浅析电子档案的整理和利用

高峰

随着科技和电子信息技术的发展、应用和普及，在办公工作逐步实现自动化的今天，实现电子档案管理，以便捷的非人工识读性和信息存储的高密度性成为了发展主流趋势，因此如何有效对电子档案进行有效的整理和保护成为了办公室档案管理人员必须要熟练掌握的一项技能。以唐山燃气集团为例，现在几乎所有行政文书档案的生成方式发生了根本的变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程均在计算机网络中进行，所有的用户个人以及用气信息管理变更都是以电子信息为主。这些大量的电子文件，在给人们的生活和工作带来了巨大的变化的同时，也给档案工作带来了新的机遇和挑战。这样的档案是以电子文件为主要存在形态，那么档案也自然以电子文档的形式存在着，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有一定差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以光盘、磁带等为载体的档案，而对这种档案的保管设施和要求也越来越高。

档案信息利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。唐山燃气集团有很多种终端设备和远传设备负责收费、计量、安全预警、管网更新等信息收集和传输，把这些档案信息综合、系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。作为燃气企业档案管理人员，对于各种电子档案的收集整理，不失时机地为集团公司领导提供有价值的档案信息，为领导决策提供有效信息，保障企业能够快速发展，是档案管理人员的必备的素质。同时，有效信息的提取必须有一个“去粗取精”的过程，使得电子文档的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，才能为档案信息利用者提供更为完善的服务。在信息技术日新月异的今天，探讨如何更加有效的提高其应用水平，是势在必得。

一、档案信息的电子化

所谓档案信息电子化，就是以纸质档案、缩微胶片影像、录音、录像资料等为主要物质对象，利用计算机及其它设备对档案文献进行收集、筛选进行电子化加工，使之转化成为计算机软件形式的二次信息加工，然后再结合这些电子文件自身的特点，采用先进的软件系统对电子档案进行文件级的管理，从而实现安全、高效、快捷的电子档案信息管理模式，为社会生活和经济生活提供安全、真实、准确、快捷的档案信息管理模式。其优点有：

1.提高文档的利用效率。现在大多数档案部门都是应用计算机及计算机网络进行档案管理，用于档案著录及文件输入贮存等。档案信息基础硬件配置以及技术条件日益成熟，计算机已得到广泛的应用，形成了大量的电子文件，快速发展的网络技术又进一步波及到了文书档案的运转、传递过程和利用方式。一些新技术，如语音识别、文字扫描模式识别等方面的应用已逐步进入实用领域。档案信息电子化的工作效率与过去的手工操作相比，有了很大的提高。

2.明显提高档案信息的时效性。过去手工信息加工的工作模式就是一种“慢工出细活”的工作方式，从文件资料形成到收集、整理和归档，所需的时间长、任务繁锁，且容易造成信息失效，严重影响了档案信息的利用价值。档案信息电子化以后，编者可以直接利用机读形式的档案，充分利用计算机及计算机网络的强大功能完成信息加工工作程序，快捷地呈现二次文献。

二、推进档案信息电子化的策略

1.慎重选择技术路线

信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征，对档案信息电子化影响最大的是档案应用软件的开发及成熟的数据转换技术。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息电子化系统的技术路线尤为重要，应从计算机信息处理技术特点和发展的角度考虑，研制开发适应当代档案信息管理工作的应用软件，其中的管理模塊应与各行各业的档案管理工作紧密结合，同时利用软件技术实现不同数据结构间的自动转换功能，即通过应用软件化繁为简，将不同处理手段形成的数据结构、版式等，通过软件自动转化到较大范围的统一的标准上来，从而最大限度地发挥计算机及网络的强大功能，使得档案信息电子化趋于完善。

2.加强档案标准化建设

档案信息电子化的运用体现在档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案管理要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准化建设本身也是一个系统工程，要推进档案信息电子化，必须进行科学、合理、长远的规划，避免人力、物力、财力的浪费，抓好档案的标准化建设，两者是相辅相成、互相促进的辩证关系。国家档案管理部门应尽早制定档案信息电子一体化技术流程标准体系和规则，实现档案目录信息、文件原文和原数据的电子化管理。通过网络环境，即可在一定的范围内进行资源共享，从而有效地避免大量的重复劳动，及日后数据汇集的重复现象。

3.高度重视人才管理

推进档案信息电子化的关键是人才。加强培养教育，造就复合型人才的重要性，已被广泛关注。档案信息电子化工作的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响档案信息电子化水平的提高。同时档案工作的连续性较强，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习和积累，才能逐渐适应或逐步完善，所以一方面要抓好档案干部的稳定工作，另一方面，要加强对现有档案人员的继续培训，结合工作实际需要和未来的发展趋势，并根据不同的层次、不同的需求，按需施教，学以致用。掌握信息技术的新知识，适应信息技术的成果，是当前适应实际工作的需要。目前已有相当多的单位配备了专职网络管理人员，如果能将档案管理人员和网络管理人员融合使用，笔者认为将会对加快档案人员知识结构的变革提供一条新的捷径。

（作者单位：唐山燃气集团有限公司）