅不退、丢失的风险。

本院内部调卷，主要包括主审法官本人、本业务庭、其他业务庭等的审判、审查业务工作需要调阅。全部数字化后，法官只要在局域网内提交调卷需求（法官自己办理的案件可直接查阅，无需审批），经所在庭、室、处领导和档案部门同意后，就可以直接在计算机上浏览查阅，极为方便、快捷。

（二）对外查阅

对外查阅需设立电子阅档室，根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机，安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件，方便当事人利用。诉讼档案管理软件当事人客户端，建议只挂接诉讼档案正卷库，对于正副卷合一的需经档案管理员特别授权才能查阅，刑事卷的公安卷、检察卷不建议对外查阅。诉讼卷正卷利用时只能浏览，不得随意进行下载和打印，确有需要的要进行申请，由档案管理员来完成。同时还要注意计算机的安全管理，不得插U盘，要设置重启恢复程序，不得进行查询浏览外的其他操作等等，确保设备和数据安全。

（作者单位：唐山市中级人民法院 ）