浅谈信息技术在档案管理应用中的必要性

何树梅

一、计算机技术在档案管理工作中的发展及应用

计算机对档案信息的管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性强等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门实现科学化、正规化、标准化管理的重要条件。但是由于档案人员专业水平不等，计算机的应用技术水平也参差不齐。为此，加快提高专兼职档案人员综合素质，成为一项重要的任务摆在档案工作面前。

从20世纪90年代开始，世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档案管理带来前所未有的冲击和革命。首先是计算机技术被广泛引入到日常的档案管理工作中。其中最为突出的表现在档案检索工作上，即利用计算机的超大容量和运算快捷的特点，将档案检索系统输入计算机之中，把文书档案、技术档案卷内目录、案卷目录等录入计算机，以提高档案检索的质量和速度。其次，利用计算机光盘、磁盘、扫描等技术将档案信息进行大容量的存储和高效的检索。第三，利用计算机技术实现文档管理与办公自动化的无缝衔接，并达到档案资源共享的文档一体化水平。第四，档案信息经数字化后转化为数字信息，以数据库的形式存在，通过计算机网络技术对档案信息资源进行互通、合理共享。

二、计算机技术管理档案是促进计算机信息处理与档案信息管理相结合的一种尝试

近年来，我国档案事业发生了巨大变化，档案队伍的综合素质也有了显著提高。档案管理除保管档案实体延长其保存寿命和维护历史真实面貌外，其重要任务就是开发档案信息并提供档案信息服务。档案工作属于信息管理服务范畴，而计算机在数据处理与信息管理方面又具有无与伦比的优势，是档案信息化建设最重要的物质基础和技术支持。档案管理信息化就是利用现代化的信息技术变革档案管理的模式，具体地说它包括档案本身的信息化、档案管理工作模式的信息化、档案工作目的的信息化、档案管理方法的信息化，就是我们通常说的档案的数字化。比如使用计算机技术、网络技术和建立在其上的管理信息系统软件进行档案的信息化管理。它进一步发挥在档案事业宏观管理中的积极促进作用，又可促进计算机信息处理与档案信息管理及开发的有机结合，对提高档案人员现代化管理能力和档案信息化建设起着引导和推动作用。

三、计算机技术在档案管理中的应用有利于增强各级领导的计算机意识和现代化意识

21世紀是一个高科技无所不在的新世纪，我们将在高科技的发展中求生存、谋发展，档案工作面临着高科技的挑战。为此，要求档案工作者及档案部门的领导不仅要具备高科技的基础知识、基本技能及对高科技的运用和创造能力，而且还要有一颗紧扣高科技发展脉搏而跳动的心。然而，现实档案管理中，档案部门的计算机意识较弱，时代紧迫感不强，现行的管理手段有的仍停留在传统的手工管理阶段，工作效率低，档案人员没有时间和精力进行信息开发，即使做了一些开发工作，质量也不高。究其根源，除机制、素质、经费等因素外，一个重要方面就是有些档案工作领导对计算机在档案管理中的作用缺乏足够的认识，缺少计算机管理档案的意识和愿望，致使档案队伍中计算机专业人才紧缺，现代科技理论与管理技能层次较低，知识结构不合理，因而档案现代化管理水平也很难有实质性的提高。这些状况表明，在信息化时代，强化档案工作人员特别是档案领导干部的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，是加快档案由手工管理向计算机数字化管理转变的关键，是非常迫切的要求。这必将会促进档案人员关注档案工作现代化，自觉学习计算机知识并积极应用计算机技术的认识，从而不断加快档案现代化的建设。

四、顺应现代信息化发展和全面提高档案工作者的素质

在信息网络环境下如何发挥档案工作自身的特点和优势来为社会、为企业提供高质量、全方位的档案信息服务，是当前档案工作的重要任务之一，档案工作者素质的提高和意识的的培养是关键。如果仅凭原有的知识、技能、经验很难适应新技术应用的要求，档案人员只有不断学习和掌握新知识、新技能、新本领，才能很好地参与电子环境下的业务转型并起到积极的促进作用。档案工作者素质的提高和电子环境下工作意识的培养是档案信息化的关键所在。可见掌握档案管理计算机技能，不仅可以促进档案专业教育，加快档案体制改革的步伐，调整人才培养方向，以适应时代需求，而且还有利于增强档案人员的学习意识和时代感意识，不断促进档案干部队伍知识结构的改善和优化。因此，建议上级档案部门要定期对档案管理人员进行专业技能和现代信息技术应用能力的培训，使之在掌握档案专业知识，了解新学科知识的基础上，积极调动档案工作者不断更新自身的知识结构，以适应飞速发展的档案现代化要求。也只有具备一支高素质的专业队伍，才能灵活应对电子形式的档案信息服务，提高管理效率和质量，可以肯定地说：随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及档案部门运用计算机技术的迫切需要，计算机技术在档案部门的普及应用已经成为不可逆转的发展潮流。为适应这一新形势的发展，档案部门的领导应注意培养一批具有高层次的档案人才队伍和档案信息技术学科带头人，不断更新知识，传授知识，强化档案人员业务素质的提高，以适应新时期档案事业发展的需要。

（作者单位：开滦能源化工股份有限公司范各庄矿业分公司档案科）