兴隆矿业公司档案信息化管理工作

白亮

承德兴隆矿业有限责任公司的档案管理部门，其前身为兴隆矿务局档案室，成立于1960年，自此开始实施文书、科技、会计档案的统一管理;2002年和2006年分别增加了土地档案和人事档案管理。自2009年以来，在开滦集团档案馆直接指导下，兴隆矿业公司档案室开始了全方位的针对所有室藏门类档案的信息化建设与利用工作。

一、初步实现了各门类室藏档案的电子检索。兴隆矿业公司，已走过了五十多个不平凡的春夏秋冬，形成了大量室藏档案，这些各门类档案既记录着兴隆矿业公司自身企业发展历程，同时也是不同时期国家经济建设个体真实写照，乃至于是整个鹰手营子矿区这座城市从无到有的历史鉴证。在改制前，兴隆矿业公司在档案利用环节，大量工作时间都耗费在档案查找阶段。在档案利用时：借阅人首先要登记，然后需要档案管理人员根据纸质检索目录，在浩如烟海的档案中查找，这个过程中还有可能造成原始档案损坏，从而给查阅人员及档案管理者带来诸多不便。

在企业全面划归开滦集团后，根据上级档案管理部门的指导，兴隆矿业公司着力解决了档案的电子检索问题，截止到2014年11月，兴隆矿业公司档案室共计著录室藏的文书、科技、声像、土地、会计、资料、实物、人事等8个门类档案的电子检索目录57000余条，初步实现了档案利用环节从“手工查找”到“电子检索”的档案信息化管理过度工作。

二、信息化的初步运用，改变了兴隆矿业公司档案管理工作总体水平。一方面，信息化提高了兴隆矿业公司档案工作各环节效率。通过计算机实现档案数据只需一次录入，便可以被档案工作各环节多次利用;录入的数据，还能实现用统一格式，迅捷地打印出相关文件单据、汇总表及档案的各种背脊、封面，案卷目录、文件目录和备考表等;也能实现自动统计档案信息，将需要的档案信息进行统计处理，从而快速形成所需报表等操作。另一方面，提高了档案管理人员工作效率。兴隆矿业公司在档案管理工作中，通过充分运用电子检索等操作，无论在时间还是空间上，都让档案管理工作显得更为方便、简捷。借助计算机软件提供多种查询操作：管理人员也可以实现从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息，大大缩短档案利用时间。档案工作融入了现代信息技术后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，可以有更多时间从事档案收集和编研工作，极大提高档案管理部门整体工作效率。

三、进一步降低企业运营成本。兴隆矿业公司在并入开滦集团后，谋划了“一主两翼”企业转型发展战略，针对企业内部各环节提出了“提质、降本、增效”目标。信息化成为兴隆矿业公司，实现这些理念重要桥梁。而档案管理工作，作为企业重要组成部分，便捷、迅速的档案信息化管理工作，能更好服务于企业转型发展全进程理念，已被越来越多兴隆矿业公司各部门所接受。目前，兴隆矿业公司初步形成了依托开滦集团OA电子办公系统平台，实现了文档创建与管理的一体化流程，电子文件经过起草、传阅、审核、会签等虚拟流程，自动将电子文件完成归档收集，初步实现无纸化办公，网上借阅等便捷操作，不仅提高了企业自身运行效率，还进一步降低企业运营成本，从而将档案管理与企业发展进行“无缝隙”链接，初步实现了档案工作要更好的服务于企业转型发展的管理理念。

在行业发展动力不足大背景下，兴隆矿业公司档案信息化管理工作，还面临着许多困难和问题。

一、专业人员不足。兴隆矿业公司若要全面实现企业档案信息化管理，就需要大量现代档案管理专业人才。而现代档案管理人员，不仅要掌握计算数据管理技术，还要熟悉档案专业知识以及敏锐发现档案业务领域最新发展动态。在进行档案信息化建设时，还需要付出大量的前期布局和后期维护等专业性操作，而档案管理岗位所特有的枯燥性和繁琐性的特质，确实与当今社会主流的快餐式生活理念格格不入，再加之兴隆矿业公司档案管理岗位与绝大多数国有企业档案岗位有着类似的缺乏刺激性工资激励机制，使得兴隆矿业公司的档案管理岗位，对于高素质专业人员缺乏足够吸引力，而且档案管理人员流动性相对较大，从而制约着企业自身档案信息化管理进一步升级。

二、档案信息化管理水准还需提高。在电子数据安全性和保密性管理方面还要细化，兴隆矿业公司档案室现已拥有几万条机读目录， 但还未完成按照安全性原则进行的档案电子目录分类保管工作。"开放"目录与"控制"目录数据混合存放在一个数据库中，有的在档案信息著录项目中没有"控制"环节，把原始目录数据直接提供檢索利用，机读信息容易泄露。

三、档案信息化管理还欠缺诸多软硬件设备。目前，还没有配备专业档案管理软件，难以实现海量数据存贮，快速检索利用的档案信息化进一步升级需求。面对不同门类室藏档案的信息化管理，也没有配备相关专业设备，如管理音频、视频等多媒体档案所需的高画质相机（如单反相机，要求附带摄录相功能，大容量存储卡）、录音机（笔）等。

（作者单位：开滦集团承德兴隆矿业公司）